57. Управление проектами. Типы проектов, жизненный цикл и структура проекта

Проект - это ограниченное во времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией.

Общие признаки проектов:

1. они направлены на достижение конкретных целей;

2. они включают в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий;

3.они имеют ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом;

4. они в определенной степени неповторимы и уникальны.

Управление проектом - это планирование, координация и контроль работ по проекту для достижения его целей в рамках заданного бюджета и сроков, с надлежащим качеством

Именно эти три момента: время, бюджет и качество работ находятся под постоянным вниманием руководителя проекта. Их также можно назвать основными ограничениями, накладываемыми на проект. Под управлением  проектом подразумевается деятельность, направленная на реализацию  проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, денежным средствам (и ресурсам), а также качеству конечных результатов проекта (документированных, например, в техническом задании).

Для того чтобы справиться с ограничениями по времени используются методы построения и контроля календарных графиков работ. Для управления денежными ограничениями используются методы формирования финансового плана (бюджета) проекта и, по мере выполнения работ, соблюдение бюджета отслеживается, с тем, чтобы не дать затратам выйти из под контроля. Для выполнения работ требуется их ресурсное обеспечение и существуют специальные методы управления человеческими и материальными ресурсами (например, матрица ответственности, диаграммы загрузки ресурсов).

Из трех основных ограничений труднее всего контролировать ограничения по заданным результатам проекта. Проблема заключается в том, что задания часто трудно и формулировать, и контролировать. Для решения данных проблем используются, в частности, методы управления качеством работ.

При определении содержания проекта учитываются 2 элемента: содержание продукта проекта (включает цели, результаты проекта, их определение и описание) и содержание работ проекта. Методы структуризации проекта: 1. сверху вниз (определяют общие задачи, затем детализация), 2. снизу вверх (частные задачи – их объединение)

Жизненный цикл проекта.

Стадии жизненного цикла проекта могут различаться в зависимости от сферы деятельности и принятой системы организации работ.

Понятие жизненного цикла проекта является одним из важнейших для менеджера, поскольку именно текущая стадия определяет задачи и виды деятельности менеджера, используемые методики и инструментальные средства.

Жизненный цикл проекта используется:

• Для определения начала и конца проекта;

• Для исследования целесообразности проекта;

• Для выявления связующих видов деятельности, которые необходимы после завершения проекта для использования полученных результатов;

• Для определения того, что должно быть сделано на каждой фазе проекта (цели - продукты).

Деление проекта на фазы, их набор и последовательность определяются нуждами контроля исполняющей организации.

Типичный жизненный цикл проекта, как видно на рис., состоит из четырех фаз:

 Начальная фаза (концепция).

 Фаза разработки.

 Фаза реализации.

 Фаза завершения.

   

Каждая фаза, как правило, заканчивается созданием одного или нескольких промежуточного продуктов.

Например, фаза концепции может завершаться написанием и последующим утверждением отчета о проведенном обследовании, фаза проектирования может быть завершена сборкой и утверждением опытного экземпляра нового изделия (прототипа) и т.д.

Достаточно часто возможно параллельное выполнение работ разных фаз, что вызывает перекрытие фаз и сокращение продолжительности проекта в целом.

Фаза концепции посвящена разработке концепции проекта и включает в себя:

• Сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование).

Выявление потребности в изменениях (в проекте).

• Определение проекта:

ü  цели, задачи, результаты;

ü  основные требования, ограничительные условия, критерии;

ü  уровень риска;

ü  окружение проекта, потенциальные участники;

ü  требуемое время, ресурсы, средства и др.

• Определение и сравнительная оценка альтернатив.

• Представление предложений, их апробация и экспертиза.

• Утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

В фазе разработки разрабатываются основные компоненты проекта, и осуществляется подготовка к его реализации.

Основные работы этой фазы:

1. Назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь ключевых членов команды.

Установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельца проекта, других ключевых участников.

2. Развитие концепции и разработка основного содержания проекта:

конечный результат(ы) и продукт(ы), стандарты качества, структура проекта, основные работы, требуемые ресурсы.

3.Структурное планирование, в т.ч.:

 декомпозиция проекта, календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения, смета и бюджет проекта, потребность в ресурсах, процедуры УП и техника контроля, определение и распределение рисков.

4.Организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями.

5.Организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту.

6.Представление проектной разработки.

7. Получение одобрения на продолжение работ по проекту.

В фазе реализации выполняются основные работы, необходимые для достижения проекта.

Данная фаза включает в себя:

1. Организацию и проведение торгов, заключение контрактов

2. Полный ввод в действие разработанной системы УП.

3. Организацию выполнения работ.

4. Ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта.

5. Ввод в действие системы стимулирования (участников) проекта.

6. Детальное проектирование и технические спецификации.

7. Оперативное планирование работ.

8. Установление системы информационного контроля за ходом работ.

9. Организацию и управление материально-техническим обеспечением работ, в т.ч. запасами, закупками.

10. Выполнение работ, предусмотренных проектом (в т.ч. производство строительно - монтажных и пуско-наладочных работ).

11. Руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:

a. ход работ, их темпы, b. качество работ и проекта, c. продолжительность и сроки, d. стоимость и другие показатели.

12. Решение возникающих проблем и задач.

В завершающей фазе (или фазе окончания) проекта достигаются конечные цели проекта, подводятся итоги, разрешаются конфликты и проводится закрытие проекта. Основные работы этой фазы:

ü  Планирование процесса завершения.

