20. Організація автоматизованого обліку фінансово-розрахункових операцій

Аналогічно до рішення попередньо розглянутих задач, можна виокремити різні варіанти побудови системи автоматизованого оброблення даних задач з обліку фінансово-розрахункових операцій (комплексні, модульні).

На створення комплексної інформаційної системи обліку фінансово-розрахункових операцій значною мірою впливає розмір підприємства. На середніх підприємствах інформаційне обслуговування здійснюється на рівні бухгалтера, де ведеться облік фінансово-розрахункових операцій, та керівника підприємства (головного бухгалтера). На великих підприємствах можуть виокрем­люватися: каса та фінансовий відділ; бухгалтерія; керівник підприємства та головний бухгалтер.

Комплексна система автоматизованого оброблення фінансово-розрахункових задач передбачає використання єдиної бази даних, що утворюється з нормативно-довідкової, вхідної та вихідної інформації.

До складу основної нормативно-довідкової інформації цієї ділянки обліку входять:

• довідник типових основних документів (вид обороту, текст типової основи);

• довідник підприємств (код, найменування, адреса підприємства, банківські реквізити підприємства);

• довідник рахунків бухгалтерського обліку (код підприєм­ства, рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку, його найменування);

• довідник зовнішніх організацій (код, найменування зовнішньої організації, її банківські реквізити);

• довідник прізвищ працівників (код підприємства, структурний підрозділ, табельний номер, прізвище, ім’я, по батькові);

• довідник структурних підрозділів (код підприємства, код структурного підрозділу, його найменування);

• довідник статей обліку (код статті, її найменування);

• довідник допустимої кореспонденції рахунків (основний рахунок, кореспондуючий рахунок, допустимість кореспонденції за дебетом та кредитом);

• довідник курсу валют (найменування валюти, код валюти, одиниця валюти, вартість валюти в національній грошовій одиниці, дата введення курсу валюти);

• довідник типових господарських операцій.

Вхідна інформація формується в таких основних документах:

• прибутковий касовий ордер;

• видатковий касовий ордер;

• платіжна відомість;

• платіжне вимога-доручення;

• платіжне доручення;

• зведене платіжне доручення;

• виписка банку;

• реєстр чеків;

• заява на акредитив;

• заява на перевод;

• заява на продаж;

• грошовий чек;

• доручення на купівлю валюти;

• доручення на продаж валюти.

Вихідна інформація така:

• касова книга;

• щоденна відомість;

• відомість використання засобів за цільовим призначенням;

• відомість надходження (витрати) коштів;

• картка депонування;

• відомість депонованих сум;

• відомість руху коштів на рахунках;

• відомість рахунків до отримання за термінами оплати;

• відомість щодо руху валютних коштів;

• авансовий звіт;

• особовий рахунок;

• відомість розрахунків із підзвітними особами;

• відомість розрахунків тощо.

Виконання облікових робіт починається з формування нормативно-довідкової інформації та первинних даних, після чого здійснюється рішення відповідної задачі. Це досягається вибором потрібної функції в головному меню, яке може складатися з таких рівнів (рисунок 2.21).

У формуванні первинних даних на банківських операціях застосовується технологія, аналогічна технології оброблення даних на касових операціях. При цьому використовується нормативно-довідкова інформація, що дає можливість автоматично формувати постійні дані банківських первинних документів. Виписки банку є підставою для введення інформації з розрахункових чи валютних рахунків.

Обліковий працівник заповнює дані в електронну форму первинного документа, відображену на екрані дисплея. Помилкові дані коригуються. Одночасно інформація фіксується на машинному носії, і в разі потреби первинний документ може бути роздруковано у визначеному форматі.

У режимі «Облік розрахунків із підзвітними особами» формуються обороти за звітний період, а також вихідне сальдо за табельними номерами підзвітних осіб і за призначенням розрахунків.

Рисунок 2.21 - Структура програмного комплексу з обліку фінансово-розрахункових операцій

Режим головного меню «Облік розрахункових операцій» забезпечує автоматизований облік, контроль і аудит розрахунків з організаціями та підприємствами (різними дебіторами та кредиторами). Уведена інформація групується в аналітичному розрізі, що дає можливість бухгалтеру перевіряти стан розрахунків, терміни оплати, надійність партнера, документообіг, а також причини, що зумовили утворення дебіторської та кредиторської заборгованості з початку звітного періоду.

У процесі вибору функції «Аналітичний облік» формується відомість аналітичного обліку за розрахунковими рахунками.

За запитом бухгалтер може отримати довідкову інформацію за відповідними ознаками.

Він має можливість документально проаналізувати надход­ження й витрату коштів у національній грошовій одиниці та в іноземній валюті. При цьому контролюється правильність відображення в обліку всіх проведених господарських операцій на кореспондуючих рахунках.

Режим «Моделювання надходження коштів» забезпечує бухгалтера та інших зацікавлених осіб графічною моделлю надходження коштів у зазначеному діапазоні часу, відображеною на екрані, а в разі потреби — і на друкувальному пристрої, що дає можливість проаналізувати надходження й динаміку коштів.

Функція «Аналіз грошового обігу» дає можливість одержати інформацію про наявність, залишок та резерви коштів за конкрет­ний період, бухгалтерові розробляти практичні рекомендації з удосконалювання грошового обігу на підприємстві, визначати шляхи залучення невикористаних коштів як за окремими напрямами, так і в цілому, передбачати рух коштів на підприємстві в майбутньому.