8.2. Організація первинного обліку матеріальних запасів

Організацію обліку матеріальних запасів здійснюють:

• за місцями зберігання - склади, сховища, склади у виробни­чих підрозділах тощо;

• за характером руху - надходження (за джерелами надходжен­ня), вибуття (за напрямами вибуття).

Для організації обліку матеріальних запасів за місцями зберігання потрібно скласти схему їхнього руху, в якій визначити, які запаси на­правляються у який склад і куди вони, головно, вибувають.

Розробляючи облікову номенклатуру матеріальних запасів, потріб­но, де це доцільно, укрупнювати об'єкти, що дасть змогу зменшити кількість носіїв і обсяг облікової роботи. Наприклад, цвяхи є різні за розміром, круглі, квадратні, шиферні тощо. За цвяхами можна виділи­ти більше десяти облікових номенклатур, або обмежитися однією чи двома. Все залежить від конкретних умов господарювання.

Потрібно пам'ятати, що контроль за надходженням, зберіганням і використанням матеріальних цінностей здійснює не тільки бухгал­терська служба, а й інші підрозділи та фізичні особи підприємства. Тому не завжди доцільно для бухгалтерії перебирати на себе обов'яз­ки інших служб.

Організація обліку матеріальних запасів за характером їхнього ру­ху включає відбір носіїв первинного обліку. Використовують затвер­джені форми документів, а коли їх немає, то готують на підприємстві самостійно, дотримуючись прийнятих нормативів. На кожний доку­мент складається графік руху, який потім узагальнюють у системі до­кументообігу.

Операції, пов'язані з надходженням, переміщенням і вибуттям ма­теріальних цінностей, потрібно оформляти відповідними первинни­ми документами. Міністерство статистики України наказом № 193 від 21 червня 1996 р. затвердило типові форми первинних документів з обліку сировини та матеріалів.

Оприбутковують товарно-матеріальні цінності (далі - ТМЦ) від постачальників за товарно-транспортними накладними, накладними на відпуск товарно-матеріальних цінностей, специфікаціями, квитан­ціями тощо.

З метою контролю надходження і оприбуткування ТМЦ від по­стачальників бухгалтерія або відділ постачання (якщо він є) ведуть журнал обліку вантажів, що надійшли (форма № М-І). Заповнюють журнал на підставі первинних документів з надходження ТМЦ. В ньо­му роблять також відмітки про запитання, пов'язані з розшуком ван­тажів, які не надійшли.

Для одержання ТМЦ від постачальника в порядку здійснення без­готівкових розрахунків за нарядом, рахунком, договором, замовлен­ням представникові одержувача видають довіреність.

Бланки довіреностей є документами суворої звітності. їх виготов­ляють з друкарською нумерацією відповідно до "Правил виготовлен­ня бланків цінних паперів і документів суворого обліку". У 2008 р. бланки довіреностей виключено з переліку бланків суворої звітності.

Довіреність на одержання цінностей від постачальника за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою або іншим документом, що їх замінює, видають довіреній особі під розписку і реєструють в журналі реєстрації довіреностей за типовою формою № М-3.

Бланки довіреностей, які зберігаються на підприємстві, обліко­вують на підставі платіжно-прибуткових документів за вартістю, що складається з витрат на їхнє виготовлення (придбання) та доставку за дебетом рахунку 20 "Виробничі запаси" і кредитом розрахункових рахунків (субрахунки 631, 685, 377). Одночасно на позабалансовий рахунок 08 "Бланки суворого обліку" зараховують вартість вказаних бланків. В аналітичному обліку наводять дані про місце зберігання, нумерацію, кількість і вартість таких бланків.

Передання бланків довіреностей із місця зберігання особі, яку при­значено для виписування і реєстрації виданих, повернутих і викорис­таних довіреностей, проводять за накладною і відображають оборо­тами за дебетом і кредитом рахунку 20 та кредитом позабалансового рахунку 08.

Списують бланки довіреностей за актами типової форми М-2а, за­твердженими керівником підприємства: дебет рахунків 92 "Адміні­стративні витрати" або 93 "Витрати на збут" і кредит рахунку 20. Од­ночасно проводять їхнє списання із позабалансового рахунку 08. Акт складають не рідше одного разу на квартал.

У разі псування, втрати або розкрадання бланків довіреностей складають окремий акт, в якому вказують кількість і номери викраде­них бланків, а також визначають винних осіб. Якщо їх не встановлено, то списують бланки довіреностей у встановленому порядку на адміні­стративні витрати.

