23. Ділове листування. Види листів: оферта, лист-запит, лист-повідомлення, супровідний лист.

Ділове листування - невід'ємний засіб зв'язку і в наші дні. Зв'язки підприємства із зовнішніми організаціями, так як саме листи з'єднують організацію-автора з іншими установами.

Службовий лист - це узагальнена назва різних за змістом документів, оформлених відповідно до ДСТУ, пересилаються поштою, факсом або іншим способом.

Тексти листів у порівнянні з іншими документами є найдемократичнішими та найбагатшими щодо використання лексико-граматичних і стилістичних мовних засобів.

Основні (реквізити) листа за державним стандартом:

1. Державний герб (для державних підприємств). Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації;

2. Логотип або емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації;

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині;

4. Код організації, установи чи підприємства;

5. код документа за ОКУД (якщо є);

6. найменування організації. Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом. (Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку);

7. поштова та телеграфна адреса; 8. номер телефону; 9. номер факсу, телетайпа;

10. номер рахунку в банку; Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил.

11. дата; Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом. На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

12. індекс документа;

13. посилання на індекс та дату вхідного документа;

14. адресат; Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному.

15. заголовок до тексту; Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості.

16. текст; Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.

17. підпис;

18. прізвище та телефон виконавця. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).

Оферта — пропозиція певній особі укласти угоду з урахуванням викладених умов. Може мати письмову або усну форму. Оферта вважається прийнятою після її затвердження.

Розрізняють два види оферти: тверду і вільну.

Тверда оферта — це документ, в якому надається письмова пропозиція на продаж визначеного товару, надісланий продавцем одному можливому покупцеві, де вказуються суттєві умови майбутнього контракту й визначено строк дії оферти.

Вільна оферта — це документ, який може бути виданий на одну й ту саму партію товару кільком можливим покупцям; не зв'язує продавця своєю пропозицією і не встановлює строк для відповіді.

Лист-запит. Це — різновид комерційного листа, що містить про­хання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформа­цію про фірму, банк тощо. Лист-запит складають на під­ставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклета­ми, прейскурантами, рекламними оголошеннями та ін­формацією, отриманою на виставках, ярмарках.

У листі-запиті обов'язково вказуємо:

• підставу для запиту;

• назву товару (його марку, якість, модель тощо);

• умови й термін постачання;умови оплати.

Лист-повідомлення. Це такий службовий лист, у якому доводять до чийо­гось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба сповіс­тити про зміну адреси чи назви установи (фірми, органі­зації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують здебільшого конкретній організації, установі,, фірмі.

Супровідний лист. Супровідні листи надсилаються разом із комерційними чи іншими документами (рахунком-фактурою, накладними, чеками) або ж при пересиланні креслень, каталогів, проспектів, прейскурантів, буклетів зразків нових товарів тощо й покликані інформаційно супроводжувати їх. Інколи вони є своєрідною констатацією факту надсилання: вам надіслано (що саме, у якій кількості, з якою метою).