2.5 Облік матеріальних цінностей

1. Відкрити модуль “Парус-Реализация и склад”. Для реєстрації рахунку постачальника в розділі “Входящие счета на оплату” (пункт меню “Документы”) в таблицю “Входящие счета на оплату” необхідно добавити запис. Внесення рахунку в базу даних здійснюється аналогічно реєстрації прибуткового ордеру. Якщо організація працює на умовах попередньої оплати, то при проведенні оплати рахунку необхідно відобразити в програмі факт перерахування коштів. Для цього необхідно виділити рядок в таблиці “Входящие счета на оплату” , що відповідає рахунку, який оплачується, та правою кнопкою “мишки” викликати контекстне меню і вибрати пункт “Оплатить...”. Після цього необхідно вибрати розділ “Журнал платежей”, в якому з'явиться запис про платіж.

2. У випадку, якщо оплата матеріальних цінностей проводиться безготівковим розрахунком, Система дозволяє створити платіжне доручення. Для цього відкрити модуль “Парус-Бухгалтерия” та підключитись до своєї бази даних. В розділі “Журнал платежей” виділити рядок, що відповідає реквізитам потрібного платежу, та правою кнопкою “мишки” викликати контекстне меню і вибрати пункт"Банковский документ  Создать.... ".Створений документ буде знаходитись в розділі “Банковские документы”

3. При надходженні матеріальних цінностей факт оприбуткування цінностей на склад відображається прибутковим ордером в розділі “Приход товара” (пункт меню “Документы”). Для прискорення створення ордеру його можна зареєструвати на основі внесеного в систему рахунку постачальника, для чого в таблиці “Входящие счета на оплату” виділити рядок, який містить дані про матеріальні цінності, що оприбутковуються, та правою кнопкою “мишки” викликати контекстне меню і вибрати пункт “Создать приходный документ...”. Для того, щоб дані прибуткового ордеру знайшли відображення в реєстрах складського обліку необхідно відпрацювати його в обліку. Оприбуткування матеріальних цінностей необхідно відобразити на рахунках бухгалтерського обліку, тобто відпрацювати прибутковий ордер в господарському обліку. Для цього потрібно ввійти в модуль “Парус-Бухгалтерия”, вибрати пункт меню “ДокументыТоварные документы”, в полі “Раздел” вікна “Товорные документы: Условия отбора” вибрати “Приход” та натиснути ОК. Система виведе на екран перелік прибуткових ордерів, зареєстрованих в модулі “Реализация и склад”. Для відпрацювання прибуткового ордеру в господарському обліку необхідно виділити потрібний документ, правою кнопкою “мишки” викликати функцію “Отработать в хозяйственном учете...”, вибрати зразок господарської операції з довідника “Образцы хозяйственных операций”. При відсутності придатного зразка можна його добавити у вказаний довідник. Система виведе на екран сформовану господарську операцію з урахуванням реквізитів зразка господарської операції та прибуткового ордеру

4. Для автоматичного створення податкової накладної необхідно ввійти в розділі “Приход товара” в модулі “Парус-Бухгалтерия” виділити потрібний прибутковий ордер, правою кнопкою “мишки” викликати функцію “Создать налоговую накладную...” та вказати каталог “Входящие налоговые накладные”. Подальша робота з податковими накладними здійснюється в розділі “Входящие налоговые накладные” (пункт меню “Документы”) модуля “Парус-Бухгалтерия”, де їх можна відпрацювати в господарському обліку аналогічно прибутковим ордерам

5. Для виписки рахунку покупцю вибрати пункт меню "ДокументыИсходящие счета на оплату" та добавити запис в таблицю “Исходящие счета на оплату”. Якщо при реєстрації особового рахунку покупця був вказаний ліміт кредиту "0", то система не дозволить списати зі складу матеріальні цінності (відпрацювати в обліку накладну) такому покупцю до тих пір, доки виписаний рахунок не буде оплачений контрагентом. Реєстрація оплати рахунку покупцем здійснюється аналогічно відображенню оплати рахунку постачальника.

