6.1 Использование персонального компьютера в делопроизводстве

Коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его тех­нического оснащения и эффективной автоматизации процессов управле­ния. Компьютер стал незаменимым в практике делопроизводства и по пра­ву занимает место "номер один" на рабочем поле Он помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов, а также организации ра­циональной и оперативной работы с ними

Существует множество программ для составления и редактирования доку­ментов. Такие программы называются текстовыми редакторами или тексто­выми процессорами (Word 97, Word 2000, Word 2003, Word XP).

При использовании популярного текстового редактора Word текст ре­дактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, многократно распеча­тывать текст на принтере и т. д.

Составление документа можно производить с использованием "трафаретов" документов разных видов, заранее введенные в память ПК. В качестве "трафа­рета" может применяться бланк конкретного документа. Если его дополнить типовым текстом с пропусками для заполнения переменными данными, то процесс подготовки документа значительно упрощается. Для составления до­кументов можно воспользоваться образцами, приведенными в разделе 3.

В текстовой редактор разработчиками включено множество шаблонов (об­разцов) документов, которые помогают создать конкретный документ. Можно выбрать шаблоны стандартного, изысканного и современного письма, а также шаблоны стандартного и современного факса, резюме и др.

Кроме того, можно выбрать интересующий вариант документа, отредактировать его, заполнить изменяемые реквизиты: номер документа; дату; подпись; адресат; фамилию и телефон исполнителя и т. д.

В окне предварительного просмотра можно уви­деть общий вид созданного документа и расположение текста в нем. Закончен­ный вариант документа следует сохранить с новым именем. Необходимо учи­тывать, что редактор Word содержит отличные тексты, но оформлены реквизи­ты документов (дата, адресат, подпись) по западным правилам

Команда "Автотекст", находящаяся в меню "Правка" позволяет создать библиотеку из наиболее часто повторяющихся кусков текста. Эта команда способна облегчить набор текста документа, который сведется к компоновке отдельных элементов "Автотекста". Элементы "Автотекста" могут содержать:

- традиционные начальные фразы письма;

- часто употребляемые обороты текста;

- общепринятые окончания писем;

- почтовые адреса предприятий-контрагентов;

- стандартные положения контрактов (договоров);

- выдержки из нормативных документов, на которые часто приходится ссылаться;

- отдельные, наиболее используемые положения "Инкотермса" (для кон­трактов с инофирмами);

- схемы, диаграммы, графики, рисунки, необходимые для оформления текста документа и т.д.

Текстовый редактор автоматически проверяет правописание при наборе текста документа. Программы проверки орфографии и грамматики позволяют обнаружить не только орфографические ошибки и предложить варианты их исправления, но и обнаружить синтаксические, пунктуационные ошибки в документах.

Словарь синонимов (тезаурус) поможет найти синоним – другое слово с тем же или близким значением – для слова, выделенного курсором, если возникли трудности с точностью его определения или, если это слово повторялось в тексте слишком часто.

Благодаря использованию ПК в делопроизводстве, организация работы с документами стала более эффективной и оперативной.

Существенно изменилась процедура приема-передачи документов. Если еще недавно для этого использовались почта и фельдъегерская связь, то сегодня документ может быть отправлен любому адресату, у которо­го есть факсимильная связь или ПК и модем. Документ передается в элек­тронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет.

Компьютерная сеть создается для эффективного использования несколь­ких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в ее состав: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые уст­ройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). Сеть позволит руково­дителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгал­тера, других специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообще­ниями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами.

Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную компьютерную сеть. Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью.