3. Правила оформлення документів

Згідно з основними положеннями ЄДСД складання й оформлення документів перед­бачає обов'язкове додержання вимог, що висуваються до реквізитів, інакше службовий документ не має юридичної сили.

1 Зображення Державного Герба України на бланках з кутовим розташуванням рек­візитів розміщують на верхньому полі бланку над серединою рядків найменування органі­зації, а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів — у центрі верхнього поля. Діаметр зображення — не більше 20 мм.

2. Назва установи відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні. Наприклад:

НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ РУ ГУ МВС УКРАЇНИ В КИЇВСЬКІЙ ОБЛАСТІ

МВС УКРАЇНИ

Скорочена назва може бути розміщена на бланку поряд із повною назвою тільки у --випадках, коли вона офіційно зафіксована в установленому порядку.

3. Назва документа — обов'язковий його реквізит, який не проставляєть/ я лише у листах. Назва документа наявна на бланку або вдруковується в лівій верхній частині сторінки. Залежно від виду документа встановлюються перелік необхідних для його офор­млення реквізитів, побудова тексту й міра обов'язковості виконання його положень.

Назва документа має відповідати компетенції органу, який його видає, та змісту за­документованих управлінських дій.

З питань, що входять до компетенції різних відомств, громадських організацій і ста­новлять взаємний інтерес, приймаються спільні розпорядчі документи.

У разі прийняття спільних розпорядчих документів різними відомствами вони мо­жуть розроблятися у вигляді рішень, що мають правову силу розпорядчого документа для обох сторін.

Індекс підприємства зв'язку, поштова адреса, номер телефону, телетайпа, телеграфу, факсу оформляються відповідно до поштових правил. Наприклад:

03035, м.Київ- 35, пл. Солом 'янська, 1 тел. 271-90-01, факс 245-45-29

Для здійснення розрахунково-грошових операцій у банках зазначається номер роз­рахункового рахунку у відділенні банку. Наприклад:

Розрахунковий рахунок № .... у Залізничному УС Б м. Києва МФО 255000

5. Місце складання або видання. Цей реквізит вказує на назву міста чи населеного 'пункту, де видано документ.

' 6. Адресат. Відповідно до компетенції документи можуть адресуватись органам дер­жавної влади й в управління, міністерства, відомства, їх структурні підрозділи чи конк­ретній посадовій особі.

Документ не повинен містити більше чотирьох адрес. Якщо їх більше, то складається список розсилки і на кожному примірнику документа зазначається лише одна адреса.

Найменування організації, її структурного підрозділу, яким адресується документ, але не зазначається посадова особа, пишеться в називному відмінку.(Наприклад:

Міністерство внутрішніх справ України Планово-фінансове управління

Якщо документ адресують керівникові структури, то її назва пишеться в називному відмінку, а звання і прізвище адресата — в давальному. Наприклад:

Головне управління МВС України в м. Києві Управління карного розшуку полковнику міліції Максимову П.П.

Якщо документ адресовано керівникові установи, то її назва входить у найменуван­ня посади й пишеться у давальному відмінку. Наприклад:

Ректорові Національної академії внутрішніх справ України генерал-лейтенанту міліції Андрійчуку Я.Ю.

При надсиланні документа кільком організаціям, адресати можуть зазначатися уза­гальнено. Наприклад:

Начальникам УВС Автономної Республіки Крим, ГУВС м. Києва, УВС областей і м. Севастополя, УВСТ

До складу реквізиту може входити також поштова адреса:

ГУ МВС України в м. Києві /

Відділ по роботі з особовим складом 02601, м. Київ, вул. Володимирська, 15

Якщо документ адресовано приватній особі, то поштову адресу зазначають перед її прізвищем. У таких випадках слід користуватись конвертами. Наприклад:

03035, м. Київ-35,

пл. Солом 'янська, 1, кв. 21

Павленку М.М.

