2.1.2 Концепція електронного документа

Для ефективного керування процесами на підприємствах і в організаціях необхідна ефективна система електронного документообігу.

Документи є основним інформаційним ресурсом підприємств і організацій. Документообіг - це безперервний процес руху документів, що відбиває  діяльність підприємств і дозволяє оперативно управляти виробничими процесами на підприємстві.

У цей час застосовується як традиційне діловодство (на паперових носіях інформації), так і електронний документообіг. Системи електронного документообігу призначені для автоматизації процесів діловодства.

Комплексне рішення по організації електронного документообігу на підприємстві забезпечують системи електронного документообігу й автоматизації діловодства, наприклад «Євфрат-Документообіг». Система автоматизації діловодства й електронного документообігу ДЕЛО підтримує як традиційну організацію діловодства, так і електронний документообіг.

Основним поняттям системи електронного документообігу є електронний документ. Електронний документ - сукупність даних у пам'яті комп'ютера, що включає текст, малюнки, таблиці, креслення й т.д. і призначена для сприйняття людиною за допомогою відповідних програмних і апаратних засобів.

Статус електронного документа закріплений Законом України «Про електронні документи й електронний документообіг» № 851-IV від 22.05.2003 р. Електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

До обов'язкових реквізитів електронних документів належать електронний підпис. Електронно-цифровий підпис (ЕЦП) застосовується для підпису електронних документів як фізичними, так і юридичними особами з метою надання документу юридичної чинності.

2.1.3 Технологія створення й редагування текстового документа в Microsoft Word

Текстовий редактор – це програма, що дозволяє створити документ із текстовими даними і призначена для уведення, редагування й обробки текстових документів з різною інформацією (наприклад, з таблицями, графікою й т.д.).

До текстових редакторів і процесорів можна віднести: убудовані текстові редактори; редактори інструментальних комп'ютерних програм; універсальні текстові процесори; редактори наукових документів, видавничі системи (програми для верстки макетів журналів і книг).

У цей час найбільш популярним є текстовий процесор Microsoft Word 2003, але вже з'явилася нова версія Microsoft Office 2007.

В Word 2003 можна створювати документи наступних типів:

 Новий документ

 Веб - сторінку

 XML - документ

 Повідомлення E-mail

 Повідомлення - Факс

 Конверти й Наклейки

 Шаблони

Початок роботи з Word

Всі нові текстові документи в Word створюються на основі шаблонів. Шаблон – це документ, що використовується як зразок для створення нових текстових документів.

Після запуску Word на екрані відображається вікно, у якому видно порожній текстовий документ, заснований на шаблоні Звичайний.

За замовчуванням всі текстові документи в Word створюються на основі шаблона Звичайний Normal.dot, а весь текст уводиться в стилі Звичайний Normal, у якому встановлені основні параметри форматування: шрифт - Times New Roman, розмір шрифту - 12 пунктів, вирівнювання по лівому краю, одинарний міжрядковий інтервал.

У вікно порожнього текстового документа можна ввести текст, вставити таблицю, малюнок і т.д. Порожній документ має назву Документ1, що видно в рядку заголовка.

Текстовий документ в Word можна створити такими способами:

 вибрати команду Створити в меню Файл, потім в області завдань (зміниться режим на «Створення документа») у розділі Створення вибрати «Новий документ», заснований на шаблоні Звичайний або розділі Шаблони в пункті На моєму комп'ютері вибрати визначений шаблон або майстер, на основі якого потрібно створити документ або шаблон.;

 клацнути піктограму Створити на панелі інструментів Стандартна, відкриється порожній документ Документ1, заснований на шаблоні Звичайний.

 Комбінація клавіш Ctrl+N

При створенні нових документів їм послідовно будуть присвоюватися номери 2, 3, 4, 5 і т.д.

У порожньому документі вгорі ліворуч видна мерехтлива вертикальна лінія, що називається курсором уведення. Курсор указує, куди буде вводитися символ із клавіатури або вставлятися який-небудь об'єкт (малюнок, таблиця й т.д.).

Положення курсору можна змінити клавішами управління курсору або маніпулятором миша тільки в межах набраного тексту.

У рядку стану редактора на екрані дисплея видний номер рядка документа й номер позиції в ній, де в сучасний момент перебуває курсор.