3. Н0рм0тв0рча ваза, що регулює процеси створення. Документообігу та зберігання документів

Роботу з документами у системі МВС України регулює нормотворча база, завдяки якій визначаються та регламентуються процеси діловодства, починаючи з моменту над­ходження або створення їх та до здачі в архів.

За основу беремо такі нормативні акти.

1. Єдина державна система діловодства (ЄДСД). — М., 1973.

2. Інструкція з діловодства (Наказ МВС України № 435 від 22.07.93).

3. ГОСТ 6. 38—90 «Унифицированные системьі документации. Требования к офор­мленню документов». — М., 1991.

4. Наказ МВС України № 414 від 10.06.98 «Про порядок розгляду пропозицій, заяв, скарг і організації особистого прийому громадян в ОВС, внутрішніх військах, вищих закладах освіти, установах, організаціях і на підприємствах системи МВС України».

5. Наказ МВС України № 28 від 25.01.93 «Про заходи щодо реалізації Закону України «Про інформацію».

6. Наказ МВС України № 350 від 16.02.92 «Про організацію архівної роботи в ОВС». Зупинимось на деяких нормативних актах,

Єдина державна система діловодства відіграє неабияку роль у справі впорядкування роботи з документами в оптимізації документаційних процесів у масштабі країни. Вона затверджена Державним комітетом Ради Міністрів СРСР 4 вересня 1973 р. і відтоді є '"чинною.

Єдина державна система діловодства — це науково впорядкований комплекс основ­них положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси діловодства. У ній можна визначити чотири основних напрями управлінської діяльності апарату: г уніфікація і стандартизація документів;

о раціональна організація документообігу і поточного зберігання документів;

о економіка, планування й організаця праці співробітників, що ведуть діловодство;

-© автоматизація та механізація управлінської діяльності.

У 1973 р., коли була створена ЄДСД, тільки починалось введення електронно-обчис­лювальної техніки, тому основні положення її базувались в основному на механізації процесів складання та оформлення документів. Запровадження ЄДСД дало змогу досяг­ти єдиного цілого в організації діловодства в країні. В рамках ЄДСД були розроблені перші стандарти на уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації. Ос­новні положення ЄДСД і ДЕСТи стали основними нормативно-методичними докумен­тами, на основі яких організовувалось обслуговування діловодства в країні у 70 — 80-х роках. Введення ЄДСД в апаратах міністерств і відомств не тільки дало змогу їм зробити документаційне обслуговування відносно одноманітним, а й склало передумови для ак­тивного переходу до АСУ.

Основне завдання ЄДСД— сприяти раціоналізації тарифікації документаційних про­цесів у діяльності держапарату на різних рівняу управління. Ця система вимагає доведення до рівня загальної та обов'язкової для всіх установ норми вже перевірених практикою раціональних методів діловодства.

Створенню ЄДСД передувало всебічне вивчення систем діловодства в різних ланках державного апарату з метою визначення загальних закономірностей у роботі з уп­равлінськими документами, а також виявлення можливостей, меж і масштабів системно­го упорядкування однотипних операцій у діловодстві.

Характерна особливість цієї системи полягає в тому, що вона базується на узагаль­ненні передової теорії і практики застосування найпроіресивніших форм і методів робо­ти з документами.

Перша частина Основних положень ЄДСД присвячена методиці й техніці роботи з окументами. В ній сформульовані вимоги й рекомендації з питань підготовки службо-их документів, здійснення контролю за виконанням документів та групування їх у спра-и.

Найважливішими у цій частині є положення, що встановлюють порядок підготовки І видання організаційно-розпорядчих документів; правила організації проходження до­кументів, методику створення карткової форми обліково-довідкового апарату; застосу­вання перфокарт для контролю за виконанням документів.

ЄДСД вимагає від кожної установи чіткого визначення складу документів, необхід­них і достатніх для діяльності даної установи; встановлення основних принципів адміні­стративної та юридичної необхідності складання документів, упорядкування практики 'застосування різних видів документів; уніфікації формулярів і структури тексту доку­/ ментів; високого рівня культури мови документів, дотримання вимог ділового стилю в [документах.

