3. Отчетность материально ответственных лиц

В сроки, установленные учетной политикой райпо, заведующие заготовительными складами представля­ют в бухгалтерию Отчеты о движении сельскохозяйственных продуктов и сырья. Отчеты составляются на основании первичных документов, которыми оформляются поступление и выбытие продукции: приемных квитанций, актов на приемку сель­скохозяйственной продукции от нижестоящих организа­ций потребительской кооперации и от своих заготовителей, товарно-транспортных накладных, товарных накладных и др.

В приходной части отчета отражается в стоимостном выражении остаток сельскохозяйственных продуктов, сырья и тары на дату составления отчета и поступление сельскохозяйственной продукции и тары по сопроводительным документам. Записи производят по каж­дому документу, которым оформлено поступление или вы­бытие продукции.

Остатки, приход, рас­ход продукции в отчете показывают по закупочным ценам без налога на добавленную стоимость, а движение тары - по отпускным ценам поставщиков. В период массовых закупок допускают записи сумм по однородным операциям общими итогами, выведенными в реестрах. Материально ответственное лицо составляет отчет в двух экземплярах. Отчеты о движении сельскохозяйственных продуктов и сырья по складу с приложенными к ним документами бухгалтер подвергает формальной и счётной проверке в присутствии материально-ответственного лица. Первый экземпляр отчета с приложенными к нему документами остается в бухгалтерии, а второй воз­вращается заведующему заготовительным складом с распиской бухгалтера о проверке и приемке отчёта и документов.

Проверенные и утвержденные руководителем отчеты подвергаются бухгалтерской обработке. В большинстве это происходит путем ввода информации в автоматизированную версию отчета с использованием программного продукта АРМ бухгалтера, после чего формируется отчет по каждому материально ответственному лицу (заведующему складом).

Бухгалтер проверяет своевременность и полноту оприходования поступивших сельскохозяйственных продуктов, сырья и тары, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами. Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:

• подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов;

• соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;

• соответствие в данном отчете остатков сельхозпродукции и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;

• законность и обоснованность хозяйственных операций;

• наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей;

• правильность применяемых цен на сельхозпродукцию;

• полноту оприходования в отчетном периоде сельхозпродукции и тары по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам и т. д.

Отчеты материально ответственных лиц, их автоматизированные версии и приложенные к ним документы служат основанием для отражения в бухгалтерском учете операций по движению сельскохозяйственной продукции и тары.

На основании приемных квитанций определяется и указывается в приходной части отчета заготовительный оборот.

Аналитический учет товаров заготовок ведут в стоимостном выражении по центрам материальной ответственности (на заготовительных складах и пунктах) и в натурально-стоимостном выражении по видам сельскохозяйственных продуктов и сырья.

НСУ обеспечивает контроль сохранности товаров заготовок и выполнение заготовительного оборота по ассортименту закупаемой продукции в натуральных показателях.

НСУ продукции растениеводства и дикорастущих на складах и пунктах МОЛ ведут в натуральных показателях, а в бухгалтерии бухгалтер —по аналитическим счетам номенклатуры с/х продукции в натурально-стоимостном выражении. В конце месяца, после сверки с данными складского учета бухгалтер составляет оборотную ведомость по данным складского учета для сверки с данными стоимостного учета по аналитическим счетам склада.

Особенности НСУ имеются по животноводческому сырью, так как учет и контроль осуществляется по нескольким натуральным показателям. Например, учет шерсти ведется по физическому весу, а заготовительный оборот — по зачетному весу с учетом таксата.

Цена на кожевенное сырье крупного рогатого скота по его сортам устанавливается за 1 кг. веса, а их НСУ ведут по количеству штук и весу. Цена на другие виды кожевенного сырья и пушнины устанавливается за 10 дм , а их НСУ ведут по количеству штук и площади, поэтому для НСУ этих видов сырья на складах необходимо организовать по этим данным в регистрах установленной формы (отдельно для учета шерсти; для учета кожевенного сырья; для учета пушно-мехового сырья).

Особенности инвентаризации сельскохозяйственных продуктов и сырья

В соответствии со статьей 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств.

Методика проведения инвентаризации изложены в параграфах настоящего издания.

Особенности инвентаризации сельскохозяйственных продуктов и сырья заключаются в следующем:

1. Сроки проведения инвентаризации имущества устанавливаются руководителем и главным бухгалтером в приказе об учетной политике. Согласно Инструкции о порядке проведения инвентаризаций имущества и финансовых обязательств в организациях, предприятиях и учреждениях потребительской кооперации Белкоопсоюза для заготовительных организаций предусмотрена следующая периодичность инвентаризаций, которая приведена в табл.1.

Табл. 1

Периодичность проведения инвентаризаций в разрезе центров материальной ответственности заготовительной организации

Центр материальной ответственности	Вид продукции	Сроки или периодичность
Заготовительные склады, картофелехранилища, овощехранилища	а) продукция растениеводства (картофель, овощи свежие и переработанные) б) продукция животноводства, сельхозпродукты и сырье	не реже 1 раза в год; в случаях переработки и сортировки продукции не реже 2-х раз в год
Приемозаготовитель-ные пункты	ссельхозпродукты и сырье	не реже 2-х раз в год

2. В состав инвентаризационной комиссии включают товароведа по продукции растениеводства и животноводства хорошо знающего стандарты, виды сельскохозяйственной продукции и живсырья.

