2. Обработка поступающих документов

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Поступившие документы проходят следующие этапы (рисунок 4.2):

Рисунок 4.2 – Блок-схема работы с входящими документами

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом доку­менте и в журнале регистрации входящих документов в графе "Примеча­ние". При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "Лично"("Private"). Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируе­мые документы.

На регистрируемых документах проставляется реквизит "отметка о поступлении документа в организацию".

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять "фильтрацию" входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОР" – отдел рекламы или 05 – номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указыва­ются их фамилии или инициалы.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству предприятия, в подборе допол­нительных материалов. Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению доку­менты, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фа­милию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации, которая будет рассмотрена более подробно в дальнейшем.

Руко­водитель, рассматривая входящий документ, должен определить испол­нителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом доку­менте.

Когда работа над документом завершена, на документе исполнителем проставляется реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело". После этого поступивший документ для справочной работы подшивается в дело с заголовком "Переписка с внешними организациями за 2005 г (входящие)".