Форма документів, спосіб розташування реквізитів повинні відповідати вимогам.

Комплекс основних положень ЄДСД, який визначає і регламентує організацію про­цесів діловодства, стосується всіх установ, організацій та підприємств. У той же час ос­новні положення ЄДСД поширюються на організаційно-розпорядчу документацію, яка створюється в усіх ланках системи державного управління, на підприємствах і в устано­вах, у процесі діяльності управлінського апарату вищих і місцевих органів державної влади і органів державного управління, суду, прокуратури, громадських організацій.

ГОСТ 6. 38—90 «Унифицированные системи документации. Требования к оформле­нню документов» поширюється на організаційно-розпорядчу документацію, що засто­совується під час проведення розпорядчої та виконавської діяльності органів державної

влади, а також підвідомчих їм підприємств і організацій. Його введено в дію з 1 січня

і 1991 р.

1 ДЕСТ 6.38—90 у лаконічній формі викладає основні правила оформлення організа-I ційно-розпорядчих документів. Відмітною ознакою цього стандарту є зміна його струк­тури.

Першим розділом «Оформлення документів» встановлюється максимальна кількість реквізитів (обов'язкових елементів документів), а також їх зміст та порядок розташуван­ня на стандартних аркушах паперу форматів А4 та А5.

Оформлення обов'язкової частини документа, що підтверджує його юридичну силу, розміри площ, відведених для розміщення реквізитів, викладено у другому розділі дер­жавного стандарту «Вимоги до бланків». Встановлено два види бланків: бланк для листів та загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготов­лення бланків конкретних видів документів є припустимим, якщо цих документів ство­рюється понад 200 на рік. Якщо бланки використовуються для оформлення документів кількома мовами, його заголовкова частина має бути продубльована цими мовами.

Практика доводить, що оформлення текстів управлінських документів є найскладні­шим і найбільш трудомістким завданням документування управлінської діяльності. У ДЕСТ 6.38—90 уперше зроблено спробу викласти основні вимоги до текстів. Ці поло­ження у найбільш розгорнутій формі будуть описані в одній з наступних лекцій.

У заключному розділі ДЕСТ викладено вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкуючих пристроїв. Ці вимоги розраховані на використання їх не тільки під час машинописного створення документів, а й при виготовленні документів іншими видами сучасних пишучих пристроїв.

Для збільшення корисної площі документа цим стандартом встановлено нові розмі­ри полів: ліве поле — 20 мм , верхнє — не менше 10 мм, праве й нижнє"Л- не менше 8 мм.

У додатку до ДЕСТ дано графічні конструкції розташування й розмірів реквізитів, а також зразки бланків та оформлення документа на аркуші формату А5.

Наказ МВС України № 435 від 22.07.93 «Про затвердження Інструкції з діловодства в органах, підрозділах внутрішніх справ, навчальних закладах, науково-дослідних устано­вах тощо системи МВС України».

Інструкція — це нормативний акт управління системи МВС України.

В ньому в систематизованому вигляді викладені правила, що визначають порядок впровадження в життя актів, які приймаються органами державної влади.

З метою створення єдиної системи діловодства в органах внутрішніх справ, підрозді­лах, навчальних закладах, установах виконання покарань, на підприємствах і в організа­ціях системи МВС України затверджено інструкцію, за якою начальники головних уп­равлінь, самостійних, ГУВС м.Києва, УВС на транспорті, міськрайлінорганів та підрозділів системи МВС України організовують вивчення її особовим складом та за­безпечують неухильне виконання.

Контроль за виконанням роботи покладено на Управління справами МВС України.

З наказу МВС України № 435 від 22. 07.93

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1. Інструкція встановлює обов'язковий для виконання в МВС України, органах, підрозділах, навчальних закладах, установах виконання покарань, на підприємствах і в організаціях системи МВС України порядок підго­товки, обліку, зберігання, використання та знищення документів, що не містять секретних відомостей.

