МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНтСТВО ПО СЕЛЬСКОМУ ХОЗЯЙСТВУ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«АЗОВО-ЧЕРНОМОРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АГРОИНЖЕНЕРНАЯ АКАДЕМИЯ»

Кафедра менеджмента

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Утверждено на заседании

кафедры менеджмента

Протокол № 8 от 10 апреля 2006 г.

Рекомендовано к изданию методическим советом экономического факультета

Протокол № 9 от 19 мая 2006г.

Зерноград, 2006

УДК 651.5 (07)

Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – Зерноград: ФГОУ ВПО АЧГАА, 2006. 112 с.

Основные разделы настоящего учебного пособия предусмотрены общеобразовательным стандартом по дисциплине «Документирование управленческой деятельности».

Учебное пособие предназначено для студентов очной формы обучения по специальности 080502.65. В пособии отражены основные правила и нормы по составлению документов в соответствии со стандартами и инструкциями Российской Федерации по делопроизводству. Приведены образцы основных документов управления.

Составитель: ассистент кафедры менеджмента

Л.Н. Коршунова

Рецензенты: к.э.н. доцент кафедры бухучета, анализа и аудита Н.А. Проданова

старший научный сотрудник

отдела экономических

проблем в агроинженерной сфере АПК ВНИПТИМЭСХ

О.В. Кузьменко

© Коршунова Л.Н., 2006.

© ФГОУ ВПО АЧГАА, 2006.

Содержание

Стр.

1 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 5

1.1 История развития делопроизводства 5

1.2 Управленческая деятельность и ее основные характеристики 6

1.3 Основные термины документационного обеспечения управленческой деятельности 7

Контрольные вопросы 9

2 УПРАЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ: ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ 10

2.1 Требования к оформлению документов 10

2.2 Состав и расположение реквизитов 10

2.3 Юридическая сила документа 25

Контрольные вопросы 29

3 ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ 30

3.1 Приказы по основной деятельности 30

3.2 Распоряжения 31

3.3 Решения 35

3.4 Протоколы 37

3.5 Акты 40

3.6 Служебные, докладные записки 43

3.7 Контракты 44

3.8 Справки 48

3.9 Объяснительные записки 49

3.10 Документы по личному составу 50

3.10.1 Резюме 52

3.10.2 Трудовой договор 54

3.10.3 Приказы по личному составу 59

3.10.4 Трудовые книжки 62

3.10.5 Личные карточки 63

Контрольные вопросы 64

4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ (ДОКУМЕНТООБОРОТА) 65

4.1 Понятие и схема организации работы с документами 65

4.2 Обработка поступающих документов 66

4.3 Порядок работы с отправляемыми и внутренними документами 68

4.4 Регистрация и контроль исполнения документов 69

Контрольные вопросы 71

5 СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 72

5.1 Составление номенклатуры дел 72

5.2 Формирование и оформление дел 74

5.3 Организация архивного хранения документов 76

Контрольные вопросы 78

6 СОВРЕМЕННЫЕ СПОСОБЫ СОЗДАНИЯ, ОБРАБОТКИ И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 79

6.1 Использование персонального компьютера в делопроизводстве 79

6.2 Факсимильные сообщения 82

6.3 Сообщения электронной почты (E-MAIL) 85

Контрольные вопросы 90

7 ДЕЛОВЫЕ И КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА 91

7.1 Понятие, классификация и структура писем 91

7.2 Стандартные фразы и выражения 92

7.3 Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами 95

7.4 Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, прочая корреспонденция 102

Контрольные вопросы 103

8 РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ 104

8.1 Понятие коммерческой тайны. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне 104

8.2 Защита документов, содержащих коммерческую тайну 106

8.3 Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения 107

Контрольные вопросы 110

ЛИТЕРАТУРА 111

1 Понятие документационного обеспечения управленческой деятельности. История развития делопроизводства

1.1 История развития делопроизводства

Обмен информацией возник несколько миллионов лет назад вместе с первыми приемами общения. С появлением устной речи (около 100 тыс. лет назад) появилась и возможность накопления информации, пока что индивидуального, в памяти человека.

Следующий этап – возникновение письменности (несколько тысячелетий назад), давшей человечеству коллективную (общественную) память. Появление письменности позволило реализовать полный набор процессов циркуляции и переработки информации: ее сбор, передачу, переработку, хранение и доведение до пользователя. Эти возможности открыла фиксация информации на материальных носителях.

В качестве материального носителя информации использовались шкуры животных, папирусные свитки, берестяная кора, глиняные и деревянные дощечки, ткани и, наконец, наиболее распространенный носитель – бумага.

Менялась и символика для передачи информации: пиктографическое письмо, идеографическое письмо, рисуночное иероглифическое письмо (сохранившееся до сих пор в некоторых странах Азии), и наконец, алфавитное письмо. С появлением письменности появились и первые документы.

Совершенствовались также системы представления числовой информации, обозначения веществ, химических операций и приборов, математическая символика. То есть, появлялись все более рациональные формы информационной символики.

Революционными в процессе развития информационных технологий стали изобретение в середине XV века в Германии книгопечатанья и появление парового двигателя в конце XVIII века – основы машинного производства.

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. В Древнерусском государстве до Петра I существовало приказное делопроизводство. Петр I ввел в России коллегии. В середине XIX века возникла система министерского делопроизводства. В современном обществе также функционируют министерства и ведомства.

Термин «делопроизводство» возник в России во второй половине XVIII века. Он образован от сочетания слов «производство дела». Термин «дело» обозначал первоначально вопрос (судебный, административный), решаемый органом управления. Следовательно, под делопроизводством понималось, прежде всего рассмотрение дел, или, иначе говоря, - деятельность, связанная с принятием решений по какому-либо вопросу. Значение термина «дело» как собрания документов – более позднего происхождения.