Адресна книга

Адресна книга – це база даних, яка використовується для зберігання відомостей про організації та окремих людей, з якими користувач підтримує зв’язок.

Lotus Notes дозволяє використовувати два види адресних книг: локальні (використовуються однією особою та зберігаються на її комп’ютері) та загальні (доступні багатьом користувачам і зберігаються на серверах Domіno).

Коли повідомлення адресується одержувачу, пошук поштової адреси проводиться в локальній (особистій) адресній книзі (за замовчуванням файл NAMES.NSF). Якщо в ній необхідні відомості відсутні, Notes звертається до довідника Domino на головному сервері. Можна мати декілька локальних адресних книжок і за ними виконувати пошук.

Для зміни використовуваної адресної книги або налагодження пошуку в декількох адресних книгах у меню Файл слід обрати команду Параметры/Параметры настройки та відкрити вкладку Почта. Для заміни поточної адресної книгу на іншу в полі Локальные адресные книги потрібно видалити ім’я файла існуючої адресної книги і натиснути кнопку Обзор, щоб знайти і ввести ім’я файла адресної книги, яку потрібно використовувати. Для завершення дії натиснути кнопку OK. Щоб використати декілька адресних книг, у полі Локальные адресные книги слід натиснути кнопку Обзор, знайти адресну книгу і натиснути кнопку OK, таким чином додати її в список. Щоб додати інші адресні книги, ці дії необхідно повторити. Для активізації виконаних налагоджень Notes слід перезапустити.

Усі визначені локальні адресні книги будуть відображатися в полі Поиск в у діалогових вікнах Выбор адресов, Поиск пользователей та Выбор имен.

Інформацію про адресатів з якими користувач підтримує зв’язок (контакти) Lotus Notes відображає в поданні Контакты (рис. 8.14). Контакти застосовуються для адресування звичайної та електронної пошти, телефонування, відправлення факсів, планування зустрічей, призначення завдань. При натисненні значка (Адресная книга) на панелі закладок буде відкрита перша в списку наявних адресна книга. Кожен елемент подання Контакты може містити такі відомості: ім’я, посада, поштова й електронна адреси, номери телефонів, різноманітна додаткова інформація.

Створення та редагування контактів

У поданні Контакты (рис. 8.15) для створення нового контакту можна скористатися одним з таких способів:

• натиснути синій трикутник у середній частині правого краю початкової сторінки, щоб відкрити вікно Быстрый ввод;

• на панелі інструментів натиснути кнопку Создать та обрати команду Создать контакт;

• на панелі дій адресної книги натиснути кнопку та обрати команду Контакт;

• у відкритій адресній книзі виконати команду Действия/Создать/ Контакт.

При використанні кожного із зазначених способів відкривається форма Новый контакт (рис. 8.15).

У текстовому полі Фамилия обов’язково зазначають назву (ім’я) контакту. Для зручності формування повідомлення в полях Отчество, Имя, Обращение та Суффикс можна задати ім’я, по батькові та спосіб звернення. У полі Эл. почта можна ввести адресу електронної пошти контакту. Щоб зазначити відомості про поштове програмне забезпечення користувача, наприклад Факс або Почта Интернета, в полі Эл. почта слід натиснути кнопку . Для видалення непотрібного запису достатньо натиснути значок .

Рис. 8.15. Вікно форми Новый Контакт

На вкладках Работа і Дом можна ввести відомості про контакт, які необхідно зберегти, наприклад назву організації, декілька телефонних номерів, дату народження, річницю й додаткові адреси електронної пошти.

Якщо потрібно ввести додаткову інформацію про контакт, наприклад резюме кандидата на посаду, ознайомлювальну інформацію про співробітника у вигляді тексту в RTF-форматі, можна скористатися вкладкою Портфель.

Записати ключі безпеки та настроїти вигляд відображення контактних відомостей у поданні або в області перегляду можна на вкладці Дополнительно. Для зберігання контакту на панелі дій слід натиснути кнопку Сохранить и закрыть.

Новий контакт також можна створити з будь-якого отриманого поштового документа. Для цього потрібно перейти до своєї поштової бази даних (Почта), відкрити повідомлення (запрошення або задачу) і виконати команду меню Действия/Сервис/Добавить отправителя в АК.

Для додання контакту в особисту адресну книгу із загального довідника Domino необхідно на панелі дій у поданні Контакты натиснути кнопку , відкрити довідник Domino, виділити контактне ім’я та натиснути кнопку Копировать в личную АК.

У разі потреби у сформований список контактів можна внести зміни. Для цього потрібно відкрити адресну книгу і двічі клацнути контактне ім’я або виділити контакт і натиснути кнопку на панелі дій. У вікні з інформацією про відповідний контакт внести зміни й натиснути кнопку на панелі дій.

Якщо в когось із контактів змінилася адреса електронної пошти, існуючий документ контакту можна оновити з будь-якого отриманого від цього адресата поштового документа. Відновлення існуючих контактів не виконується автоматично. Для зберігання поточних відомостей про контакт необхідно в поданні Почта відкрити відповідний поштовий документ і виконати команду меню Действия/Сервис/Добавить отправителя в АК. Якщо Notes знаходить ім’я серед наявних контактів, можна вибрати поновлення відомостей про контакт (наприклад, уведення нової адреси електронної пошти з цього повідомлення) або перехід до іншого імені.

Для знищення контакту в поданні Контакты потрібно виділити контактне ім’я та виконати команду меню Правка/Удалить або натиснути кнопку на панелі дій. Контакт позначається для подальшого знищення. Для завершення дії слід закрити адресну книгу.