17. Діловодство у військах внутрішньої і конвойної охорони МВС Ук­раїни регламентується окремою Інструкцією, яка розробляється на підставі зазначеної Інструкції.

18. Діловодство в Укрбюро Інтерполу здійснюється українською мо­вою з використанням на бланках символіки Інтерполу відповідно до ви­мог цієї Інструкції та з урахуванням рекомендацій Генерального секрета­ріату Інтерполу.

19. Керівники органів зобов'язані забезпечувати організацію і ведення діловодства згідно з вимогами цієї Інструкції, регулярну (не рідше ніж од-

ШШШШШШЯШШШЯШШШШ

ного разу на рік) перевірку його стану в апараті, а також здійснювати по­стійний контроль за роботою канцелярій та вживати необхідних заходів до скорочення службового листування.

20. Права, обов'язки і відповідальність працівників, які беруть безпо­середню участь у діловому обслуговуванні діяльності служб системи МВС України, визначаються посадовими функціональними обов'язками, затвер­дженими керівниками.

21. Працівники органів несуть персональну відповідальність за дотри­мання встановленого порядку організації діловодства та збереження служ­бових документів.

22. У зв'язку з відпусткою, хворобою працівника або його відряджен­ням усі не виконані ним службові документи доповідаються безпосередньо­му начальникові і за його вказівкою передаються іншому працівникові або до канцелярії з відміткою про це у відповідних обліках. У разі звільнення працівника всі документи, а також журнали, справи, печатки, штампи, які за ним значаться, здаються до канцелярії. Контроль за повним і своєчас­ним поверненням документів покладається на керівників стуктурних ла­нок органів та працівників канцелярій.

У разі виявлення факту втрати службового документа працівник зобо­в'язаний негайно доповісти про це безпосередньому керівникові, а також поінформувати підрозділ з діловодства.

23. Зміст службових документів не підлягає розголошенню. Викорис- тання у пресі, виступах тощо відомостей, які містяться в службових доку- ментах, допускається на підставі чинних відомчих і державних норматив- них актів та з дозволу керівництва органу._

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНА БАЗА ДІЛОВОДСТВА

т

Нормативно-методична база діловодства — це сукупність законів, нормативних актів і методичних документів, що регламентують технологію створення, обробки, зберігання й використання документів у діяльності установи, а також ті, що регламентують роботу діловодства — її структуру, функції, штати, технічне забезпечення тощо. Нормативно-методична база діловодства включає: о законодавчі акти України в сфері інформації й документації;

о укази й розпорядження Президента України, постанови й розпорядження Кабінету Міністрів України, що регламентують питання документаційного забезпечення на най­вищу рівні;

о правові акти органів виконавчої влади (міністерств, комітетів тощо); 5 правові акти нормативного й інструктивного характеру; о Держстандарте на документацію; о уніфіковані системи документації;

о державну систему документаційного забезпечення управління, основні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення;

о нормативні документи з організації управлінської роботи й охорони праці; о нормативні документи з організації архівного зберігання документів.

ЗНАЧЕННЯ ДОКУМЕНТА. НАПРЯМИ ЙОГО РОЗВИТКУ

ЗначешПґдокумента та діловодства для суспільства полягає передусім у тому, що з їх допомогою відображаються взаємовідносини, які виникають у процесі фіксування відно­син службового та приватного характеру між юридичними або фізичними особами в ^лповсякденному житті.

Особливо велике значення має діловодство в здійсненні дієвого контролю за вико­нанням рішень, оскільки видати наказ чи винести резолюцію — це лише перша стадія керівництва. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організації роботи будь-якої установи чи закладу. Добре налагоджена організація діловодства передбачає відповід­ний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це одночасно дає змогу виявити допу­щені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі структури конкретності й опе­ративності.

