6. Цифрова інформація. Правила її оформлення

У ділових паперах правоохоронних органів постійно доводиться мати справу зі знач­ною кількістю числових назв. Вони вимагають спеціального оформлення. При складанні документів слід пам'ятати правила запису цифрової інформації:

к 1. Простий кількісний числівник, який називає однозначне число (без вказівки на

одиницю вимірювання), записується словом, а не цифрою. Наприклад: Комісія у складі трьох слухачів...; за скоєння злочину затримано чотирьох громадян, але вилучено 2 кг ма­кової соломки, 5 л спирту.

2. Простий числівник на позначення часових меж записується словом: за два місяці до закінчення семестру; роботу виконано за три дні.

Запис дат передбачає два випадки: з 1 вересня 2001 р. і з 01.09.01.

3. Складні й складені числівники записуються цифрами (крім випадків, коли ними починається речення).

Наприклад: Протягом доби на території України зареєстровано 342 випадки зло­чинів, з них — 14 вбивств, 32 пограбування, 102 хуліганства та інші злочини. Двадцять два браконьєри було затримано під час рейду. — Під час рейду було затримано 22 бра­коньєри.

Слід пам'ятати:

1. Загальноприйняті скорочення вживаються при переліку і посиланнях поряд з цифрами: 1 млн., 50 см, 26 кг.

2. Географічні та топографічні поняття скорочують тільки перед слова­ми, до яких вони відносяться. Наприклад: м. Київ, вул. Солом'янська, затока

р. Дніпро, пл. Перемоги тощо.

КОНТРОЛЬНІ ЗАВДАННЯ

3. Слово «рік» скорочується тільки при цифрах. Наприклад: 1999р., на позначення періоду часу пишуть 1995—1999 рр., якщо ж між роками є прийменник «по» , тоді слід писати: з 1995р. по 1999р.

4. При обчисленні часу в документах пишуть: 20 год. або 20-00, 7 год. 45 хв. або 7-45, слова «ранок», «день», «вечір» не вживаються.

5. Скорочені назви марок машин, літаків, що складаються з окремих бук-вених чи змішаних індексів, пишуться без лапок великими літерами: ГАЗ-51, ВАЗ-69, АН-150.

6. Запис порядкових числівників відрізняється від кількісних: а) вводять­ся в текст з відмінковим закінченням: курсант 3-го курсу; засуджено до 3-х років позбавлення волі; б) при перерахуванні закінчення вживається лише один раз: курсанти 1, 2, 3-го курсів.

7. Приблизна кількість відтворюється за допомогою слів понад, до, більш, менш: до вересня 1999р., понад мільйон гривень було вилучено...

8. Складні слова, де перша частина позначається цифрою, записуються за зразком: 15-річні злочинці, 50-кілометрова відстань, 20-літній юнак.

1. Якими мають бути мова і стиль службового документа?

2. Що таке стиль? Які стилі української літературної мови ви знаєте?

3. Які потреби суспільства задовольняє офіційно-діловий стиль?

4. Які різновиди має офіційно-діловий стиль? Що ви знаєте про них. Назвіть документи, які властиві цим підстилям.

5. Які особливості писемної форми мовлення порівняно з усною?

6. Що таке кліше? Які види кліше ви знаєте? Напишіть по 10 прикладів кожного виду кліше.

7. Що таке текст як елемент документа? Якими є вимоги до тексту документа?

8. Назвіть типи текстів, наведіть приклади до кожного виду.

9. Які види текстів застосовуються при укладанні документів?

10. Що являє собою текст-розповідь? Наведіть приклади документів, де використовувалася б розповідь.

11. Що таке текст-опис? Опишіть кімнату, в якій ви знаходитесь.

12. Які помилки найчастіше трапляються в документах?

13. Які труднощі виникають при складанні документів у доборі граматичної форми?

14. Які труднощі викликає прийменник по у перекладі з російської на українську мову? Запишіть кілька прикладів словосполучень російською мовою з прийменником

по і перекладіть їх українською мовою.

15. Що ви знаєте про графічні скорочення? Запишіть 20 графічних скорочень.

16. Що таке абревіатура? Які види абревіатур ви знаєте?

17. Назвіть вимоги до скорочування слів у документах.

18. Які правила цифрової інформації ви знаєте? Які з них слід пам'ятати щодо оформлення цифрової інформації в документах.

ПРАКТИЧНІ ЗАВДАННЯ

1. Напишіть по десять абревіатур на кожен вид: а) ініціальні; б) складові; в) змішані.

2. Напишіть по два речення на кожен вид правил цифрової інформації.

3. Подані іменники поставте в родовому відмінку однини: ворог, народ, кордон, комісар, метр, рік, вівторок, бій, відмінок, документ, стіл, акт, лист, інститут, відділ, Буг, Байкал, факультет, телефон, протокол, світ, гімн, оркестр, прапор, мітинг, марш, мікрофон, термін, факт, офіцер, ректор, плац, план, апарат, стіл, парад, випуск, мікрофон,

4. Напишіть свої приклади іменників чоловічого роду другої відміни однини у родо­вому відмінку.

ЛІТЕРАТУРА

1. Дунаевский О.В. Современная условная речь. — М., 1987.

2. Розенталь Д.Е. Словарь-справочник лингвистических терминов. — М., 1991.

3. Коваль А.П. Ділове спілкування. — К., 1992.

4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. — М., 1998.

5. Нелюба А. Теорія і практика ділової мови. — Харків, 1997.

6. Нелюба А. Сучасна українська ділова мова. — Харків, 1994.

7. Пономарів О.Д.Стилістика сучасної української мови. — К., 1993.

8. Словник юридичних термінів /Укл.: Андерш Й., Красницька А. та ін. — К„ 1994.

9. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / За ред. Бибик С.П., Михно І.Л., Пустовіт Л.О. та ін. — К., 1997

10. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. — К., 1997.

11. Гладіна Г.І., Сеніна В.К. Питання мовленнєвої культури та стилістики. — К, 1997.