1. Организация. Базовая модель организационного проектирования

Как было рассмотрено ранее, организация — понятие многос­мысловое. Под ним понимается не только объект менеджмента, но и процесс упорядочения элементов системы. Организационная дея­тельность менеджера является одной из важнейших задач в его опе­ративной деятельности.

Организация как функция менеджмента — это совокупность про­цессов упорядочения элементов предпринимательской структуры как социально-экономической системы, а также процессов или дей­ствий, ведущих к образованию или совершенствованию взаимосвя­зей между элементами.

Функция управления, заключающаяся в согласовании и установ­лении функциональной взаимозависимости основных элементов предпринимательской структуры, процессов, действий и средств до­стижения целей, называется координацией.

Как управленческая функция организация предусматривает форми­рование определенной четко выраженной структуры компании, регла­ментацию деятельности должностных лиц и подразделений с ограни­чением функций, обязанностей, прав, четкую постановку целей и задач, формализацию процессов, упорядочение связей между должностными лицами и подразделениями предпринимательской структуры.

Организация позволяет снизить количество возможных альтер­натив действий отдельных элементов (людей или подразделений), что ведет к снижению их негативного влияния на деятельность сис­темы в целом и на достижение ее целей. Организация процессов, систем и подсистем (производственных, финансовых, информаци­онных и др.), должна осуществляться на основе системно-синерге­тического подхода.

Базовая модель организации процессов и систем, основанная на системно-синергетическом подходе, представлена на рис. 10.2.

Рис. 10.2. Базовая модель организации процессов и систем

С точки зрения системного подхода организация процессов и сис­тем должна осуществляться во взаимосвязи трех аспектов системно­го подхода: функционального, элементного и организационного. Тогда организация процессов и систем должна быть представлена в следующей последовательности этапов:

1. Функциональное проектирование — определение основных функций должностных лиц и подразделений: производство согласно номенклатуре, реализация, маркетинг, финансовый, бухгалтерский и управленческий учет, ремонтные работы, инструментальные про­изводства, разработка конструкции и технологии, НИОКР, складс­кие и транспортные и др.

2. Элементное проектирование — определение необходимых спе­циалистов, формирование структурных подразделений предприни­мательской структуры, необходимых для реализации указанных в п. 1. функций.

3. Организационное (структурное) проектирование, которое включает в себя:

• определение формы разделения труда, специализации (напри­мер, технологическая, подетальная, предметная формы специа­лизации производственных участков и цехов, аутсорсинг, «об­лачи ые» услуги);

• анализ производимой продукции (товара или услуги) с точки зрения се характеристик: конструкция, технология, материал, сложность технологического процесса, трудоемкость, качест­венное разнообразие продукции, объемы производства;

• определение необходимого качественного состава технологиче­ского оборудования (станки, машины, оргтехника и проч. обо­рудование, необходимое для производства продукции (услуги));

• расчет необходимого количества каждого вида технологиче­ского оборудования с учетом загрузки мощностей;

• формирование состава подразделений (участков, цехов, отделов и др.) в соответствии с технологическим процессом и выбран­ной формой специализации;

• расчет численности персонала по основным профессионально­квалификационным группам с учетом загрузки;

• определение размера необходимых производственных площа­дей и площадей под офис;

• разработка схемы производственных подразделений — цеха, участ­ка с расстановкой станков, рабочих и офисных подразделений;

• распределение исполнителей и руководителей по уровням ие­рархии с наделением прав, полномочий, ответственности и оп­ределением подчиненности, что может фиксироваться в долж­ностных инструкциях и положениях об отделах;

• разработка схемы управления (организационной структуры).

Уровень организации систем и процессов может быть определен на основе количественных показателей, отражающих технико-орга­низационные параметры, а также параметры использования ресурсов (оптимальность затрат).

Критериями организованности процессов и систем на предприя­тии могут служить следующие характеристики: равномерность вы­полнения функций и задач; непрерывность процесса; рациональ­ность использования каждого вида оборудования или работника определенной профессионально-квалификационной группы; загруз­ка оборудования и работников; другие.

В современных предпринимательских структурах могут внедрять­ся различные системы оптимизации и организации производственных и других бизнес-процессов. Самыми распространенными и наиболее известными являются:

• Lean production (Lean manufacturing) — Бережливое производство;

• Six sigma — 6 с и гм.

