2. Реквізити як обов'язкові складові елементи документа

І Правилам оформлення документів у ділововодстві відведено важливе місце. Документи складаються відповідно до затвердженої форми, тобто згідно з формуляром-зразком.

Сукупність реквізитів документа, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.

Формуляр-зразок — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.

Формуляр документа повинен містити всі необхідні для оперативної роботи відомості.

Реквізити (від лат. — необхідне) — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підго­товки, оформлення й виконання. Кожному реквізиту, який містить постійну інформа­цію, відводиться суворо обмежений обсяг аркуша, достатній для розташування макси­мальної кількості друкованих знаків.

З 1 січня 1991 р. і до сьогодні діє ДЕСТ 6.38—90, який застосовується при оформ­ленні документів у всіх структурах держави. В цьому стандарті 31 реквізит:

1. — Державний Герб України;

2. — емблема організації;

3. — зображення нагород;

4. — код організації;

5. — код документа;

6. — назва міністерства чи відомства;

7. — назва підприємства ( структури);

8. — назва структурного підрозділу;

9. — індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа,

телефону, рахунку в банку;

10. — назва виду документа;

11. — дата;

12. — індекс (вихідний номер документа);

13. — посилання на індекс та дату вхідного документа;

14. — місце складання чи видання;

15. — гриф обмеження доступу до документа;

16. — адресат;

17. — гриф затвердження;

18. — резолюція;

19. — заголовок до тексту;

20. — позначка про контроль;

21. — текст;

22. — позначка про наявність додатка;

23. — підпис;

24. — гриф погодження;

25. — візи;

26. — відбиток печатки;

27. — позначка про завірення копії; ^Л

28. — прізвище виконавця та номер його телефону;

29. — позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30. — позначка про перенесення даних на машинний носій;

31. — позначка про надходження.

[реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять тоді, коли виго­товляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання.

Формуляр-зразок визначає робочу площу та поле документа. _£обоча площа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.

Поля документа — це площі, призначені для закріплення документа в технічних за­собах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

ДЕСТ 6.38—90 дає такі розміри полів: лівого — 20 мм, правого — не менше 8 мм, верхнього — не менше 10 мм, нижнього — не менше 8 мм.

Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів полів відповідно до старо­го ДЕСТу: лівого —35 мм, правого — не менше 8 мм, верхнього — 20 мм, нижнього — для формату А4 — 19 мм, А5 — 16 мм.

Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше як три роки), то ліве і праве поля на звороті відпо­відно міняються місцями.

Розрізняють два основних види формулярів — з поздовжнім та кутовим розміщен­ням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Кожному рекві­зиту відведене певне місце.

Для документів з високим рівнем стандартизації виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк — це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містить пос­тійну інформацію. Бланки заповнюють точними даними. Найпоширенішими є бланки наказу, службового листа, довідки, протоколу тощо.

Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру ділового спілку­вання, надає інформації офіційного характеру.

Бланки з найменуванням органу зберігаються в металевих шафах. Зіпсовані бланки негайно знищуються.

Звертатися до громадських установ з особистими проханнями, викладеними на блан­ках з найменуванням органу, забороняється.

На бланках із зображенням Державного Герба України друкуються документи, які подаються на підпис міністрові та його заступникам, начальникам і їх заступникам, на­чальникам і заступникам начальників вищих навчальних закладів тощо.

Головні управління, відділи МВС, ГУВС, УВС та інші, що мають вести службове ли­стування, користуються бланками без зображення Державного Герба України.