На несекретних документах, які надсилаються до органів і підрозділів, що мають умовні найменування, адресат і відправник зазначається тільки згідно з їх умовним най­менуванням.

У разі адресування документів іноземним кореспондентам спочатку пишеться ім'я та прізвище чи ініціали та прізвище, потім посада, найменування організації та її адреса у такій послідовності: номер поштової скриньки, номер будинку, назва вулиці, поштовий індекс, назва міста, назва країни.

7. Дата — це обов'язковий реквізит усіх документів. Документ датується днем його підписання або затвердження. Дату проставляє власноручно особа, яка підписує чи зат-уверджує документ.

Л На документах, підготовлених спільно кількома організаціями, датою документа вва­жається дата його підписання останньою організацією. Датою для рішення колегії (на­ради) органу є дата його прийняття.

До складу дати входять число, місяць, рік, які проставляються в одному рядку трьо-мадіарами арабських чисел.

Наприклад: 21.01.01

У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовують сло­весно-цифровий спосіб оформлення дат.

Наприклад: 09 січня 2001 р.

Дата підписання ставиться у лівій верхній частині документа поряд із індексом. Якщо документ складено не на бланку, його дата ставиться нижче тексту, зліва, поруч з підписом.

Всі службові відмітки на документі, пов'язані з його проходженням та виконанням, датуються та підписуються.

/ 8. Індекс (номер) — до індексу входять три пари арабських цифр: перша пара-індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою, третя — порядко­вий номер за книгою обліку.

Наприклад: вихідний № 05-13/235, де 05 — шифр структурного підрозділу відділу по роботі з особовим складом, 13 — номер справи, де зберігається копія вихідного доку­мента, 235 — реєстраційний номер документа за книгою обліку вихідних документів.

/ 9. Заголовок до тексту. Кожний службовий документ, незалежно від його змісту, при­значення й виду, має заголовок, який відбиває головну ідею документа. Він друкується в лівій верхній частині сторінки під датою і номером документа. Заголовок має бути лако-

\нічним, точним і максимально повно розкривати суть документа. До нього ставиться запитання «Про що?» і дається відповідь : « Про ...».

Наприклад: Про притягнення до дисциплінарної відповідальності Про підсумки навчання Про заохочення працівників Про надання матеріальної допомоги тощо.

Крапка після заголовка не ставиться.

Наявність чітких заголовків скорочує час ознайомлення з документом та період про­ходження його серед службових осіб та структурних підрозділів до реального виконавця.

Заголовок до тексту в документах, виготовлених на бланках формату А5, не зазна­чають.

10. Текст — основний реквізит службового документа, який має чітко й переконли­во відбивати причину й мету написаного, розкривати суть конкретної справи, містити ,;окази, висновки.

Текст організаційно-розпорядчих документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, складного тексту, а також у вигляді поєднання цих форм.

У разі складання тексту у вигляді анкети найменування ознак повинні бути передані іменником у називному відмінку або словосполученнями з дієсловом другої особи мно­жини теперішнього або минулого часу {були, перебували, маєте, володієте). Характери­стики, передані словесно, повинні граматично узгоджуватися з найменуваннями ознак.

У розпорядчих документах чи документах, адресованих керівництву (наприклад, ра­порт, доповідна записка), текст має викладатися від першої особи однини (доповідаю, пропоную, прошу).

У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини (^постановив, вирішив).

У спільних розпорядчих документах текст викладається від першої особи множини теперішнього або минулого часу (наказуємо, вирішили).

Текст протоколу викладають від першої особи множини минулого часу (слухали, ви­ступили, вирішили).

У документах, що встановлюють права й обов'язки (положення, інструкція), а також містять опис або оцінку фактів (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини.

Наприклад: Відділ здійснює функції...

До складу комісії входять... Комісія встановила...

При складанні тексту документа слід дотримуватись таких правил: 1. Текст потрібно викладати від третьої особи.

