3.10.5 Личные карточки

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточке делаются на основании документов, предостав­ленных работником. На основании паспорта в разделе I "Общие сведения" указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непре­рывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II "Сведе­ния о воинском учете" данные берутся из военного билета работника.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной кар­точки и личная подпись работника.

Главным разделом карточки является раздел III "Прием на работу, и переводы на другую работу".

Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они неред­ко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

Заполняются личные карточки рукописным способом лицом, ответст­венным за работу с персоналом фирмы. Все записи должны быть без со­кращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фами­лий работников.

Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составлена внутренняя опись, в которой указываются фамилии работников (в графе "Заголовок документа"). Срок хранения личных карточек - 75 лет (статья 339 "Перечня документов с указанием сроков хранения").

Контрольные вопросы

1. Какие виды управленческих документов вам известны?

2. Что такое приказ?

3. Какие группы приказов вы знаете?

4. Как оформляется приказ по основной деятельности?

5. Что такое распоряжение и каковы основные правила его оформления?

6. Что такое решение?

7. Каковы особенности оформления протоколов?

8. Как составляются и оформляются акты?

9. Для каких целей и каким образом составляют служебные и докладные записки?

10. Что такое коммерческий контракт (договор)?

11. Описать основные правила составления контрактов.

12. Что такое справка, для чего ее составляют?

13. В каких случаях составляют объяснительные записки?

4 Организация работы с документами (документооборота)

4.1 Понятие и схема организации работы с документами

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных ус­ловий для всех видов работ с документами (с момента создания или полу­чения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил рабо­ты с документами на предприятии. В структурных подразделениях назнача­ются ответственные за ведение делопроизводства сотрудники.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (рисунок 4.1).

Рисунок 4.1 – Схема организации работы с документами

( входящие документы , внутренние и исходящие документы )