18. Структура документации смк. Факторы, влияющие на степень документированности смк организации.

В документации СМК сначала следует отразить Политику организации в области качества, ее цели в области качества, методы выполнения функций и задач, а затем управлять документами, анализируя их, своевременно отражая все изменения в соответствующем документе и вновь пересматривая по мере необходимости.

Структура документации СМК может быть представлена следующим образом:

1-й уровень – Политика и цели в области качества

Руководство по качеству

2-й уровень – Цели в области качества и документированные процедуры управления на уровне организации

3-й уровень - Цели в области качества и документированные процедуры управления на уровне подразделений организации, на уровне исполнителя

4-й уровень – Записи (отчетные и оперативные)

Базовый уровень - Положения о подразделениях и должностные инструкции работников, организационная структура

Законодательная база – лицензионные документы, Законы РФ, Постановления Правительства, распоряжения вышестоящих организаций

Условно можно выделить несколько уровней документов СМК, при этом документы каждого уровня позволяют получить ответы на определенный круг вопросов, так документация 1-го, 2-ого, 3-го уровней – документация по управлению качеством; документация 4-го уровня –документация по подтверждению качества; документация базового уровня – документация по обеспечению качества.

При работе с документами следует обеспечить выполнение ряда требований, таких как:

системность – структурирование документации с указанием четких взаимосвязей между элементами СМК;

комплексность – охватывание документацией всех аспектов деятельности в СМК, в том числе организационных, экономических, технических, правовых, социально-психологических и методических;

функциональная полнота – отражение всех аспектов деятельности, т.е. наличие исчерпывающей информации обо всех процессах и процедурах, выполняемых в СМК, а также о способах регистрации данных о качестве;

простота – краткость, точность, однозначность и понятность документации всем ее пользователям – руководителям, специалистам, исполнителям;

адекватность – соответствие требованиям стандартов ИСО серии 9000;

идентифицируемость – определенность документации с точки зрения ее принадлежности к определенной части системы, что может быть обеспечено по средствам соответствующего наименования, условного обозначения и кода каждого документа;

адресность – предназначенность документа для определенной области применения и для конкретных исполнителей;

актуализированность – все изменения должны своевременно отражаться в каждом документе.

В разрабатываемой совокупности документов СМК отражается то, как осуществляется и управляется деятельность организации в данный момент времени. Недопустимо, чтобы содержание документов расходилось с реальной практикой (в этом случае требуется изменить либо то, либо другое). Кроме того, каждый пользователь должен уметь работать с этими документами. Выполнение руководством и всеми подразделениями своих функций и задач в соответствии с документацией СМК должно обеспечивать соответствие продукции потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон.

Факторы, влияющие на степень документированности СМК организации:

-размер организации,

-вид деятельности,

-сложность и взаимодействие процессов,

-компетентность персонала.