3. К первоочередным мерам до начала проведения инвентаризации относится проводимая комиссией проверка правильности хранения и упаковки сырья в соответствии с требованиями ГОСТа и ТУ (шерсть должна быть запресована в кипы, каждая кипа пронумерована; кожевенное сырье должно быть пробирковано). При инвентаризации сырья производят его фактическую проверку, т.е. взвешивание, определение площади и сопоставляют с данными бирок. На небиркованное сырье прикрепляют бирки с данными, установленными в результате инвентаризации.

4. При инвентаризации сельхозпродукции, находящейся на длительном хранении производятся контрольные обмеры, т.е. определение веса сельскохозяйственной продукции и сырья продукции по занимаемому объему хранилища и удельному весу одного кубического метра продукции. Такой способ проверки дает контрольный результат, который позволяет сделать вывод о сохранности имущества.

При установлении значительных отклонений хранилище опечатывается, принимаются меры по отгрузке и реализации продукции под контролем инвентаризационной комиссии, которая в момент отгрузки продукции производит проверку и вносит данные в инвентаризационную опись.

5. Качество упакованного и биркованного сырья, как правило, проверяется выборочно, т.е. подсчет количества, взвешивания, определения площади живсырья проверяют выборочно и сверяют с данными аналитического учета. При отсутствии отклонений по результатам проверки в опись могут вноситься данные складского учета.

6. При проведении инвентаризации по видам и сортам составляют накопительные ведомости, итоговые данные которой переносятся в инвентаризационную опись.

7. Сырье подготовленное к отгрузке, но не оформленное жжелезнодорожной квитанцией или приемным актом покупателей подлежит инвентаризации и сверке с данными товарных, товарно-транспортных накладных выписанных на имя покупателей.

8. По складам заготовительной организации окончательные результаты инвентаризации в бухгалтерии должны быть выведены не позднее 5 дней после ее окончания. После проверки данных натурально-стоимостного учета, инвентаризационной описи и других данных бухгалтерского учета, и при наличии расхождений бухгалтер составляет сличительную ведомость по тем позициям продукции, по которым имеются отклонения. В ней указываются количественные и суммовые недостачи, излишки, по каждому наименовании сельскохозяйственной продукции.

По продукции растениеводства сличительная ведомость составляется аналогично, как и по продовольственным складам оптовой базы. Сначала по решению руководителя бухгалтер может произвести взаимозачет пересортиц по одноименным видам продукции, затем начисляется естественная убыль по установленным нормам по тем видам продукции, по которым была установлена недостача после взаимозачета, затем выявляется недостача или излишки по всем видам продукции.

В сличительной ведомости результатов инвентаризации по продукции животноводства сначала производят взаимозачет пересортиц по отдельным видам сырья, по которым может производиться взаимозачет. Зачет производится по количеству и стоимости, причем поштучно (по весу и площади), полученные при взаимозачете суммовые пересортицы в оценке живсырья являются излишками и приходуются.

Отрицательные суммы пересортицы в оценке живсырья относятся на счет 94 «Недостачи и потери от порчи имущества», которые в последствии списываются в предельно допустимых отклонениях за счет заготовительной организации как прочие расходы по текущей деятельности, а сверх допустимые отклонения — за счет виновных лиц.

Погашение задолженности по недостаче материально ответственные лица, как правило, производят путем погашения или внесения денег в кассу по приходному кассовому ордеру, имуществом принятым комиссией по акту. Из заработной платы работников недостачи учитываются по его заявлению или по приказу руководителя организации. При бригадной материальной ответственности, материально ответственные лица недостачи погашают пропорционально их заработной плате за проработанное время за межинвентаризационный период.

При рассмотрении материалов по результатам инвентаризации в каждом конкретном случае руководитель организации принимает решение об отнесении недостачи к крупной или мелкой.

В организациях потребительской кооперации по каждому случаю крупные недостачи вышестоящему потребсоюзу представлены срочному донесению, ревизионная комиссия проводит документальную ревизию. Материалы по крупной недостаче (инвентаризационная опись, акт документальной ревизии, объяснительная материально ответственного лица, заключение ревизора и др.), передаются в следственные органы, а при отказе погасить недостачу дело передается в суд. Погашенная задолженность учитывается на счете № 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Погашение причиненного ущерба по решению руководителя производится по фактической стоимости, по учетным или действующим рыночным ценам согласно решению руководителя.

Корреспонденция счетов по учету результатов инвентаризации сельскохозяйственных продуктов и сырья приведена в табл. 2.

Табл. 2

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации сельскохозяйственных продуктов, сырья

Содержание операций	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
Отражен взаимный зачет излишков и недостач продукции и сырья по учетным ценам	41-4	41-4
Оприходованы излишки и повышение стоимости сырья, выявленные после взаимозачета по учетным ценам	41-4	90/7
Оприходованы выявленные излишки тары по учетным ценам	41-4	90/7
Отражена выявленная после взаимозачета недостача сельхозпродуктов, сырья по учетным ценам	94	41-4
Отражены суммовые отрицательные отклонения в оценке животноводческого сырья, выявленные при взаимозачете пересортиц	94	41-4
Списана естественная убыль продукции растениеводства по установленным нормам	44, 96	94
Отнесена недостача продукции и тары на виновных лиц: а) по учетным ценам б) разница между отпускной и учетной стоимостью	73 73	94-1 98/5
Списаны потери от понижения стоимости животноводческого сырья в пределах установленных норм	90-8	94

По результатам инвентаризации вносят исправления в карточки или книги аналитического учета товаров заготовок. Недостачи списываются в уменьшение их остатка по карточке, а излишек записывается в приход с одновременным увеличением остатка.