3. Текст як головний елемент документа. Типи та вили текстів

Текст — це головний елемент службового документа, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на три, логічно пов'язаних між собою частини: вступ, основна ча­стина (доказ), закінчення.

У вступній частині зазначається причина написання документа.

В основній — викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування.

У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ, пропозиція, згода, відмова, прохання тощо. Усі вимоги, що ставляться перед документом, реалізуються че­рез текст ділових паперів.

Типи текстів

Текст документа може бути оформлений графічно, пунктуаційно, за способом синтак­сичної організації мови. За названими ознаками оформлення виділяють такі типи текстів:

1. Традиційний лінійний запис зв'язної мови (текст рапорта): Прошу надати відпуст­ку заГсімейніши обставинами з... по ...

2. Трафарет — це традиційний лінійний запис, але з пропусками, які заповнюються

пізніше (текст довідки).

3. Анкета — текст, розташований вертикально у вигляді «запитання» — «відповідь»:

Прізвище_ їм 'я.

По батькові_ Рік народження. Місце народження, Національність_ Освіта _ Місце роботи, Посада_ Сімейний стан,

4-ЛТаблиця — зміст подається в цифровій чи словесній формі й викладений у рубри­ках вертикальної та горизонтальної площини (текст до залікової книжки).

5. Комбінований — сполучення різнотекстових елементів (довідкова картка правопо­рушника).

Дотримання норм офіційно-ділової документації, знання її складників допоможуть співробітнику ОВС успішно виконувати свої функціональні обов'язки, а значить, і до­сягти успіхів у службі.

Види текстів

Залежно від змісту і будови текст та його частини поділяють на смислові типи, які застосовують при складанні документів. їх розрізняють як розповідь, опис, роздум. ' Розповідь — це повідомлення про події, явища, факти в їх хронологічній послідов­ності, що розгортаються в часі з певними обставинами, за яких вони відбулися. Можливі версії та гіпотези подій.

Послідовність викладу в розповіді підпорядковується найчастіше зовнішньому, хро­нологічному принципу, а не внутрішньому, причиново-наслідковому. Відступ від цього принципу можливий лише тоді, коли необхідно підкреслити залежність роз'єднаних у часі, але внутрішньо пов'язаних подій.

Розповідь має такі різновиди: оповідання, повідомлення, відповідь, перелік, найме­нування, оголошення.

До документів такого типу належать: указ, автобіографія, наказ, звіт, рапорт, по­відомлення тощо.

улОсь зразок розповіді.

Повітряна міліція

З метою запобігання випадкам захоплення злочинцями пасажирських літаків, скоєн­ня терористичних актів на повітряному транспорті, розкриття злочинів та підтримки на­лежного громадського порядку на об'єктах цивільної авіації наказом міністра МВС СРСР від 13 жовтня 1971 р. була створена міліція на повітряному транспорті.

В Україні підрозділи повітряної міліції були створені майже в усіх великих аеропор­тах: Борисполі, Жулянах (Київ), Львові, Сімферополі, Одесі, Харкові, Донецьку, Дніпро­петровську.

У цей період основним завданням повітряної міліції було забезпечення безпеки по­льотів літаків цивільної авіації, у зв'язку з чим кожен пасажирський літак супроводжував працівник повітряної міліції, який був належним чином екіпірований і підготовлений до будь-яких несподіванок у повітрі, пов'язаних із злочинними посяганнями на пасажирів та членів екіпажу.

Пізніше, згідно з наказом міністра МВС СРСР від 28 червня 1975 р., до обов'язків повітряної міліції додатково увійшов огляд ручної поклажі та багажу.

Головним принципом діяльності повітряної міліції тепер стало гасло: «Забезпечення безпеки польотів починається з землі».

Керівництвом УМВС на транспорті провадиться подальша робота щодо підвищення престижу транспортної міліції, формування у громадськості позитивного образу праців­ника міліції, поглиблення довіри до нього, посилення позитивного сприйняття лінійних відділів у портах і аеропортах як гаранта правопорядку і громадської безпеки.

( «Дорогою честі», 1999. — Громадсько-політ. видання, стор. 185.)

Опис — це висловлювання про певні ознаки, властивості предмета чи явища. В описі дасться характеристика людей, предметів, явищ природи шляхом перелічення їх голов­них, суттєвих ознак. Найголовніше в описі — дати точне або яскраве уявлення про пред­мет мовлення.

В документі описується місце скоєння злочину, предмети, приміщення, зовнішність злочинця з детальним переліком властивостей і з підтвердженням особливих прикмет. Опис потребує абсолютно точних, беземоційних, відповідних істині іменників та прикметників.

До документів такого типу належать: протокол опису місця скоєння злочину, порт­ретна характеристика людини, службова характеристика тощо.

у^ЛНаведемо зразок опису.

У Подільському районі м.Києва біля будинку №10-а по проспекту Правди було скоє­но замах на заступника начальника управління Державного департаменту ветеринарної медицини 42-річного Миколу П.

Близько восьмої години ранку, коли він виходив з під'їзду свого будинку, невідомий вистрелив з вогнепальної зброї і поранив його. Злочинець із місця пригоди зник. Держ-службовця було доставлено до лікарні з наскрізним вогнепальним пораненням у голову і шию, стан його здоров'я в даний час задовільний.

За даними правоохоронних органів, злочинцю приблизно 20 — 22 роки, зріст 165— 174 см, обличчя худорляве, вуха невеликі, відстовбурчені, волосся темне. Одягнений у .спортивний костюм темно-синього кольору, на голові кепка коричневого кольору з вели­ким козирком.

Тих, хто має якусь інформацію про злочинця, прохання повідомити за телефоном 02.

Міркування (роздум) — це висловлювання про причини якостей, ознак, подій; спосіб викладу, за якого логічно-послідовний ряд визначень, суджень і висновків розкриває внутрішній зв'язок явищ, доводить певне положення через причиново-наслідкові зв'яз­ки, через зіставлення, порівняння, розкриття змісту цих зв'язків. У міркуваннях найчасті­ше щось доводиться; саме тут втілюється така логічна форма думки, як доказ. По­>, слідовність викладу визначається побудовою конкретного доказу — дедуктивного або індуктивного.

Текст роздуму складається з трьох частин:

о тези, основного твердження, чітко сформульованої думки;

о доказів, аргументів, що підтверджують висунуту тезу;

о висновок, що випливає з доказів (узагальнення).

Роздуми бувають різні: індуктивні і дедуктивні; роздум-твердження, роздум-спрос-тування, заперечення, роздум із прямими доказами, роздум з доказом від протилежного. \До_документів такого типу відносимо акти, звіти тощо.

Найважливіша вимога, яка ставиться до викладу матеріалу в будь-якому документі, є те, що виклад повинен вестись за чітко продуманим планом. Тому при підготовці склад­ного за змістом документа має бути добре продумана його логічна структура. А оскіль­ки головною складовою частиною будь-якого документа є виклад його мети, то це і є основний елемент логічної побудови змісту всього документа. Діловий документ пови­нен бути насамперед переконливим, а переконливість будь-якого документа — це його 1-дбказовість.

Значення багатьох видів документів прямо залежить від того, наскільки повно пред­ставлений у них фактичний матеріал. Повнота відомостей, всебічний розгляд проблем, урахування всіх фактів особливо важливі в документах, на підставі яких розв'язуються практичні питання, різноманітні конфліктні ситуації.

Отже, послідовність викладу, співмірність частин, продуманість переходів, добір фактів, точність аргументів — усе це дає можливість глибше розкрити тему документа, виділити в ньому головне, відтінити деталі. Загалом невисока стандартизація цих доку­ментів компенсується чіткістю, точністю, суворою логічністю викладу, його смисловою і словесною адекватністю.

щт

ТИПОВІ ПОМИЛКИ У ДОКУМЕНТАХ

Сучасний діловий документ вимагає від працівників ОВС знання і дотримання усіх вимог щодо його укладання. Але в процесі роботи дуже часто трапляються помилки. Для правильності в користуванні, запобіганні та виправленні помилок треба пам'ятати, і що кожна помилка — це насамперед порушення якоїсь мовної норми.

Оскільки існують норми слововживання, граматичні, стилістичні, орфографічні й ( пунктуаційні, то й помилки в документі відповідають цим нормам.

У писемному діловому мовленні, тобто в документі, трапляються такі типові помилки: І

1. У змісті. Тема розкрита неповно; про щось сказано недостатньо; у тексті щось зай- І ЕЄ; перекручені факти чи події; не проведена основна думка; матеріал не зовсім відпові- | Дає певній думці; нема послідовності у викладі думки.

2. Мовленнєві помилки (лексичні, фразеологічні, стилістичні).

Слово, вжите в іншому значенні; ужите зайве слово; невиправдані повторення слова чи однакових за структурою речень; неправильно поєднуються слова за змістом; ужито мовні засоби, що не відповідають стилю і задуму висловлювання, описуваному часу; суржики, русизми, неправильно вжиті фразеологізми.

3. Граматичні помилки (морфологічні, синтаксичні). Неправильно утворені слова; і слово, вжите в іншій формі; неправильно побудоване речення.

