1. Поняття про документ. Вимоги до нього та його властивості

Сучасний діловий документ використовується в усіх сферах службової діяльності. З ним зустрічаємось на кожному кроці. Поняття «сучасний» і «діловий» — характери­зують документ як необхідний у кожній справі сьогодення.

Сучасний діловий документ є носієм інформації. Залежно від реалій життя він має свої особливості. Водночас певні вимоги до підготовки документа полегшують роботу з ним не тільки під час складання, а й при використанні його за призначенням.

Сучасний документ є основою основ, адже він є єдиним, що матеріалізує характерні для нього форми, робить їх більш доступними.

Усім відомо, що вміння говорити відіграє значну роль у спілкуванні, від якого у співрозмовника складається думка про опонента. Так само на опонента справляє вплив і документ. Залежно від визначеності, дотримання вимог, вміння відправника вибудува­ти розмову, його грамотності, знання документа та вимог до нього залежить подальша доля цих відносин.

Отже,'.сучасний діловий документ є важливим елементом сучасного життя, який за­безпечує обмін інформацією необхідного і визначеного характеру, впливає на відносини -в-еуспільстві.

У правоохоронних органах документ повинен бути досконалим, грамотним. Співро­бітник ОВС як представник виконавчої влади бездоганно має володіти нормами писем­ного мовлення, в межах своєї компетенції готувати будь-який документ, передбачений чинним законодавством.

На сучасному етапі розвитку нашої держави є немало проблем становлення як політичної, економічної, так і юридичної системи. Україна переживає істотні зміни і вони дуже помітні у законодавстві, особливо в юридичному документоведенні.

Документоведення — це надзвичайно важлива сфера людської діяльності, яка безпо­середньо межує з усіма соціальними сферами. Але у деякої частини людей сформувалося неправильне ставлення до документоведення, а водночас і до тих, чия робота пов'язана з веденням документації. Однак ведення документів — це об'єктивна необхідність, зумов­лена розвитком цивілізації й ускладненням суспільних відносин.

Документ — це основний вид ділової мови, який широко використовується в повсяк­денній діяльності як джерело та носій інформації.

Документ (від лат. докитепіит — повчальний приклад, взірець; свідчення, доказ) — матеріальна форма відображення, поширення, використання і зберігання інформації, яка надає їй юридичної сили. Документ може фіксуватися не лише на папері, а й на маг­нітних чи інших носіях. Характерною особливістю документа є те, що він матеріалізується ;іише у писемній формі мовлення.

Поняття «документ», «документація» у своєму розвитку зазнали істотних змін. Первіс­не слово «сіосеге» у мові давніх римлян уживалося у значеннях «повідомляти». Пізніше, з розвитком письма додатково до усної мови як засобу закріплення фактів та різних явищ і писаного права, що регулювало майнові та інші відносини суспільного життя, виникла необхідна форма — сіокитепіит.

Поява цього слова в українській мові пов'язана з діяльністю російського царя Петра І наприкінці XVII — на початку XVIII ст., котрий віддавав перевагу всьому іноземному, запозиченому. Спочатку слово позначало папери, які підтверджували чиїсь права, за­конність володіння чимось, мали юридичну силу.

У наш час документ є загальною назвою всіх юридично значущих джерел інформації.

У сучасній літературній мові слово «документ» має кілька значень:

1. Матеріальний об'єкт, у якому міститься та чи інша інформація, призначений для передачі в просторі та часі (фотоплівка, перфокарта тощо).

2. Діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось; у праві — скла­дений відповідно до закону акт, що засвідчує факти, які мають юридичне значення (дип­лом про освіту, заповіт).

3. Офіційне посвідчення особи (паспорт, службове посвідчення).

4. Історично достовірні писемні джерела (грамота, акт, малюнок).

Виходячи зі строго академічного визначення ділового паперу, можна дати таке по- яснення терміна «документ»: це — закріплена будь-яким способом на спеціальному ма- теріалі інформація про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності „людини. ^Л

Документ, як правило, створюється за певним зразком-формуляром. Складові до­кумента називаються реквізитами. Саме реквізити надають документові юридичної сили.

Усі документи, де б і ким вони не укладалися, мають відповідати таким вимогам: