9. Охарактеризуйте етап розробки ескізу візуальної форми виводу інформації.

Особливо важливою є розробка ескізу візуальної форми виводу. Для кожної такої форми передусім визначається зміст трьох її зон:

• заголовка або титульної сторінки машинограми, який виводиться однократно або частково повторюється на кожній сторінці,

• заголовка граф (на кожній сторінці виводяться назви стовпців і їх нумерація),

• основної предметної (інформаційної) частини.

До останньої зони вносять рядки двох видів докладні та підсумкові. Докладні рядки містять дані, які є в записах вхідних масивів. Реквізити в доклад­ному рядку повинні вноситись зліва направо в такій послідовності:

• постійні,

• змінні,

• кількісно-підсумкові.

Перед внесенням реквізитів у вказаній послідовності необхідно установити ієрархію між ключовими і кількісно-підсумковими реквізитами. Вносити пот­рібно так: на початку реквізит-ключ, котрий має найвищий рівень в ієрархи ключів, потім ключ, котрий має рівень, який слідує за ним тощо.

Що стосується реквізитів-основ, то їх вносять у зворотному порядку на початку реквізит із найнижчим рівнем ієрархи, за ним - реквізит наступ­ного рівня тощо.

Приклад. У відомість необхідно внести такі реквізити: цех (К1), дільниця (К2), табельний номер (КЗ), сума по табельному номеру (П1), сума по дільниці (П2), сума по цеху (П3). Ієрархія ключів і реквізитів-основ буде такою:

К1  К2  КЗ і ПЗ  П2  П1

Тоді відповідно до викладеного правила результатний документ матиме форму:

Цех	Дільниця	Табельний номер	Сума по табельному номеру	Сума по дільниці	Сума по цеху
К1	К2	КЗ	П1	П2	ПЗ

Підсумкові рядки містять кількісні та сумарні підсумки за певними групу­вальними ознаками, результати виконаних розрахунків. Розрахункові показники (сума по дільниці, сума по цеху тощо) інколи вносять не в стовпці вихідних машинограм, а в рядки. Тоді серед рядків з вихідними показниками вносяться сумарні підсумки, котрі вказують на результати розрахунку за кожним з ключів, наприклад "Підсумок по дільниці 1", "Підсумок по дільниці 2", "Підсумок по цеху 1", "Підсумок по цеху 2" тощо. У підсумкові рядки часто додатково вносять текстовий коментар (наприклад, "Разом по ", "Всього" тощо).

10. Що розуміють під автоматизованим банком даних, базою даних та системою керування базою даних?

Автоматизований банк даних (АБД) - це система інформаційних, математичних, програмних, мовних, організаційних і технічних засобів, які необхідні для інтегрованого нагромадження, зберігання, актуалізації, пошуку і видачі даних.

Автоматизовані бази даних класифікують за різними ознаками.

1) За призначенням АБД бувають:

- банки даних для вирішення задач об’єктів управління різних сфер діяльності;

- банки даних, що спеціалізуються на окремих специфічних видах діяльності;

• інформаційно-пошукові.

2) За архітектурою обчислювального середовища:

• централізовані;

• розподілені;

• змішані.

3) За видом інформації, що зберігається:

• банки даних;

• банки документів;

• банки знань.

4) За мовою спілкування користувача з базами даних:

• з базовою мовою (відкриті системи);

• з власною мовою (закриті системи).

Зазначимо, що закриті системи, які мають власну мову спілкування, не потребують посередника-програміста для спілкування користувача з базою даних, оскільки самі вони (при відповідній підготовці) зможуть працювати з базою даних.

Складовими компонентами автоматизованого банку даних є:

• база даних;

• система управління базою даних.

База даних - це поіменована, структурована сукупність взаємопов'язаних даних, які характеризують окрему предметну область і перебувають під управлінням СКБД.

СКБД є програмно-логічним апаратом який організує систему створення, оновлення і розв'язування основного компонента інтегрованої ІБ-системи баз даних. Крім того СКБД забезпечує вибірку даних із баз.

Усі функції СКБД можна об'єднати в такі групи:

1) Управління даними. Задачами управління даних є підготовка даних і їх контроль, занесення даних до бази, стчруктуризація даних, забез­печення цілісності, секретності даних.

2) Доступ до даних. Пошук і селекція даних, перетворення даних у форму, зручну для подальшого використання.

3) Організація і ведення зв'язку з користувачем. Ведення діалогу, видача діагностичних повідомлень про помилки в роботі з бд і т. д.

11.Охарактеризуйте коротко технологію створення бази даних у середовищі СКБД MS Access.

Розглянемо технологію створення і обробки реляційної бази даних у середовищі СКБД MS Access на основі інформації про постачальників матеріальних цінностей нашому підприємству.

Нехай є така інформація про постачальників: назва постачальника і назва групи матеріалів, які постачаються, місцезнаходження постачальника (область України), загальна сума поставки матеріалів.

Необхідно створити таблицю бази даних, користуючись якою користувач може одержати таку довідкову інформацію:

- перелік постачальників у довільній послідовності,

- список постачальників матеріалів групи "фарби", сума поставок яких перевищує 50 тисяч гривень,

- список постачальників, згрупованих за поставками матеріалів згідно з групами матеріалів, а всередині групи, впорядкованих за алфавітом.

Створення файлу нової бази даних.

Для запуску програми MS Access з головного Windows натисніть кнопку Пуск і виберіть Microsoft Access в меню Программы.

У вікні Microsoft Access виберіть параметр Новая база данных. Натисніть кнопку ОК.

У вікні, яке відкриється, "Файл новой базы данных" в поле Имя файла введіть ім'я створюваної бази даних. Наприклад, ЕК451, де дві перші цифри тризначного числа-номер студентської групи, остання цифра-номер підгрупи. Тип файла бази даних по замовчуванню має розширення mdb.

Натисніть кнопку Создать. На екрані відкриється вікно бази даних з восьми вкладок, які поки що порожні.

Створення таблиці бази даних.

Таблиці - основа бази даних, в них зберігаються дані. Таблиця ство­рюється в два етапи.

На першому етапі планується структура таблиці імена полів, послі­довність їх розміщення в таблиці, тип даних для кожного поля, розмір полів, ключові поля та інші властивості полів.

На другому етапі таблиця заповнюється даними.

Створення структури таблиці бази даних.

Для описання полів створюваної таблиці рекомендується заздалегідь скласти допоміжну таблицю за типом табл. 1.4 маючи на увазі, що

- кожне поле в таблиці повинно мати унікальне ім'я,

- тип даних визначає вид інформації, що зберігається в полі (в MS Access передбачені типи даних лічильник (використовується для визначення унікаль­ного системного ключа таблиці), текстовий, числовий / текстовий, Дата, MEMO (текст великого розміру), грошовий, логічний, гіперпосилання, об'єкт ULЕ (Object Linking and Embedding), майстер підстановок),

- розмір поля задає максимальну довжину рядка або діапазон чисел, що зберігаються в полі,

- формат поля задає формат виводу тексту, чисел, дат і значень часу на екран і на друк,

- ключове поле - поле, значення якого однозначно визначає запис у таблиці,

- індексуються поля, за якими часто доводиться шукати або впоряд­ковувати інформацію. Ключове поле індексується автоматично.

Таблиця 1.4 - Основи, параметри структури таблиці "Постачальники"

Ім'я поля	Тип даних	Розмір поля	Фор-мат поля	Число десяткових знаків	Ключове слово	Індексоване поле
Код постачальника	Лічильник	Довге ціле			Так	Так (збігається не доп)
Назва постачальника	Текстовий	50			Ні	Так (збігається доп)
Назва групи матеріалів	Текстовий	25			Ні	Так (збігається доп)
Місцезнаходження постачальника (область)	Текстовий	50			Ні	Ні
Сума поставки матеріалів	Текстовий		Фіксований	2	Ні	Ні

Надалі суттєво не плутати назву файла БД і назви таблиць, які є в БД. Назва файла наприклад ЕК451, відображається у рядку заголовка головного вікна БД, а назви таблиць - на закладці таблиці (при відкритті закладки таблиці буде висвітлений перелік назв таблиць, наприклад "ПОСТАЧАЛЬНИКИ").

Є декілька способів створення таблиць:

- режим таблиці,

- конструктор таблиці,

- майстер таблиці,

- імпорт таблиці.

Найчастіше структуру створюють командою Конструктор таблицы.

Виберіть вкладку Создать у вікні ЕК451 бази даних.

- У вікні Новая таблица виберіть режим Конструктор таблицы і натисніть ОК.

- У кожному рядку верхньої половини вікна Конструктора табчицы введіть:

ім'я поля (в імені не допускається крапка, знак оклику і квадратні дужки),

тип даних, що відповідає імені поля (таблиця 1.4) вказуйте за допомогою кнопки розкриття списку в стовпці Тип данных.

Графу Описание поля не обов'язково заповнювати.

Для переходу із стовпця в стовпець використовуйте клавішу Tab або Enter.

У нижній частині вікна для кожного поля вкажіть його властивості (Свойства), використовуючи інформацію з таблиці 1.4, попередньо натиснувши клавішею ручного маніпулятора Мишка (надалі - мишка) на імені поля. Рядки у вікні "Свойства поля" , для яких в таблиці 1.4 немає вказівок на заповнення, не заповнюються.

Переміщається курсор з нижньої частини вікна у верхню і в зворотному порядку за допомогою клавіші F6.

Виберіть поля, які повинні стати ключовими. У нашому прикладі — поле Код Постачальника. Виберіть команду Правка/Ключевое поле.

Збережіть структуру таблиці, виконавши команду Файл\Сохранить і введіть ім'я таблиці ПОСТАЧАЛЬНИКИ. У вікні Сохранение натисніть ОК.