4. Пунктуаційні помилки. Неправильно розставлені розділові знаки. Від того, яке місце займає кома в реченні, може залежати життя людини. Від правильності розділових знаків | залежить побудова та вираження інформації в документі.

При складанні документів часом виникають труднощі не лише в доборі потрібних : слів, а й відповідної граматичної форми. Найчастіше виникає сумнів щодо використання Ч^лроду іменників, коли це стосується назви осіб за професією.

Наприклад: слідчий — слідча, курсант — курсантка, викладач — викладачка.

Офіційні назви посад, професій, звань — іменники чоловічого роду. Залежні слова від найменування професій узгоджуються у формі чоловічого роду. Використання імен­ників жіночого роду — назв осіб за професією та родом занять — повинно диференцію­ватись щодо різних стильових особливостей нашої мови.

В науковому та офіційно-діловому стилях іменники жіночого роду на означення про­фесії та звання вживаються рідко, адже цим стилям властиві точність, стійкі традиції у використанні слів та словосполучень.

Наприклад : науковий співробітник майор міліції Савенко Тамара Іванівна, прокурор Залізничного району полковник міліції Красюк Катерина Віталіївна.

Коли ж після таких словосполучень на позначення жіночого роду стоїть дієслово, то воно узгоджується з прізвищем і вживається у формі жіночого роду.

Наприклад : Старший інспектор карного розшуку підполковник міліції Ткачук відпо­відала на наші запитання чітко, грамотно, впевнено. Експерт-криміналіст Мусієнко вка­зала на недоліки в роботі лаборанта Майбороди Наталки.

Чимало помилок у ділових документах трапляється у вживанні давального відмінка іменників, які мають паралельні закінчення (-у, -ові, -ю, -евї).

Наприклад: ректору (-ові), секретарю (-евї), начальнику (-ові), лікарю (-евї). У діловому мовленні прийнято вживати коротку форму із закінченням -у.

Закінчення -у,-ю природніше вживати зі стилістичною метою для запобігання повто­рюваних співзвуч, коли поряд стоїть кілька іменників у давальному відмінку.

Наприклад: Нагороду вручено заслуженому доктору юридичних наук професору П. ТІ. Михайленку.

Трапляються помилки і при вживанні родового відмінка однини іменників чоловічо­го роду, де одні мають закінчення -а, -я, інші у, -ю. Наприклад: документа, мону­мента, відмінка, терміна, прапора, акта; закону, факультету, протоколу, принципу, гімну тощо.

Щодо вживання прикметників, то тут можуть виникнути труднощі у використанні ступенів порівняння, оскільки в діловому мовленні частіше вживані аналітичні форми.

Наприклад: вичерпна відповідь, більш вичерпна відповідь, найбільш вичерпна відповідь.

Ділові документи вимагають максимальної стислості й точності передачі інформації. Будь-які відступи від правил викладу змісту спричиняють серйозні помилки. Особливо уважним треба бути до дієслів, що можуть керувати різними відмінками.

Найчастіше помилки бувають у тих випадках, коли при дієсловах, які керують різни­ми відмінками, вживається спільний додаток різної форми.

Наприклад: Інформувати про підсумки змагань, повідомляти підсумки змагань тощо.

Поширеними є помилки в стійких словосполученнях, викликані змінами окремих слів.

Наприклад: Довести для відома всіх співробітників ('замість: Довести до відома всіх співробітників).

Не однакових відмінкових форм вимагають одні й ті самі дієслова в російській та українській мовах.

Наприклад: українське — підготуватися ( до чого?), дякувати (кому?)

російське— подготовиться ( кчему?), благодарить (кого?)

Складним є використання прийменників для, на. Щоб уникнути помилок, необхідно використовувати прийменник на, коли йдеться про сферу вживання.

Наприклад: Виділити кошти на ремонт академії, але не: Виділити кошти для ре­монту академії.

Прийменник для вживається тоді, коли слід підкреслити мету дії. Наприклад: Виділити кошти для придбання посібників. Прийменник проти вживається в діловому документі при порівнянні. Наприклад: Кількість злочинів у місті Києві зросла в два рази проти 1995 року. Прийменники завдяки, всупереч вимагають давального відмінка.

Наприклад: завдяки сумлінній праці, завдяки заходам, що відбулися, всупереч про­гнозам показники перевиконані на... тощо.

Перекладаючи з російської на українську мову, слід бути уважним саме в роботі з усталеними прийменниковими та безприйменниковими конструкціями.