У зв'язку з цим документи перетворюються на незамінні довідники, а з плином часу набувають науково-історичної цінності та стають джерелом знань. Узагальнивши все сказане, можна зробити деякі висновки.

1. Документи мають державне значення, відображаючи суспільні відносини, характер державного ладу та державну політику в різних її проявах, суть взаємовідносин владних інституцій із територіальними спільнотами громадян.

2. Документи мають юридичне значення, фіксуючи підвалини правових відносин фізич­них та юридичних осіб і регулюючи їхні дії.

3. Документи мають соціально-психологічне значення, відіграючи роль суспільно-ста­білізуючого чинника, закріплюючи у людини розуміння наявності сталих загальноприй­нятих норм суспільної поведінки.

Тепер, коли перед державою та суспільством постало багато нових завдань і значно зріс обсяг інформації, стали більш жорсткими й вимоги до якості документів, термінів їх виконання та доведення до виконавців. Тому найважливішим напрямом поліпшення діловодства є повна автоматизація та комп'ютеризація ділових процесів, застосування новітніх засобів та технологій. Це допоможе зекономити час та зусилля на малопродук­тивну ручну працю, пошуки необхідних матеріалів.

КОНТРОЛЬНІ ЗАВДАННЯ

1. Що таке документ?

2. Які види документів ви знаєте? Які з цих видів документів складаєте ви?

3. Які типи документів можна виділити за структурними ознаками?

4. Що таке класифікація документів, яка її основна мета?

5. Назвіть різні види документів за ознаками класифікації.

6. Поясніть, як поділяються документи за способом мовного викладу.

7. На які групи поділяють документи за рівнем регламентації та стандартизації?

8. Що таке стандартизаця мови ділових паперів? Від чого залежить їх вираження?

9. Складіть по одному зразку документів на кожен вид певної групи.

10. Що таке діловодство?

11. Що нового вносить в організацію роботи з документами ЄДСД?

12. Яке основне завдання ЄДСД?

13. Які документи мають високий рівень стандартизації? Що вони являють собою?

14. З якою метою створено в ОВС «Інструкцію з діловодства»? Що являє собою ця інструкція? Поясніть її загальні положення.

15. Підготуйте невеликий реферат на одну із запропонованих тем: «Значення доку­мента у роботі ОВС»,«Сучасний документ і його особливості», «Напрями розвитку сучасного документа».

іш

І ) ЛІТЕРАТУРА

1. Постанова Кабінету Міністрів № 1123 від 17.10.97.

2. Единая государственная система делопроизводства. — М., 1973.

3. Наказ МВС України № 435 від 22.07.93.

4. Волков А.А. Организация делопроизводства и обработка корреспонденции в ОВД. — М„ 1984.

5. Головач А С. Зразки оформлення документів. — Донецьк, 1997.

6. Глущик С.В.,Дияк О.В. Сучасні ділові папери. — К., 1998.

7. Коваль А.П. Культура ділового мовлення. — К., 1977.

8. Молдованов М.І., Сидорова Г.М.Сучасний діловий документ. — К., 1992.

9. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / За ред. Бибик С.П., Михно І.Л., Пустовіт Л.О. та ін.— К., 1997.

Тема З

СУЧАСНІ ВИМОГИ АО ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ У РОБОТІ ПРАВООХОРОННИХ ОРГАНІВ

План

0 1. 0 2. 0 3.

Вимоги до оформлення документів.

Реквізити як обов'язкові складові елементи документа.

Правила оформлення документів

1. ВИМОГИ АО ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Діяльність міліції будується на принципах роботи з документами. Передусім це зако­ни, що являють собою нормативно-правові акти вищого/ргану законодавчої влади, тому їх норми є юридичною основою і для всієї діяльності ОВС, чинного законодавства, і правстворчості стосовно питання забезпечення охорони правопорядку.

У своїй діяльності правоохоронні органи керуються не тільки документами вищого органу законодавчої влади, а й самі укладають різноманітні документи. Тому сьогодні основна увага приділяється оформленню службових документів співробітниками ОВС як базовому процесу в реалізації всіх управлінських функцій.

