- •Содержание
- •1 Понятие документационного обеспечения управленческой деятельности. История развития делопроизводства
- •1.1 История развития делопроизводства
- •Управленческая деятельность и ее основные характеристики
- •Основные термины документационного обеспечения управленческой деятельности
- •История развития делопроизводства
- •2.3 Юридическая сила документа
- •2.2 Состав и расположение реквизитов
- •3.10.4 Трудовые книжки
- •2 Управленческая документация: требования к составлению и оформлению
- •2.1 Требования к оформлению документов
- •3.10.5 Личные карточки
- •4 Организация работы с документами (документооборота)
- •4.1 Понятие и схема организации работы с документами
- •Обработка поступающих документов
- •4.3 Порядок работы с отправляемыми и внутренними документами
- •4.4 Регистрация и контроль исполнения документов
- •5 Систематизация документов. Организация хранения документов
- •5.1 Составление номенклатуры дел
- •5.2 Формирование и оформление дел
- •5.3 Организация архивного хранения документов
- •6 Современные способы создания, обработки и передачи документов в делопроизводстве
- •6.1 Использование персонального компьютера в делопроизводстве
- •6.2 Факсимильные сообщения
- •6.3 Сообщения электронной почты (e-mail)
- •7 Деловые и коммерческие письма
- •7.1 Понятие, классификация и структура писем
- •7.2 Стандартные фразы и выражения
- •7.3 Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами
- •7.4 Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, прочая корреспонденция
- •5. Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами
- •8 Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •8.1 Понятие коммерческой тайны. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне
- •8.2 Защита документов, содержащих коммерческую тайну
- •Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •Литература
2 Управленческая документация: требования к составлению и оформлению
2.1 Требования к оформлению документов
Каждый документ должен быть: содержательным и кратким; понятным для тех, кому он предназначен; правильно оформлен.
Существуют единые требования и правила оформления документов управления. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
- юридическую силу документов;
- качественное и своевременное составление и исполнение документов;
- организацию оперативного поиска документов.
Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами. Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.
В качестве основного шаблона разработки документов используют формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты (рисунок 2.1).
2.2 Состав и расположение реквизитов
При подготовке документов могут использоваться 30 реквизитов.
01. Государственный герб Российской Федерации помешают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
02. Герб Субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об
Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом.
Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 6б "Перечня документов с указанием сроков хранения").
3.10.4 Трудовые книжки
Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (статья 66 ТК РФ). Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.
При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.
На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.
Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия. Если предприятие изменило свое название, то делается запись отдельной строкой, например:
АОЗТ "ГЭЗ" с 01.01.1998 переименовано в ЗАО "ГЭЗ".
Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.
В записи об увольнении указывается соответствующая статья ТК РФ, например, "Уволен по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ", ставится подпись должностного лица и печать фирмы.
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе "сведения о работе", заводится вкладыш к ней.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (статья 62 ТК РФ).
С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (статья 342 "Перечня документов с указанием сроков хранения").