Типичная система ведения записей вручную

Типичная система ведения записей вручную включает в себя:

• отдельные книги первоначальных записей, которые представляют собой первоначальные бухгалтерские записи о хозяйственных операциях и не являются частью двойных записей;

• главную бухгалтерскую книгу, в которой имеется страница на каждый счет в системе двойных записей;

• прочие бухгалтерские книги, основными из которых являются книга дебиторских задолженностей, книга кредиторских задолженностей и кассовая книга.

Чаще всего эти записи бывают в форме книги, но они могут вестись адекватно и в какой-либо другой форме. Например, книга дебиторской задолженности может представлять собой набор индивидуальных карточек по одной или более на каждого покупателя. Преимуществом этой системы является то, что она дает возможность дополнять карточки на покупателей, которые проводят много хозяйственных операций, или открывать карточки на новых клиентов, не нарушая алфавитного порядка.

Часто вспомогательные книги могут представлять собой не книгу счетов, а текущие итоги причитающихся сумм.

Типичная компьютеризованная система

Назвать компьютеризованную систему "типичной" будет не совсем верно, т.к. эти системы сильно отличаются по форме. Можно компьютеризовать все счета, но многие предприятия компьютеризуют лишь часть из них. Например, предприятие может иметь на компьютере только журнал счетов к оплате.

Полностью компьютеризованная система работает по тем же принципам, что и ручная, за исключением того, что все записи хранятся в одном месте - на жестком диске компьютера. Это не обязательно означает, что все бухгалтеры имеют доступ ко всем записям. Эту систему можно разбить на секции так же, как и ручную.

Другим отличием компьютеризованной системы является то, что распечатанные данные могут очень отличаться по форме от информации ручной системы, в частности по отношению к главной бухгалтерской книге. В то время как в ручной системе главная бухгалтерская книга представляет собой набор "Т" счетов, она же в компьютеризованной системе может иметь вид арифметического перечня дебетов и кредитов. Однако, это не означает, что система не выполняет двойных проводок, она их делает.

Проведем сравнение ручной и компьютеризованной систем бухгалтерского учета, с точки зрения преимуществ и недостатков компьютеров, т.к. предприятия в современных условиях чаще всего переходят именно с ручной системы на компьютеризованную, а не наоборот.

Преимущества компьютеров

Скорость. Компьютер работает очень быстро, намного быстрее, чем человек или любая другая офисная машина.

Эта скорость может быть полезной в бизнесе в двух аспектах:

• Компьютер может выполнять большой объем работ.

• Ответы на компьютере могут быть получены очень быстро за счет быстрой оборачиваемости информации.

Таким образом, одна фирма может оценить компьютер за его способность справляться с большим количеством распоряжений, а другая может быть более заинтересована в их быстрой обработке.

Программы в памяти. Как только программы написаны и испытаны, компьютер может выполнять большой объем работ с минимальными затратами. Даже для больших машин требуется лишь небольшая группа операторов. Это возможно потому, что компьютер работает под контролем хранящейся в памяти программы и деятельность оператора ограничена загрузкой и разгрузкой периферии и указаниями, какую работу следует выполнить.

Выбор решений. Компьютер может быть запрограммирован на более сложный процесс принятия решений. Он может выполнять работу более высокой степени сложности, чем любая другая офисная машина, а часто и более сложную, чем управляющий.

Хранение и обработка файлов. Большие файлы данных могут храниться на магнитных средствах, которые занимают очень мало места. Но что более важно - сохраненные файлы могут быть повторно просмотрены, обновлены и информация из них может быть получена очень быстро.

Точность и надежность. Компьютер всегда работает очень точно (его программы работают без ошибок). Он к тому же очень надежен.

Недостатки компьютеров

Отсутствие мыслительных способностей. Компьютер - это машина. Он не может распознать ошибки, сделанные в программе, или заметить, что данные неполные или неточные. Ошибки, которые могут быть обнаружены сотрудниками при использовании ручной системы, могут пройти незамеченными в компьютеризованной системе. Поэтому необходимо уделить большое внимание разработке компьютеризованной системы, чтобы предусмотреть любое непредвиденное обстоятельство и проверить каждую инструкцию. Соответственно, разработка системы бывает часто длительным и дорогостоящим процессом.

Количественно определяемые решения. Программа может принимать только те решения, которые могут выражаться количественно, например, решение, которое может быть выражено двумя числами или суммами, которые можно сравнивать друг с другом. Он не может делать оценочных суждений типа: отбор сотрудников или, например, решение о принятии юридических действий в случае просроченных платежей по долгам. Возможно, что решение, предлагаемое программой, будет необходимо изменить из-за наличия нематериальных факторов, известных управляющему, но которые невозможно было отразить в программе.

Начальные затраты. Начальные затраты, такие как приобретение оборудования, программного обеспечения, подготовка соответствующего места, обучение, обычно бывают высокими. Заметим, что в настоящее время программное обеспечение часто стоит дороже, чем оборудование.

Недостаточная гибкость. Компьютерные системы обычно бывают недостаточно гибкими, т.к. требуют большого внимания к деталям при разработке и эксплуатации систем и программ. По сравнению с ручными системами на внесение изменений в компьютерные системы уходит больше времени и стоит это дороже.

Уязвимость. Чем больше работы предприятие передает компьютеру, тем больше оно зависит от одного источника. В случае повреждения или выхода компьютера из строя, а также в случае отсутствия сотрудников, обслуживающих компьютер, многие системы могут быть приостановлены.