2. Управленческая деятельность и ее основные характеристики

Выделяют следующие основные характеристики управленческой деятельности:

• управленческая деятельность осуществляется в течение определенного временного интервала (времени существования системы управления;

• управленческая деятельность осуществляется в определенных пространственных границах, как правило, определяемых местом размещения управляемой системы;

• управленческая деятельность реализуется людьми, для которых она является основным видом деятельности;

• содержание управленческой деятельности определяется задачами, решение которых приводит к целенаправленному протеканию управляемого процесса.

Проблемы организации управленческой деятельности во многом сводятся к проблемам выработки и реализации управленческих решений. Но, имея в виду сложность самой управляемой системы, ее относительно самостоятельное существование, наличие внутренних, порой противоречивых особенностей реализации различных функций, следует указать и на необходимость управления самой управленческой деятельностью, которое является ее особой разновидностью. Здесь нам помогают документы, обеспечивающие управленческую деятельность.

2. Основные термины документационного обеспечения управленческой деятельности

Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документационное обеспечение управления предполагает, прежде всего, создание имеющих юридическую силу документов, или документирование, то есть запись информации на бумаге или ином носителе по правилам, установленным нормативными актами или выработанным традицией.

Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы – документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

При создании документов используются средства документирования. Ими могут быть:

- простые орудия (ручки, карандаши и др.);

- механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника);

- компьютерная техника.

В течение многих веков наиболее распространенным носителем документной информации была и является бумага. Наряду с ней сейчас широко используются магнитные носители.

Соблюдение установленных правил составления придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила документа обеспечивается установлением для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа.

Любой документ является элементом системы документации более высокого уровня.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует стройной классификации систем документации, а используется ее эмпирически сложившийся вариант.

Все документы делят на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или общественных обязанностей: личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и др.

Управленческие документы представлены следующими основными видами документации:

- организационно-правовая документация;

- плановая документация;

- распорядительная документация;

- информационно-справочная документация;

- отчетная документация;

- договорная документация;

- документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

- документация по обеспечению финансами (бухучет и отчетность);

- документация по материально-техническому обеспечению;

- документация по основной деятельности предприятия, учреждения, организации.

Организация работы с документами – это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Документооборот – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки.

Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода, как правило, года. Объем документооборота является важным критерием при решении вопросов выбора формы делопроизводства, ее штатного состава, организации информационно-поисковой системы по документам и др.

Контрольные вопросы