ü  Эксплуатационные испытания окончательного продукта(ов) проекта.

ü  Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.

ü  Подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.

ü  Оценка результатов проекта и подведение итогов.

ü  Подготовка итоговых документов.

ü  Закрытие работ и проекта.

ü  Разрешение конфликтных ситуаций.

ü  Реализация оставшихся ресурсов.

ü  Накопление фактических и опытных данных для последующих проектов.

ü  Расформирование команды проекта.

Цель завершающих операций при выполнении проекта заключается в том, чтобы повысить эффективность работы или отдачу от капиталовложений для следующего проекта, внося на основе как позитивного, так и негативного опыта выполненного проекта изменения в организационную и техническую системы управления проектом, изменив структуру организации, схему финансирования и поставок, или, разработав более эффективный стиль управления.

Классификация проектов.

Выделены следующие основания классификации проектов.

По составу и структуре проекта и его предметной области:

• монопроект – отдельный проект различного типа, вида и масштаба;

• мультипроект – комплексный проект или программа, состоящая из ряда монопроектов и требующая применения мультипроектного управления;

• мегапроект – целевые программы развития регионов, отраслей и других образований, включающие в свой состав ряд моно- и мультипроектов. 

По основным сферам деятельности в которых осуществляется проект:

• социальные проекты;

• экономические проекты;

• организационные проекты;

• технические проекты;

• смешанные проекты. Сложные проекты, включающие под проекты и элементы различных типов проектов.

По характеру предметной области проекта:

• учебно-образовательные проекты;

• проекты исследования и развития;

• инновационные проекты. К ним относятся любые типы проектов, где главная цель – разработка и применение инноваций: новых технологий, ноу-хау и других нововведений, обеспечивающих развитие различных систем технологических, экономических, производственных, социальных и др.

• инвестиционные проекты. К ним обычно относят проекты, в которых главной целью является создание или реновация основных фондов, которые требуют вложений инвестиций;

• комбинированные проекты, комбинация различных видов проектов.

По продолжительности периода осуществления проекта:

• краткосрочные (до 3 лет);

• среднесрочные (от 3 до 5 лет);

• долгосрочные (свыше 5 лет).

По степени сложности:

• простые;

• сложные;

• очень сложные.

По размерам самого проекта, количеству участников и степени влияния проекта на окружающий мир:

• мелкие;

• средние;

• крупные;

• очень крупные.

Это разделение проектов весьма условное. Можно рассматривать масштабы проектов в более конкретной форме – межгосударственные, международные, национальные, межрегиональные и региональные, межотраслевые и отраслевые, ведомственные, корпоративные.

Структура проекта представляет собой стройную ие­рархическую декомпозицию проекта на составные части, необходимые и доста­точные для эффективного планирования и контроля реализации проекта. На рис. 1 приведена общая схема структурной декомпозиции проекта (структурная модель проекта).

Структура проекта должна удовлетворять следующим требованиям:

1. Совокупность элементов каждого уровня иерархии декомпозиции проекта должна представлять весь проект. Уровни декомпозиции различаются между собой степенью детализации.

2. Исходя из первого требования суммарное значение характеристик проекта (объемы работ, стоимость, потребляемые ресурсы, количе­ство исполнителей и др.) на каждом уровне структуры проекта должны совпадать.

3.  Нижний уровень декомпозиции проекта должен содержать такие элементы работ, на основе которых могут быть определены количе­ственные значения характеристик работ, необходимые и достаточ­ные для оперативного управления проектом.

Принципы декомпозиции проекта. Структура проекта или, точнее, струк­турная модель (схема) проекта может иметь различную степень детализации и отражать различные аспекты проекта.

Принципами декомпозиции могут служить:

■     компоненты объекта (товара, услуги), получаемого в результате   реа­лизации проекта;

■     процессные или функциональные элементы деятельности организа­ции, реализующей проект;

■     этапы жизненного цикла проекта, его основные фазы;

■     подразделения организационной структуры организации, выполняю­щей проект;

■     географическое   размещение   для   пространственно   распределенных

проектов. На практике при построении структурных моделей часто используют од­новременно несколько принципов декомпозиции.

Вне зависимости от выбранного принципа декомпозиции существуют не­которые общие правила построения структурной схемы проекта.

1. Нижний уровень иерархической декомпозиции проекта содержит са­мый подробный перечень работ проекта. Нижние уровни иерархических струк­тур проекта независимо от принципа декомпозиции проекта совпадают между собой, в противном случае это означает, что проект не полностью представлен своими работами или представлен избыточными работами, которые не входят в состав проекта.

2. Нет строгой регламентации по числу уровней иерархии структуры проекта. Число уровней обычно колеблется в пределах от 6 до 8 в зависимости от сложности, масштабов проекта и других его характеристик.

3. Верхние уровни структурной декомпозиции работ проекта ориентиро­ваны на результаты и (или) фазы жизненного цикла проекта, а нижние уровни отражают дальнейшую детализацию с ориентацией на работы проекта вплоть до работ конкретного исполнителя.

Принятая структура проекта с выделенной в ней иерархией устойчивых элементов образует основу информационного языка проекта, на котором об­щаются все участники проекта и ведется документирование. Поэтому принятая структура, и только она, должна использоваться на протяжении всего жизненно­го цикла проекта, хотя и может претерпеть изменения в ходе выполнения проек­та. В этом случае во всю документацию проекта должны быть внесены соот­ветствующие изменения.