Примеры преимуществ при использовании компьютерных систем

Сокращение затрат на обработку данных. Компьютер предоставит более дешевый способ выполнения этой задачи.

Экономия прочих затрат. Деньги могут быть сэкономлены, даже если затраты на обработку данных остаются постоянными или возрастают. Например, руководство будет совершать меньше ошибок, если будет иметь информацию более высокого качества.

Высокая производительность. Компьютер может справляться с возрастающим объемом работ лучше, чем ручные системы.

Быстрая обработка. Хозяйственные операции могут оформляться гораздо быстрее.

Более высокая точность. Происходит меньше ошибок, чем в ручных системах.

Нехватка персонала. Компьютер может сократить проблемы, связанные с нехваткой офисного персонала.

Улучшенный контроль. Постоянное высокоскоростное наблюдение за файлами позволяет улучшить контроль.

Системы связи. Использование терминалов и устройств по передаче данных в значительной степени улучшает системы связи.

Количественные методы. Становится доступным большое число количественных методов для оказания помощи руководству при выборе решений.

Компьютерные приспособления. Работа персонала, требующая множества вычислений, может быть существенно облегчена (например, работа проектировщиков, исследователей, инженеров, статистиков).

Основными областями применения информационных технологий являются следующие:

• Системы финансового бухгалтерского учета.

• Текстовое редактирование.

• Электронные таблицы.

• Системы базы данных.

Обычной схемой компьютеризации финансового бухгалтерского учета является охват сначала тех аспектов, которые требуют больше работы, например:

• Журнал дебиторских задолженностей.

• Журнал кредиторских задолженностей.

• Заработная плата.

Интегрированные пакеты по бухгалтерскому учету

В настоящее время имеется ряд интегрированных пакетов по бухгалтерскому учету, который охватывает все части процесса и в конечном итоге выдает финансовые отчеты. Пакеты отличаются друг от друга. Крупнейшими группами пакетов являются:

Системы кассовых книг

Данная группа напоминает кассовую книгу, заполняемую вручную. Такая система может подойти небольшим предприятиям, которые не осуществляют продажу в кредит и которые либо работают в сфере услуг, либо покупают товары за наличный расчет или в кредит у небольшого числа поставщиков.

Основные системы ведения бухгалтерских книг

Эти системы могут подойти небольшим предприятиям, осуществляющим продажу в основном за наличные, что требует ведения основных бухгалтерских книг. Такая система обычно предлагает основные возможности для ведения журнала счетов к получению (счета покупателей в кредит), журнала счетов к оплате (счета поставщиков в кредит) и основной бухгалтерской книги (все остальные счета, включая банковские счета, наличные счета, счета продаж и закупок и т.д.). Там должны быть также и возможности для автоматической выдачи полной распечатки об операции и отчеты о банковской выверке счетов. Кроме того, пакет будет давать список сальдо, отчеты о доходах и балансы.

Системы ведения бухгалтерских записей и учет

Данные пакеты в дополнение к основным возможностям, описанным выше, могут справляться с большим количеством счетов клиентов и поставщиков и имеют более усложненные возможности контроля кредитов. Они могут составлять счета-фактуры, распечатывать отчеты клиентов и составлять нарастающие ведомости дебиторских счетов. Они могут составлять стандартные письма и автоматически отправлять их клиентам, счета которых просрочены, или тем, которые превысили лимит кредита по договору.

Среди более усовершенствованных пакетов этой группы есть такие, которые могут осуществлять контроль за материально-товарными запасами. Они вносят отдельные записи по каждой инвентарной единице с указанием закупленных или реализованных товаров и остатка товаров в наличии.