Тема 5

ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ

оооооооооаооаооаооаоосзоооооаооаоо

План

0 1. Загальні положення про контроль виконання документів 0 2. Організація контролю за строками виконання документів 0 3. Порядок розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян в ОВС 0 4. Процеси обліку документообігу в системі МВС України

1. Загальні положення про контроль виконання документів

Одна з головних функцій управління — це добре поставлений контроль і перевірка виконання прийнятих рішень, виконаних у встановлений термін.

Контроль виконання не є функцією, що виконується самостійно. Це частина уп­равлінської діяльності, а його реалізація — невід'ємний елемент стилю організаційного керівництва.

Для підвищення виконавської дисципліни керівники органів нормативними актами МВС зобов'язані:

з поліпшити якість підготовки рішень, що приймаються;

о викорінити з практики повторне видання з одних і тих же питань наказів, постанов чи інших актів;

О підвищити культуру підготовки та оформлення службових документів;

о постійно аналізувати практику направлення на місця документів, завдань, дору­чень та їх якість з обговоренням результатів на засіданнях колегій чи оперативних на­рад.

2. Організація контролю за строками виконання документів

Обов'язковими засобами економії та наукової організації роботи в управлінському апараті є правильна постановка контролю за виконанням розпорядчих документів, за використанням у роботі наявної інформації.

У діловодстві контролюються всі документи, що реєструються структурою. На конт­роль беруться документи, які потребують виконання певних дій.

З метою забезпечення своєчасного і якісного виконання документів дія контролю включає доведення до виконавця документа або доручення, безпосередню перевірку і регулювання ходу виконання, облік та узагальнення наслідків виконання й інформу­вання про це керівництва.

В апараті МВС України встановлюється обов'язковий контроль за виконням: доку­ментів, які надійшли від Президента України та його Адміністрації, вищих органів дер­жавної влади й управління, народних депутатів України, прокуратури, судових органів, доручень міністрів і його заступників щодо цих документів; рішень колегії й нарад кері­вництва, а також документів, які відбивають найбільш важливі питання службової діяльності. В інших випадках обов'язковий контроль встановлюється за вказівкою керів­ництва.

У ГУВС, УВС, УВСТ, міськрайлінорганах, навчальних закладах, інших підрозділах, установах, організаціях МВС України встановлюється контроль за термінами виконан­ня документів, які надійшли з вищих органів внутрішніх справ, органів державної влади й управління, від народних депутатів, з прокуратури й судових органів, а в інших випад­ках — за вказівкою керівництва.

Організація роботи з контролю за своєчасним виконанням документів покладається на управління справами, секретаріати, канцелярії або спеціально уповноважених праців­ників.

Організація роботи з контролю за своєчасним виконанням доручень керівництва щодо шифротелеграм покладається на другий спеціальний відділ МВС України та його підрозділи на місцях.

Організація роботи з контролю за своєчасним виконанням доручень керівництва щодо публікацій і повідомлень у засобах масової інформації покладається на Центр громадсь­ких зв'язків МВС України та його підрозділи на місцях.

Працівник, якому доручено здійснювати контроль і перевірку виконання доручень, зобов'язаний:

встановити у відповідному підрозділі контакт із керівниками секретаріату і кон­кретним виконавцем;

О мати оперативну інформацію про хід виконання доручення, вжити відповідних за­ходів щодо забезпечення своєчасного подання підрозділами матеріалів для доповіді ке­рівництву;

о за неможливості виконання доручення до встановленого терміну затребувати по­дання від підрозділу-виконавця мотивованого рапорту про продовження строку не пізніше як за три дні до закінчення терміну виконання.

Персональну відповідальність за стан виконавської дисципліни несуть керівники оргаШїГТалЗГструктурних підрозділів.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документҐ(наказі, рішенні колегії, вказівці тощо), а також особи, зазначені в резолюції керівника, безпосередні виконавці.

Якщо виконання документа доручено кільк9М виконавцям, без зазначення, на кого конкретно покладено відповідальність за виконання, то відповідальним за організацію виконання є виконавець, який у резолюції зазначений першим. Усі інші виконавці також відповідальні за своєчасність і якість виконання документа. Вони зобов'язані на вимогу особи, відповідальної за організацію виконання (відповідальний за виконання), брати участь у опрацюванні питання, надавати в зазначений термін необхідні матеріали (про­екти документів, довідки, відомості тощо).

Контроль за одержанням відповідей на запити, надіслані до установ, організацій, підлеглих органів внутрішніх справ, здійснюється безпосередніми виконавцями запитів.

На кожний документ, виконання якого контролюється, заповнюються дві контрольні картки, а на документі проставляється штамп:

«Взято на контроль термін виконання «- » -,

після чого документ разом з контрольною карткою передається для виконання до відпо­відного підрозділу. Додатковий примірник контрольної картки вміщується до конт­рольної картотеки.

Якщо документ надійшов до органу із затримкою і терміни виконання доручень ми­нули або явно недостатні, то керівник служби, на яку покладається організація виконан­ня документа, забезпечує домовленість з контрольними підрозділами організацій, які надіслали документ, про зміну терміну виконання документа.

Термін виконання документів установлюється відповідним керівником. Якщо в резо­люції є слово тшєрмїново», термін виконання встановлюється не більше трьох діб. За відсутності в резолюції дати виконання документ виконується в термін, зазначений без­посередньо в ньому. В інших випадках документ повинен бути виконаний не пізніше як у місячний термін.

Доручення Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, Прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України повинні виконуватися не дов­ше ІОробочих днів, якщо в них не визначено іншого терміну виконання.

Орган, до якого надійшов депутатський запит, зобов'язаний дати офіційну письмову відповідь не пізніше як у 7-денний термін чи інший, встановлений Верховною Радою.

Орган, до якого надійшло депутатське звернення, зобов'язаний розглянути його і дати офіційну відповідь народному депутатові України не пізніше 10 днів з часу одержання.

Якщо розгляд звернення з об'єктивних причин не може бути проведений у зазначе­ний термін, необхідно повідомити про це депутата офіційним листом з викладенням мотивів продовження терміну розгляду.

Зразок

Контрольна картка

Підлягає поверненню до.

(назва підрозділу)

. з позначкою про зняття з контролю

Контрольна картка № Термін виконання.

Служба-виконавець_

Виконавець, телефон Дозволяю зняти з контролю

Підпис

(підпис)

Дата_

Звідки надійшов документ:

Вихідний № від _

Вхідний № від _

Вид документа Короткий зміст

Резолюції:.

Результати виконання:

Вих. № від. Підписав:

Причина порушення терміну_