2. Формулировка программы:

-определение экспозиции (какие товары, услуги, технологии будут представлены на выставке);

-целевые группы воздействия (существующие потребители, фирмы-производители, фирмы-поставщики, фирмы-смежники, покупатели потребительских товаров и др.). Определяются задачи по группам, приоритеты;

-ожидаемые результаты от участия в выставке;

-бюджет выставки.

3. Подготовка к участию в выставке. Этап начинается с того момента, когда программа и бюджет участия в выставке утверждены руководством компании, и заканчивается в последний день перед выставкой. Основные составляющие данного этапа.

1. Подготовка приглашений, рекламных, раздаточных информационных материалов, бесплатных образцов или призов. Необходимо проследить, чтобы их было достаточное количество.

Для привлечения посетителей используются персональные приглашения (рассылаются специальным группам посетителей, как правило, постоянным или потенциальным клиентам, подписываются лично руководителем фирмы), приглашения по телефону, факсы, прямая почтовая рассылка (рекомендуется начинать её заблаговременно и проводить повторно не менее 2-3 раз, используя изменённый текст).

2. Подготовка выставочных стендов. Определяется вид, площадь и расположение выставочного стенда, способы его оформления.

3. Планирование маркетинговых исследований, которые будут проводиться непосредственно на выставке, подготовка необходимых форм для них

4. Проведение маркетинговых исследований, позволяющих оценить потребности фирмы в персонале, правильно распределить функции и ознакомить персонал с правилами работы на выставке.

5. Организационная работа: оформление контрактов, решение вопросов транспортировки оборудования и экспонатов.

4. Проведение выставки. Этап начинается с открытия выставки и заканчивается в момент её закрытия. Включает в себя:

-работу с рекламными и информационными материалами (контролируется их наличие, достаточность, своевременное пополнение);

-работу на стенде (работа с потенциальными розничными покупателями, дилерами (оптовиками), поставщиками, партнёрами);

-работу вне стенда (привлечение посетителей на стенд компании, маркетинговые исследования (как посетителей выставки, так и конкурентов);

-PR-работу на выставке (в том числе участие в выступлениях и других подобных мероприятиях);

-работу с персоналом (мотивация персонала, контроль за работой персонала);

-оргработу (контакты с организаторами выставки, организация необходимого транспортного обслуживания).

5. Завершение выставки. После закрытия выставки демонтируются и транспортируются стенды, материалы. Этап заканчивается с завершением архивации материалов, полученных на выставке.

6. Заключительный этап. Работа по итогам выставки, передача контактов в работу коммерческого отдела, встречи с представителями тех компаний, с которыми были установлены контакты, обработка и анализ работы компании на выставке.

50 Вопрос: «Организация и проведение pr- мероприятий в рамках выставки (конференции, презентации, круглые столы)».

С целью создания и поддержания позитивного общественного мнения, обеспечения желаемого поведения общественности компании организуют многообразные мероприятия для журналистов. В практическом аспекте вербальные, или речевые, коммуникации особенно важны для высшего звена управления — на церемониальных открытиях выставок, презентаций, дней открытых дверей, торжественных приемах, конференциях, круглых столах. Использование устной речи должно постоянно совершенствоваться, поднимаясь до вершин ораторского искусства, каждое выступление перед общественностью тщательно готовится. В современных условиях развития российского бизнеса многие сложности объясняются недостатком PR-общения, информированности собственных сотрудников, низким уровнем взаимопонимания. Общение, при котором речевое поведение будет понято правильно и принято к исполнению, должно следовать ряду правил:

1. Речевое сообщение должно быть достаточно полным, исчерпывающим, правильным, конкретным, простым и понятным.

2. Необходимо помнить, что не меньше половины слушателей, как правило, женщины, поэтому лучше избегать преувеличений, эмоций, но одновременно данное сообщение должно быть живым, увлекательным, без элементов монотонности и скуки.

3. Не жалейте времени на создание убедительного и конструктивного сообщения, необходимого для популяризации компании и укрепления ее позиций.

В практике PR-работы бывают ситуации, когда внезапно возникают ложные и вредные слухи и появляется срочная необходимость их опровергнуть. В данном случае компаниям приходится оперативно проводить мощную PR-кампанию, в том числе организовывать брифинги, пресс-конференции, рассылать PR-сообщения во все средства массовой информации (Алешина И. В. Паблик рилейшнз для менеджеров).

Рассмотрим наиболее традиционные формы PR-общения, в том числе брифинги, приемы, конференции, пресс-конференции, презентации, дни открытых дверей, круглые столы, выставки и спецсобытия.