Під час приймання вантажів експедитор повинен перевірити від­повідність кількості і якості ТМЦ супровідним документам. За на­явності пошкоджень контейнерів, відсутності або заміни пломб та в інших випадках від залізної дороги вимагають скласти комерційний акт. Порядок приймання ТМЦ за кількістю та якістю регулюється ін­струкціями та відповідним розділом статуту залізних доріг.

При виявленні невідповідності фактичної кількості, якості, комп­лектності даним супровідних документів приймання цінностей при­пиняють і викликають представника від постачальника. У разі його неявки цінності приймає комісія, до складу якої входить також пред­ставник незацікавленої організації.

Комісія складає акт про приймання матеріалів (форма № М-7), який підписує також завідувач складу, підтверджуючи факт прийман­ня цінностей. Акт складають у двох примірниках, один з яких є під­ставою для оприбуткування цінностей, а другий використовують для оформлення претензій постачальникові. Аналогічно здійснюють при­ймання цінностей в тих випадках, коли немає супровідних документів (невідфактурована поставка).

Відпуск сировини, матеріалів, палива у виробництво здійснюють на підставі відповідних видаткових документів, дотримуючись чин­них лімітів. Усі документи на відпуск матеріалів із складу повинні бути підписані керівником підприємства і головним бухгалтером.

Разовий відпуск ТМЦ для використання або переміщення всереди­ні господарства здійснюють за накладними (форма М-П). Накладну зазвичай виписують у двох примірниках, один з яких передають на склад, а другий залишають в одержувача цінностей.

У разі систематичного відпуску матеріалів замість разових наклад­них використовують нагромаджувальні документи - лімітно-забірну картку на одержання матеріальних цінностей (форма М-8). її випису­ють на строк у межах місяця. В ній зазначають ліміт, у межах якого можуть бути відпущені матеріали.

Картку складають у двох примірниках, один з яких знаходиться в одержувача і є документом для оприбуткування цінностей, а дру­гий залишається у завідувача складу. Під час видання цінностей він робить запис в обох примірниках. Завідувач складу і одержувач вза­ємно в них підписуються про видання і одержання цінностей. Після використання ліміту або після закінчення строку дії картки видання цінностей не проводять.

На підставі накладних та лімітно-забірних карток відпускають цінності із складу в бригади, цехи та інші внутрішньогосподарські виробничі підрозділи, тобто здійснюють переміщення матеріалів від однієї особи до іншої. Списання цінностей на виробництво оформ­ляють актами на списання сировини, матеріалів, насіння, добрив, виробничого і господарського інвентарю тощо.

Готову продукцію з виробництва оприбутковують за рапортами про виробіток за зміну, маршрутних листах, відомостях.

У сільському господарстві вихід продукції від урожаю оформля­ють реєстрами, путівками на вивіз продукції з полів, щоденниками. Молоко оприбутковують за журналом обліку надою молока, при­плід тварин - за актами на оприбуткування приплоду. Насіння на посів списують за актами на витрату насіння і садивного матеріалу, добрива - за актами про використання мінеральних, органічних і бактеріологічних добрив, отрутохімікатів та гербіцидів, корми - за відомостями витрачання кормів.

Відпуск матеріальних цінностей покупцям здійснюють за то­варно-транспортними накладними (форма № І-ТН) або накладни­ми на відпуск товарно-матеріальних цінностей (форма № М-20), які є підставою для списання цінностей у постачальників і опри­буткування у покупців. Оформляють накладні у встановленому по­рядку.

Накладну на відпуск товарно-матеріальних цінностей виписує продавець. Підписують її керівник підприємства-відправника, голо­вний бухгалтер, особа, що відпустила цінності, і та, що їх прийняла. Накладну засвідчують печаткою підприємства-відправника.

Виписують накладну у трьох примірниках:

• перший примірник передають підприємству, яке одержує ТМЦ і є підставою для їхнього оприбуткування;

• другий примірник - залишають на складі постачальника і є під­ставою для їхнього списання;

• третій примірник - передають пропускному пункту для контролю за вивезенням ТМЦ за межі підприємства, а потім передають у бухгалтерію підприємства-постачальника.

Можливе виписування накладної в двох примірниках: перший з них передають одержувачу цінностей, а другий залишають у поста­чальника.

Накладну (форма № М-20) не виписують у випадку, коли цін­ності відпускають за товарно-транспортною накладною (форма № І-ТН).