Наприклад:

Російською мовою	Українською мовою
Ввести в состав	ввести до складу
по учебной работе	з навчальної роботи
поставить в пример	поставити за приклад
по всем правилам	за всіма правилами
принять во внимание	взяти до уваги
принять к сведению	взяти до відома
в адрес	на адресу
вступать в должность	ставати на посаду
в знак уважения	на знак поваги
в рассрочку	в розстрочку, на оплату
звонить в мииистерство	телефонувати до міністерства
в состав вошли	до складу ввійшли
в порядке исключения	як виняток
в одиннадцать часов	об одинадцятій годині
в случае необходимости	у разі необхідності, за необхідності
с марта по июль	з березня по липень
в защиту	на захист
на протяжении дня	протягом дня
на следующий день	наступного дня
на протяжении недели	протягом тижня
в его пользу	на його користь
согласно приказу	згідно з наказом

Грамотність мовлення значною мірою залежить від правильно вибраного приймен­ника, який пов'язує слова у словосполучення. Для ділового документа важливе правиль­не вживання прийменника по, особливо тоді, коли йдеться про переклад тексту з росій­ської на українську мову.

Надмірне використання прийменника по в документах — поширена помилка сучас­ного ділового мовлення. Очевидно, вона спричинена впливом російської мови, де цей прийменник дуже продуктивний. Але в українській мові він перекладається рядом прий­менникових конструкцій. Для цього розглянемо приклади словосполучень.

Російською мовою	Українською мовою
по —	-по
приказ по академии	наказ по академії
дежурний по отделу	черговий по відділу
коллега по работе	колега по роботі
продвижение по службе	просування по службі
отдел по работе с личньїм составом	відділ по роботі з особовим складом
по —	— 3
по слухам (известно)	з чуток (відомо)
по вине руководства	з вини керівництва
лекции по праву	лекції з права
по истечении времени	з плином часу
по вопросу распределения	' з питання розподілу
по случаю празднования	з нагоди святкування
по инициативе	з ініціативи
по непредвиденньїм обстоятельствам	з непередбачуваних обставин
правила по технике безопасности	правила з техніки безпеки
по техническим причинам	з технічних причин
по —	за
по приказу	за наказом
по указанию	за вказівкою
по списку	за списком
по правилам	за правилами
по сведениям	за даними, за відомостями
по зову сердца	за покликом серця
мягкий по характеру	м 'який за вдачею
по итогам	за підсумками
по семейньїм обстоятельствам	за сімейними обставинами
по собственному желанию	за власним бажанням
по совместительству	за сумісництвом
по определению суда	за ухвалою суду
по обоюдному согласию	за обопільною згодою
по имеюіцимся сведениям	за наявними даними
по	на
називать по имени	називати на ім 'я
по приглашению	на запрошення
по требованию	на вимогу
по заказу	на замовлення
по просьбе	на прохання
по вашему усмотрению	на ваш розсуд
проживать по улице	мешкати на вулиці
по — для
курси по изучению язика	курси для вивчення мови
комиссия по составлению актов	комісія для складання актів

ответчик по делу

прийти по делу

по всем направлениям

по праздничньгм дням

по направлению к городу

по делам служби

по

по вьіходньїм дням

по истечении срока по окончании по получении по распределении

по -

по небрежности

по непригодности

по недоразумению

по неосторожности

по

документи по проверке младший по званию оценить по достоинству по ошибке

отправить по почте говорить по душам позвонить по телефону по факсу

по ньтешним временам

по

с 06.10.99 по 06.10.01

пришлось по вкусу

предложения по улучшению

приказ по личному составу

инструкция по использованию

мероприятия по дальнейшему усил.ению

задание не по силам

прения по докладу

добрий по природе

действовать по обстоятельствам

У (в)

відповідач у справі прийти у справі у всіх напрямках у святкові дні у напрямку до міста у службових справах у вихідні дні після

після закінчення строку після закінчення після отримання після розподілу

через

через недбалість через непридатність через непорозуміння через необачність

(випадний)

документи перевірки молодший званням оцінити належно помилково

надіслати поштою говорити щиро, відверто зателефонувати факсом в наш час до (щодо)

з 06.10.99 до 06.10.01

припало до смаку пропозиції щодо поліпшення наказ щодо особового складу інструкція щодо використання заходи щодо (до) подальшого посилення завдання не під силу дебати щодо доповіді добрий від природи діяти залежно від обставин

При перекладі російських дієприкметників (причастий) слід пам'ятати, що в ук­раїнській мові немає дієприкметників із суфіксами -вш-, -уч-, -юч-: пишучий, склавший, підписавший тощо. За потреби перекладу слід користуватися такими формами : подпи­савшийся — той, що підписався; спожившаяся ситуация — ситуація, що склалась; следова-тєль, составивший протокол — слідчий, що склав протокол; чемодан, собранний по трево­ге — валіза, яка зібрана по тривозі.