6. Відвантаження матеріальних цінностей зі складу здійснюється на підставі виписаної накладної на відпуск, яка створюється в розділі “Накладные на отпуск” (пункт меню Документы) модуля “Парус – Реализация и склад”. Але більш зручним способом реєстрації накладної є створенні її на основі виписаного покупцю рахунку. В цьому випадку необхідно виділити потрібний рахунок в таблиці “Исходящие счета на оплату”, правою кнопкою “мишки” викликати контекстне меню та вибрати пункт “Создать документ на отпуск…”. Вибрати каталог "Накладные на отпуск". У вікні “Накладная на отпуск: Добавление” в полі “Тип” вибрати тип накладної (НАКЛ – накладна, ТТН – товарно-транспортна накладна) та натиснути ОК. Після чого система створить накладну на відпуск, всі реквізити якої будуть відповідати рахунку, на основі якого вона була створена. Для відображення даних накладної в реєстрах складського обліку необхідно відпрацювати документ в обліку.

7. Відпрацювання накладної на відпуск в господарському обліку здійснюється в модулі “Парус - Бухгалтерия” в розділі “Товарные документы” аналогічно товарним документам при надходженні матеріальних цінностей.

8. В модулі “Реализация и склад” можна отримати оборотну відомість по складу (пункт меню Отчеты  Оборотная ведомость по складу). У вікні "Оборотная ведомость по складу” вказати період формування відомості та натиснути "Просмотр". Для формування книги продаж вибрати пункт меню “ДокументыИсходящие налоговые накладные”, правою кнопкою “мишки” викликати контекстне меню, з якого вибрати пункт “Печать книги продаж...”, після чого система сформує книгу продаж в форматі Microsoft Excel.

9. Операції внутрішнього переміщення можуть здійснюватись при наявності вимоги певного підрозділу на отримання матеріальних цінностей. Вимога реєструється в модулі “Бухгалтерия” через пункт меню "Документы- Внутренние документы" шляхом додавання запису в таблицю “Внутренние документы”. Реквізити внутрішньої вимоги вносяться аналогічно товарним документам. Реєстрація операції внутрішнього переміщення виконується в модулі “Реализация и склад” в пункті меню "Документы  Внутреннее перемещение". Заголовок та специфікація накладної заповнюються аналогічно товарним документам. Для відображення даних внутрішнього переміщення в реєстрах складського обліку необхідно відпрацювати документ в обліку. Відпрацювання накладної на внутрішнє переміщення матеріальних цінностей в господарському обліку здійснюється в модулі “Парус - Бухгалтерия” в розділі “Товарные документы” аналогічно відпрацюванню інших товарних документів

10. Реєстрація накладної на повернення матеріальних цінностей від покупців може здійснюватись в розділі “Возврат от покупателей” (пункт меню Документы модуля “Парус - Реализация и склад”). Для реєстрації накладної на повернення матеріальних цінностей від покупців на основі накладних на відпуск відкрити розділ “Накладные на отпуск”. Виділити накладну, за якою цінності, що повертаються, були реалізовані покупцю та викликати правою кнопкою “мишки” контекстне меню і вибрати функцію “Возврат...”. Створена накладна буде збережена в каталозі “Возврат от покупателей”. Якщо повертається не вся партія, а тільки її частина, то у вікні “Возврат от покупателей: Добавление” в таблиці специфікацій в стовпці “Количество” потрібно ввести кількість матеріальних цінностей, що повертається покупцем та натиснути Enter. Система автоматично перерахує суми в документі. Для відображення в обліку повернення цінностей документ потрібно "відпрацювати" (пункт контекстного меню “Отработать...”).

11. Аналогічно реєструється накладна на повернення матеріальних цінностей постачальникам в розділі “Возврат поставщикам” (пункт меню Документы модуля “Парус - Реализация и склад”). Для реєстрації накладної на повернення матеріальних цінностей постачальникам відкрити таблицю “Приход товара”; виділити прибутковий ордер, в якому зазначені цінності, що повертаються; вибрати пункт контекстного меню “Возврат поставщикам”.