Документування в ОВС охоплює всі процеси їх діяльності, які фіксуються на різних носіях і мають бути оформлені за встановленими правилами.

Документи, як правило, створюються за певними зразками, мають усталені вимоги щодо їх укладання та оформлення.

Вимоги до документа можна кваліфікувати за правовими, мовними, логічними та тех­нічними ознаками.

» Правові вимоги до документа ми розглянули у попередній темі. Найваж-

ї ливішими з них є такі. Документ видає повноважний орган чи особа відповід-» но до їх компетенції; він повинен відповідати чинному законодавству і ди-| рективним вказівкам керівних органів; має бути достовірним і відповідати > завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити ¹ конкретні пропозиції або вказівки; має відповідати своєму призначенню і ук-

• ладатися за певною чи встановленою формою; бути бездоганно відредагова-

• ним та оформленим.

« Логічні вимоги є такі, як: використання засобів логічної оцінки матеріалу

[ для зв'язності окремих частин, зазначення черговості здійснення (у першу

• чергу, одночасно, після тощо); врахування таких елементів, як актуальність ¹ фактів та їх своєчасність; послідовність викладення тексту та його частин.

• Технічні вимоги. Для укладання будь-якого документа існує відповідний ₉ формат паперу. Загально визнаний формат А4, текст якого друкується через « півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 — через один інтер-| вал. Тексти документів, що готуються для друкованого видання, друкують и через два інтервали.

У справочинстві розроблені й діють певні вимоги і правила щодо оформ-а лення сторінки та її нумерації.

• При оформленні документів на двох і більше аркушах сторінки, частини, п починаючи з другої, мають бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля ар-в куша арабськими цифрами. Крапки й тире перед цифрами й після них не про­* ставляються.

, Номер сторінки друкують в інтервалі 10 — 15 мм від верхнього зрізу ар-

¹ куша.

' Колір паперу — білий, хоча останнім часом спостерігаються тенденції

« використовувати у документоведенні різні кольори.

Важливе значення при складанні документа і набуття ним юридичної сили і мають реквізити. Тому слід дотримуватися їх вимог та використання.

Не можна забувати про поля документа, які також мають важливе зна-і чення при зшиванні документа у томи справи. (Про них йтиметься більш де­" тально на практичних заняттях).

| * Лінгвістичні вимоги. Обов'язковим складником ділових паперів, де вик-

• ладається зміст документа, є текст. Під час написання тексту укладач пови-

• нен дотримуватися таких вимог.

» 1. Документ має бути позбавлений образності, емоційності та індивіду-

•' альних авторських рис.

я 2. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початку

⁸ та закінчення документа.

3. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. « 4. У текстах уживаються словосполучення з дієсловами у формі теперіш-

нього часу.ІНаприклад: рішення надсилається, академія запрошує, управ-

• ління проводить конкурс, міністерство попереджає. Вживаються звороти, такі як: вжити заходів, оголосити подяку, накласти дисциплінарне стягнення, бра-

• ти участь, надати слово тощо)

.ЛЛ—Найхарактерніші речення — прості поширені.

• Традиції ділового мовлення, наявні в різних сферах ділового спілкуван-¹ ня, також мають велике значення. Слід всіляко підтримувати ті з них, які до-_в помагають висловити думку якомога чіткіше, послідовніше й більш лаконіч-

• но. І навпаки — слід усіляко уникати традицій, які ускладнюють сприйняття документа і до того ж не відповідають нормам сучасної літературної мови.

а При підготовці документа потрібно враховувати, що мова не є пасивною

щодо його змісту, вона виконує активну стимулюючу й регулюючу роль у

і діяльності ОВС. Працівник, котрий укладає документи, повинен добре воло­діти українською мовою, її законами й нормами, щоб кожного разу дібрати найдоцільніший і найбільш переконливий мовний засіб.