Прикріплення файлів до повідомлення

Lotus Notes дає можливість прикріплювати до повідомлення будь-які файли як вкладення. При додаванні файла як вкладення до повідомлення додається копія файла, так що вихідний файл не змінюється. Після додавання вкладення Notes утворює значок, що відображає тип і ім’я файла.

Щоб вкласти файл, у режимі створення повідомлення необхідно клацнути на тому місці, де має розташовуватися вкладення. Після цього виконати команду меню Файл/Вложить або натиснути кнопку на панелі інструментів, у відкритому вікні обрати диск і папку, де розташований файл, а потім вибрати сам файл. Можна виділити декілька файлів, натиснувши клавішу CTRL під час вибору імен файлів. Для того щоб файл не стискувався, слід зняти прапорець Сжать. Стиск вкладення зменшує його розмір. Формування вкладення завершується натисканням кнопки Создать.

Для зміни вкладення, необхідно в повідомленні виділити його значок та виконати команду меню Вложения/Изменить. Notes відкриє цей файл у тому додатку, за допомогою якого файл був створений. Після того як змінений файл збережено й закрито, Notes замінить у повідомленні старий вкладений файл оновленим. При закритті повідомлення Notes слід натиснути кнопку Да, щоб зберегти зміни у вкладенні, або натиснути кнопку Нет для скасування змін.

Щоб видалити один вкладений файл, декілька або всі вкладені файли, необхідно їх виділити та виконати команду меню Вложения/Удалить (Удалить все выделенные або Удалить все відповідно).

Імпорт файлів до повідомлення

У Lotus Notes є можливість імпорту в повідомлення текстових файлів, файлів текстових редакторів, графічних файлів, файлів HTML та електронних таблиць. При імпорті файлів у повідомлення Notes емулюється функція вихідного додатка. Наприклад, імпортований файл текстового редактора відображається з вихідними шрифтами, кольорами й заголовками. Імпорт файлів у документ найчастіше використовується у випадках, коли працювати з даними краще в Notes, а не у вихідному додатку й при цьому часте відновлення даних не потрібно. Якщо пізніше з’явиться потреба оновити дані, то їх доведеться заново імпортувати.

Імпортувати файл до повідомлення можна командою меню Файл/Импорт або натисненням кнопки на панелі інструментів.

Встановлення параметрів доставки пошти

Під час створення нового чи пересиланні існуючого повідомлення пошти Notes можна встановити параметри його доставки. Для відкриття вікна Параметры доставки потрібно вибрати команду меню Действия/ Параметры доставки або натиснути кнопку чи значок у формі поштового повідомлення (рис. 8.10).

У діалоговому вікні Параметры доставки можна встановити низку таких параметрів повідомлення (рис. 8.12):

1. У списку Важность можна обрати рівень важливості повідомлення. За замовчуванням усі повідомлення мають звичайну важливість. При завданні для повідомлення високої важливості поруч з ним у поданнях одержувачів відображатиметься знак оклику, а в поданні відправника – червоний конверт. Важливість повідомлень не впливає на послідовність чи швидкість їх доставки.

2. За допомогою списку Срочность можна визначити проміжок часу, через який повідомлення буде відправлено одержувачам пошти Notes. За замовчуванням у всіх повідомлень звичайний ступінь терміновості, і Notes відправляє повідомлення щоразу, коли основний сервер виконує відправлення пошти. Низький пріоритет застосовується тільки для повідомлень, що відправляються на інший сервер. Повідомлення, що відправляються користувачу на той самий поштовий сервер, доставляються негайно. При завданні високої терміновості Notes негайно відправить повідомлення. При низькій терміновості Notes відправляє повідомлення в час найменшого завантаження серверу. Якщо адміністратор Domino не змінював значення цього параметра, час найменшого завантаження серверу – це час від 12-ї години ночі до 6-ї години ранку.

Рис. 8.12. Вікно встановлення параметрів доставки повідомлення

3. Прослідкувати за доставлянням повідомлення можна за допомогою списку Отчет о доставке. Є такі варіанти підтвердження доставки повідомлення:

• Только при сбое – Notes відправляє звіт про доставку тільки в тому випадку, якщо неможливо доставити повідомлення.

• Подтвердить доставку – Notes відправляє звіт про доставку із зазначенням, було доставлене повідомлення чи ні.

• Трассировать весь путь – Notes відправляє звіт від кожного серверу, через який пересилається повідомлення; у кінцевому звіті зазначається, чи було доставлене повідомлення.

4. Отримати повідомлення про відкриття, знищення або друк відправленого повідомлення одержувачем можна, якщо встановити прапорець Уведомление о вручении.

5. Встановлення прапорця Запретить копирование дозволить запобігти копіюванню ваших повідомлень пошти Notes одержувачами. Під цим розуміється копіювання з буфера обміну, пересилання, включення тіла вихідного повідомлення у відповідне повідомлення і друк повідомлень. Однак одержувачі можуть скористатися іншими засобами, щоб скопіювати повідомлення.

6. Для виконання автоматичної перевірки орфографії в повідомленнях перед їх відправленням достатньо встановити прапорець Автопроверка орфографии.

7. Якщо відомо, що співробітник чи друг у відпустці і потрібно відправляти йому повідомлення, не одержуючи при цьому повідомлення про його відсутність на роботі, задати скасування відповідей такого типу можна встановивши прапорець Не уведомлять меня, если у получателей работает агент “Нет на работе”.

8. Для позначення окремого типу повідомлення пошти Notes у повідомлення можна додати стандартну графічну позначку. Для цього у списку Графическая пометка слід обрати стиль позначки. Графічна позначка відображається поруч з повідомленням у поданні одержувача та у верхній частині області основного тексту в самому повідомленні.

Опис	Графічна позначка	Опис	Графічна позначка	Опис	Графічна позначка
Личное		Спасибо		Шутка
ДСП		Флейм		К сведению
Служебное		Отлично!		Вопрос

9. Для додання до повідомлення цифрового підпису, що підтверджує особу відправника для одержувачів, треба встановити прапорець Подписать.

10. Зашифрувати повідомлення, зробивши його доступним тільки для певних одержувачів, можна за допомогою прапорця Шифровать.