3. Организация хозяйственных связей с поставщиками. Контроль и учет поступления товаров

Организация хозяйственных связей с поставщиками

С поставщиками товаров должны быть налажены рациональные хозяйственные связи, предпочтительно прямые и долгосрочные договорные отношения, позволяющие закупать товары как у поставщиков-изготовителей на стабильной договорной основе, так и у оптовых посредников при экономической и организационной выгодности этих закупок.

Основной формой хозяйственных связей с поставщиками товаров является договор поставки товаров.

Существенными условиями договора поставки являются наименование и количество товаров, а также срок (сроки) исполнения обязательства.

Примерная структура договора поставки:

1. Преамбула (вводная часть) договора.

2. Предмет договора.

3. Сроки и порядок поставки.

4. Качество и комплектность.

5. Упаковка и маркировка.

6. Цена и порядок расчетов.

7. Ответственность сторон.

8. Срок действия договора.

9. Изменение и расторжение договора.

10. Разрешение споров.

11. Заключительные положения.

12. Реквизиты сторон.

В системе хозяйственных взаимоотношений с поставщиками могут также использоваться заявки и заказы покупателей.

При эпизодических поставках товаров или разных закупках единовременных партий товаров закупки могут осуществляться путем выдвижения оферты, ее акцепта и оформления товарно-транспортных документов без составления единого письменного договора поставки.

Учет и контроль за поступлениями товаров

Учет выполнения договоров поставки может осуществляться в специальных карточках или журналах, а также при помощи специальных компьютерных программ, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это необходимо для своевременного предъявления поставщикам претензий.

Претензионная работа. В ходе реализации договоров поставки нередко стороны по каким-то объективным или субъективным причинам не выполняют принятых на себя обязательств, нанося торговому партнеру материальный и моральный ущерб. В этих условиях потерпевшая сторона имеет право предъявить другой стороне претензии с изложением требований, предусмотренных условиями договора поставки или действующими правовыми нормами.

Претензия – письменной требование о добровольном устранении нарушения условий договора или законодательства.

Претензии к поставщикам о нарушении условий договора (о количестве, ассортименте, качестве, комплектности, таре или упаковке и др.) направляется в срок, предусмотренном законом или договором, а если такой срок не установлен, то в разумный срок после того, как нарушение соответствующего условия договора должно было быть обнаружено, исходя из характера и назначения товара.

Ответ на претензию дается в письменной форме и подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия, организации или гражданином-предпринимателем.

В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок ответа на претензию покупатель – сторона по договору вправе обратиться с исковым заявлением (иском) в арбитражный суд с требованием о защите нарушенного права покупателя (истца).

Учет и контроль поступления товаров от поставщиков предполагает проведение приемки продукции по таким обязательным критериям, как количество и качество товаров. Данные критерии должны быть рассмотрены в таком разделе договора поставки, как «Предмет договора». В случае обнаружения расхождения условий договора по данным показателям с фактическими данными приемка продукции должна быть приостановлена и составлен акт об обнаруженном расхождении по количеству и качеству.