• Кроме того, существует множество производных от указанных двух систем, например:

• Система Канбан и Just In Time — точно в срок (точно вовремя);

• 5S — рационализация рабочего места;

• KPI (Key Performance Indicators) — ключевые показатели эффек­тивности;

• ОЕЕ (Overall Equipment Effectiveness) — общая эффективность оборудования;

• TPM (Total Productive Maintenance) — система эксплуатации и обслуживания оборудования.

• QFD (Quality Function Deployment) — система принятия решения на основе качества.

Lean production — это система управления и оптимизации бизнес- процессов, основанная на постоянном и неуклонном снижении из­держек, вовлечении всех сотрудников в управление и ориентацию на потребителя.

Организация процессов по системе Lean production предполагает значительное сокращение издержек (производственных, управлен­ческих, трудовых и др.); сокращение сроков НИОКР, технической подготовки производства и освоения производства новой продук­ции; сокращение производственных и складских площадей; дости­жение оптимального сочетания «качество—цена». Сокращение про­исходит за счет тщательного управления и снижения потерь, связан­ных с перепроизводством, транспортировкой, лишними запасами, ожиданием, производством брака, лишних стадий производствен­ного процесса.

Six sigma — метод высокотехнологичной организации бизнес-про­цессов, применяемый с целью минимизации вероятности возникно­вения неполадок и сбоев в производственной и другой деятельности.

Метод основан на математической статистике и определении средне­квадратического отклонения в производственном процессе. Кроме того, выделяется шесть основных принципов, на которых опирается система Six sigma: ориентация на потребителя, концентрация на про­цессе и управлении процессом, сотрудничество и взаимодействие, управление на основе данных и фактов, проактивное управление.

Система Lean production основана на японской философии биз­неса — Кайдзен, означающей постоянное совершенствование про­цессов производства, НИОКР и других бизнес-процессов, в том числе и организации жизни персонала.

Канбан — это система организации производства и поставок, раз­работанная и внедренная в компании «Toyota», основанная на четком планировании производства (годовом, помесячном и посменном для главного конвейера и вспомогательных производств) и учете движе­ния материальных потоков в производственном процессе. Канбан является основой для реализации системы Just In Time.

Just In Time — система управления материальными потоками на производстве. Суть системы заключается в точном задании произ­водственных норм, согласно которым организация движения мате­риальных потоков строится таким образом, что все материалы, сбо­рочные единицы, комплектующие доставляются в строго определен­ном количестве и точно в указанный срок в место производства, сборки или реализации продукции. Таким образом, запасы сырья, материалов и комплектующих, формирующихся предприятиями для страховых случаев, устраняются, обеспечивая существенную эконо­мию ресурсов.

Система 5S — это система рациональной организации рабочего места, основанная на следующих принципах: разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних; организация хране­ния нужных вещей в определенных легко доступных местах; содер­жание рабочего места в порядке и чистоте; четкое соблюдение пра­вил и норм выполнения заданий.

KPI — это система оценки деятельности, которая помогает пред­принимательской структуре определить степень достижения страте­гических и тактических целей. При этом система показателей, уста­навливаемая менеджментом, должна опираться на основные страте­гические задачи и относиться именно к целям компании. Система изменения целей и управления совокупностью целей предпринима­тельской структуры, используемая менеджментом, называется МВО — Управление по целям.

ОБЕ — система исследования эффективности работы оборудова­ния, основанная на определении производственных показателей, целью которой является повышение эффективности производства. Анализ эффективности строится на расчете планируемого производственного времени, представляющего разность между общим време­нем работы компании и плановым временем остановок. Для опре­деления эффективности работы оборудования рассчитываются по­казатели доступности, производительности и качества.

ТРМ — это система всеобщего обслуживания оборудования, поз­воляющего обеспечить его максимальную производительность на протяжении всего срока эксплуатации при вовлечении в данный процесс всего персонала. Ориентиром служит минимизация потерь в производственном процессе — от брака, простоев, производствен­ных травм, поломок.

QFD — это ориентация на качество при принятии решений в сфе­ре разработки и производства продукции или услуги, является одним из элементов Lean production. Система QFD ориентирует менеджмент на наиболее важные характеристик продукции с позиции потреби­теля, рынка, технологии.