Наприклад: Академія оголошує набір курсантів та слухачів...

Ректорат академії клопочеться про заохочення курсантів,

які брали участь у заходах до 9-ї річниці незалежності України...

Від першої особи пишуться рапорти, автобіографії, пояснювальні записки, накази.

2. Уживати стійкі (стандартизовані) словосполучення типу: відповідно до... , у зв'язку з..., згідно з..., з метою..., як виняток...

3. Використовувати синтаксичні конструкції: Доводимо до Вашого відома, У зв'язку з вказівкою, Відповідно до попередньої домовленості, У порядку обміну досвідом ... тощо.

4. На початку речення вживати дієприслівникові звороти: враховуючи... , беручи до уваги, розглянувши..., зважаючи на ...

5. Надавати перевагу простим реченням. Уживати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, вельмишановний, високоповажний, пане, добродію тощо. -- 11. Підпис — це обов'язковий реквізит будь-якого документа, що засвідчує його за- / конність. Підписує документи, як правило, керівник установи, його заступник чи керів- | ник структурного підрозділу.

) До складу реквізиту входять: найменування посади, звання, особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала документ.

Документи колегіальних органів (протоколи, постанови, рішення) підписують дві особи — голова та секретар колегіального органу.

Підписується, як правило, перший примірник документа.

Якщо докумехчт написано на бланку установи, зазначається лише посада, звання та _прізвище й ініціали особи, яка підписує документ.

Наприклад:

Проректор з навчальної роботи

полковник міліції Є. М. Матвійчук

Якщо документ написано не на бланку, то зазначається повна назва установи, поса- да, звання, прізвище та ініціали особи, що підписує документ. Л

Наприклад:

Ректор Національної академії внутрішніх справ України

генерал-лейтенант міліції Я. Ю. Коваленко

При підписанні документів колегіальних органів зазначаються обов'язки осіб, що підписали документ, а не їхні посади.

Наприклад:

Голова зборів А. А .Лукашенко

Секретар О. О. Коваленко

Підпис ставиться праворуч під текстом через два-три рядки після його закінчення. Найменування посади, звання пишеться ліворуч від прізвища, яке зазначається на рівні останнього рядка посади.

Наприклад:

Начальник факультету

полковник міліції П.Ю.Луценко

кою рати посв

Перелік інших документів, на яких ставиться печатка, визначається органом на підставі діючих нормативних актів.

Печатка ставиться перед особистим підписом таким чином, щоб відбиток її захоп­лював частину слів назви посади, звання і підпису особи, що засвідчила документ.

Наприклад:

Начальник ГУ МВС України в м. Києві

генерал-лейтенант міліції В.М.Корнієнко

М.П . (підпис)

13. Резолюція — це напис службової особи на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань.

Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця, якому пе­редається документ; зазначення про порядок виконання документа; особистого підпису керівника, дати.

Якщо резолюція вказує на кількох виконавців, то обов'язково зазначається особа, відповідальна за виконання документа. Відповідальний виконавець має право скликати співвиконавців та отримувати від них необхідну інформацію.

Як правило, у резолюції керівник висловлює своє рішення щодо суті розглянутих питань. Але інколи в резолюції немає вказівок, отже, рішення мусить приймати викона­вець.

Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова.

Н а п р и к л ад: Про результати і вжиті заходи повідомте ... Негайно підготуйте відповідь... Розглянути й доповісти в десятиденний термін...

Загальні вказівки, як правило, виражаються так: До виконання

До керівництва До відома

Резолюція пишеться на першій сторінці документа у верхній частині.

14. Додатки до документів повинні оформлятися так: найменування, заголовок, підпис осіб, відповідальних за їх зміст, дата, відмітки про погодження, затвердження тощо.

Наявність додатків зазначається здебільшого в супровідному документі в кінці тек­сту (вище підпису), де повідомляється їх назва, кількість аркушів та кількість примірників, що додаються.

