5. Описание рабочих мест

Следующим этапом структуризации кадровой деятельности является описание рабочих мест.

Понятие «рабочее место» состоит из трех элементов:

• задачи, для решения которых создано рабочее место, и вытекающие из этих задач обязанности;

• права и полномочия, обеспечивающие выполнение задач и обязанностей;

• ответственность за ненадлежащее выполнение прав и обязанностей.

При определении задач и обязанностей рабочего места на предприятии следует исходить из следующих 11 принципов:

1. Принцип соответствия – объем задач и обязанностей долен соответствовать физическим и интеллектуальным возможностям среднего работника.

2. Принцип надлежащей детальности – детализация задач и обязанностей должна соответствовать следующим пяти условиям:

   • четкое разграничение сфер деятельности отдельных работников (нет элементов дублирования и ничейных зон);

   • исключение ситуаций, когда большая часть времени отводится не работе, а отчету о ней;

   • обеспечение работнику возможностей самому планировать свою деятельность;

   • обеспечение возможности определения объема работы и его соответствия способностям работника;

   • обеспечение возможности оценки качества выполнения работ.

3. Принцип показателей – каждой задаче должен соответствовать показатель ее исполнения.

4. Принцип значимости порученных задач – все задачи, выполняемые исполнителем, должны быть ранжированы по их значимости.

5. Принцип равномерности описания задач – точность описания задач должна быть одинаковой, иначе работник будет в первую очередь выполнять более конкретные задания.

6. Принцип самовыраженности – обязанности работника должны соответствовать семи условиям:

• максимально отвечать способностям и влечением исполнителя;

• работа должна быть самостоятельна;

• создавать условия для самоконтроля;

• обеспечивать влияние исполнителя на выбор методов работы;

• иметь комплексный и разнообразный характер;

• быть понятным, нужным и полезным элементом более крупного и известного исполнителю дела.

Игнорирование этого принципа приводит к обязательному перемещению энергии человека из области работы в другие сферы.

7. Принцип повышения квалификации – постоянное повышение квалификации должно быть прямой обязанностью работника.

8. Принцип органических функций (те задачи, которые легче выполнять на данном рабочем месте, а не на любом другом) – задачи и обязанности, не являющиеся органической функцией рабочего места, не должны выполняться данным исполнителем. Если все задачи и обязанности работника не соответствуют этому принципу, такое рабочее место подлежит сокращению.

9. Принцип производности – функции рабочего места должны быть производными от функций структурного подразделения, в которое оно входит, то есть «что» не делает какой-либо отдел, не должен делать и его работник.

10. Принцип автоматического замещения отсутствующих – обязанности работника по возможности должны иметь минимальный диапазон.

11. Принцип специализации – обязанности работника по возможности должны иметь минимальный диапазон.

При определении прав, полномочий и ответственности работников следует руководствоваться тремя базовыми принципами:

1. Принцип самостоятельности действий – каждый работник должен иметь право самостоятельно подписывать документы и нести полную ответственность за свою подпись.

2. Принцип обеспеченности информацией и орудиями труда – работник должен иметь бесспорное право на свободный доступ к необходимой ему информации и на использование нужных орудий труда.

3. Принцип диапазона ответственности – сводится к выполнению трех условий:

   • работник отвечает только за свои действия;

   • работник заранее знает меру ответственности;

   • работнику известны условия, при которых он не несет ответственности.