Додатки до розпорядчого документа повинні містити відмітку з посиланням на відпо­відний розпорядчий документ, його дату і номер. Ця помітка проставляється у верхньо­му правому куті першого аркуша додатка.

Наприклад: Додаток

до наказу НА ВСУ № 127 від 30.01.01.

За наявності кількох додатків на них проставляється порядковий номер (додаток 1, додаток 2 і т.д.).

Якщо документ має додатки і це зазначено в тексті, то реквізит оформляється так:

Додаток: на 5 стор. у 3-х прим.

Якщо в тексті документа немає відомостей про додатки, то в реквізиті наводять їхні назви із зазначенням кількості аркушів у кожному, а також кількість примірників.

Наприклад: Додатки: 1. Проект наказу на 10 стор. у 2-х прим.

2. Доповідна записка до проекту наказу на 3-х стор. у 2-х прим.

Якщо до документа додається інший документ, то реквізит оформляється так:

Додаток: Лист МВС України № 04-07/187 від 10.01.01 та додаток до нього, всього на 6-ти стор.

При надсиланні додатків кільком адресатам вони перелічуються за кожною адресою окремо.

Наприклад: Додаток: На першу адресу — огляд на 12 стор., 1 прим., аналітична довідка на 5 стор., 1 прим. На другу адресу — огляд на 12 стор., 1 прим.

Якщо у відправника не залишається жодного примірника додатка, то в супровідному листі зазначається : «Тільки адресату».

15. Затвердження — це особливий спосіб введення документа в дію. Документ, що підлягає затвердженню, набирає чинності тільки з часу його затвердження відповідними керівниками установ чи посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюється двома способами, які мають однакову силу. Елементами грифу затвердження є: гриф «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, зван­ня, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, і дати зат­вердження.

/

Наприклад: ЗА ТВЕРДЖУЮ

Перший проректор академії полковник міліції (підпис) В. І. Шевченко 22.02. 01

При затвердженні документа розпорядчим актом на документі проставляється гриф за таким зразком:

ЗАТВЕРДЖЕНО

НАКАЗОМ РЕКТОРА АКАДЕМІЇ

№10 від 01.02.01

16. Погодження використовується для поліпшення якості документа, уникнення не- доречностей, чогось зайвого, чи, навпаки, його доповнення.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється грифом погодження, який друкується на два-три міжрядкових інтервали нижче реквізиту «Підпис». Якщо грифів погодження декілька, то вони можуть бути оформлені на одному рівні вертикальними рядками або на окремому аркуші.

Гриф «погодження» містить такі елементи: слово «ПОГОДЖЕНО», назву посади та звання особи, яка погоджує документ, її особистий підпис, ініціали й прізвище особи, з якою погоджено документ.

Наприклад: ПОГОДЖЕНО

Проректор з навчальної роботи полковник міліції (підпис) Є.М.Матвійчук

10. 02. 01

Якщо погодження здійснюється колегіальним органом, то ревізит оформляють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Вченої ради НАВСУ

№ 3 від 15.02.01

17. Візи. При оформленні візи, крім особистого підпису візувальника, наводять роз- шифрування підпису та дату ( в разі потреби зазначають посаду візувальника).

Наприклад: Начальник навчального відділу полковник міліції

(підпис) А. Т. Павленко

30.01.01

Якщо віз кілька, то реквізит оформляють так:

В і з и: Начальник відділу по роботі з особовим складом полковник міліції (підпис) О.Р. Кащук

01.02. 01

Начальник планово-фінансового відділу майор міліції

(підпис) Н.О. Тарновська

01.02. 01

Начальник речової служби полковник міліції

(підпис) В. І. Лещенко /

01.02. 01

18. Позначка про завірення копії. Завіряючи копію документа, проставляють напис «Згідно з оригіналом» а не «З оригіналом згідно», називають посаду та звання особи, яка завірила копію, її особистий підпис, його розшифрування та дату завірення.

Наприклад: Згідно з оригіналом: Начальник відділу

по роботі з особовим складом (підпис) О. О. Ладенко

05.01.01

Якщо копія документа пересилається до інших організацій чи видається на руки, то, крім підпису про завірення, проставляють відбиток печатки.

19. Гриф обмеження доступу до документа проставляють на документах, що містять інформацію для обмеженого кола людей.

Друкують його в правому верхньому куті робочої площі із зазначенням номера при­мірника даного документа.

Наприклад: Конфіденційно Прим. № 1 Цілком таємно

Гриф може формулюватись і так: Для службового користування

Таємно, Не для друку

Комерційна таємниця тощо.

20. Прізвище виконавця та номер його телефону розміщують на лицьовій стороні або, якщо немає місця, то на звороті останнього аркуша документа в лівому нижньому куті.

Наприклад: Виконав:

Павленко А.. II., 225-45-56

21. Відмітка про взяття документа на контроль проставляється на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

22. Позначка про виконання документа й направлення його до справи має містити такі дані:

о короткі відомості про виконання, якщо немає документа, котрий свідчить про ви­конання, або, якщо такий документ є, посилання на його дату й номер;

шшт

о слова До справи;

О номер справи, де має зберігатися документ; о дату направлення документа до справи; о підпис керівника підрозділу.

Позначка про виконання документа й направлення його до справи має бути підписа­на й датована виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, в якому виконано припис документа. Цей запис роблять від руки на нижньому полі першої сторінки документа (дозволяється заходити в робоче поле).

Наприклад: До справи № ...

Відправлено факс 22.01.01 (підпис) В. В. Васильчук

22.01.01

Відмітка «До справи» свідчить про те, що робота над документом завершена. Правильно нанесені на документ необхідні реквізити відповідно до сучасних вимог засвідчують високу кваліфікацію виконавця, стиль і рівень роботи його установи.

КОНТРОЛЬНІ ЗАВДАННЯ

1. Поясніть вимоги до документа, кваліфікуючи їх за правовими та лінгвістичними ознаками.

2. Поясніть вимоги до документа, кваліфікуючи їх за технічними та логічними озна­ками.

3. Що таке реквізит? З якого часу і за яким стандартом введено реквізити?

4. Назвіть усі реквізити, які входять до цього стандарту.

5. Що таке бланк документа? Які ви знаєте види бланків?

6. Якими є вимоги до реквізитів?

7. Назвіть основні реквізити документів: а) листа; б) наказу; в) рапорту.

8. Яку роль відіграє текст як реквізит? Якими є вимоги до тексту документа?

9. Яка роль резолюції як реквізиту? Наведіть приклади і напишіть резолюції, які були б висловлені керівником щодо суті розглянутих питань.

10. Поясніть значення заголовка як реквізиту в документах. Доберіть кілька при- кладів заголовка та напишіть їх.

ЛІТЕРАТУРА

1. Наказ МВС України № 435 від 22.07.93.

2. Головач А. С. Зразки оформлення документів. —Донецьк, 1997.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. — К,, 1998.

4. Коваль А.П. Ділове спілкування. — К., 1992.

5. Молдованов М. І., Сидорова Г. М. Сучасний діловий документ. — К., 1992.

6. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / За ред. Бибик С.П., Михно І.Л., Пустовіт Л.О. та ін. — К., 1997.

7. Нелюба А. Теорія і практика ділової мови. — Харків, 1997.

8. Паламар Л.М., Кацавець Г.Н Мова ділових паперів. — К., 1993.

Тема Ч

МОВНО-СТИЛЬОВІ ОСОБЛИВОСТІ ТЕКСТІВ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

ООООООООООООСЗООСІЗО0СЗООСЗО0СЗООСЗООСЗОО

План

0 1. Мова і стиль службових документів 0 2. Особливості офіційно-ділового стилю

0 3. Текст як головний елемент документа. Типи та види текстів