8.4 Фінансовий контроль та його інструменти

Найважливішими видами управлінського контролю є фінансовий та виробничий. Їх належне здійснення дає змогу ефективно використовувати фінансові та матері­альні ресурси підприємства.

Кожна організація повинна керувати своїми фінан­сами так, щоб їх надходження були достатніми для по­криття витрат і забезпечували прибуток власникам. Для цього використовують фінансовий контроль, у про­цесі якого досліджують ефективність усіх фінансових операцій, які здійснює організація.

Фінансовий контроль — контроль, який полягає у нагляді за вико­ристанням коштів, що надходять у фірму (виручка від реалізації продукції, акціонерний капітал), перебувають у ії розпорядженні (поточні активи, нерозподілений прибуток) та виходять за її межі (оплата витрат, сплата податків).

Фінансовий контроль передбачає:

— оцінювання ефективності використання фірмою своїх ресурсів, рівня прибутковості та рентабельності окремих видів діяльності та фірми загалом;

— оцінювання платоспроможності фірми, її фінан­сової стійкості, яка визначається величиною накопичу­ваних протягом певного періоду власних фінансових ре­сурсів;

— визначення межі, до якої фірма може здійснюва­ти фінансування за рахунок позичкових коштів.

Фінансовий контроль підприємства базується на бю­джетній системі, що складається з бюджетів і процедури бюджетного контролю. Це дає змогу визначити вико­ристання фінансових коштів відповідно до складеного

бюджету.

Основними інструментами фінансового контролю є: бюджетний контроль, фінансовий аналіз, контролінг, аудит.

Бюджетний контроль — аналітичний інструмент, який передба­чає: зіставлення реальних результатів із плановими, відображе­ними у бюджеті; аналіз розбіжностей; інформування керівництва про результати аналізу; розроблення рекомендацій щодо регулю­ючих заходів; оцінювання результатів роботи керівників, відпові­дальних за різні бюджети.

Він забезпечує менеджерів достовірною інформаці­єю про використання фінансових ресурсів керованих ними підрозділів і їх відповідність обсягам виконаних робіт. Щоб такий підхід був дієвим, на підприємстві до­цільно визначити підрозділи, які розроблятимуть бю­джет і стежитимуть за його виконанням.

Найчастіше бюджет є річним, однак його можуть по­діляти на квартали та місяці.

Підприємствам рекомендується розробляти три ти­пи бюджетів — фінансовий, операційний та негрошовий (табл. 3.8).

Фінансовий бюджет відображає надходження і ви­користання коштів.

Операційний бюджет стосується запланованої опе­раційної діяльності всередині організації. Він відобра­жає обсяги продукції і/або послуг, які організація очі­кує виготовити за певний період, і ресурси, які будуть для цього використані.

Негрошовий бюджет — це бюджет не у грошовому ви­раженні, а в одиницях випуску, годинах праці робітни­ків, годинах роботи устаткування, площі в квадратних метрах тощо. Такий бюджет частіше використовують ме­неджери нижчих рівнів. Наприклад, менеджер цеху мо­же планувати роботу ефективніше, знаючи, що у його розпорядженні перебуває 20 робітників, тижневий ресурс часу яких становить 800 год, а загальна трудоміс­ткість запланованої до випуску продукції протягом тиж­ня дорівнює 820 нормо-годинам. Отже, його завдання — розробити заходи для підвищення продуктивності праці її цеху або передбачити виконання частини робіт понад­урочне, для чого слід внести корективи в операційний бюджет у його витратній частині (збільшення витрат на заробітну плату).

Традиційно бюджет складають менеджери вищого ріння, а виконання його покладається на менеджерів нижчих рівнів. Однак багато сучасних компаній залучають до бюджетного процесу всіх менеджерів.

Складання бюджетів стимулює ефективний кон­троль. Однак бюджетний контроль неспроможний нада­ти керівникові всебічну інформацію про причини відхи­лень, а особливо про можливий розвиток подій. Тому він доповнюється фінансовим аналізом.

Фінансовий аналіз — аналітичний інструмент оцінювання фінан­сових результатів діяльності підприємства, спрямований на вияв­лення резервів поліпшення використання його основних і оборот­них засобів, власних і залучених грошових коштів.

Складовими фінансового аналізу є фінансова звіт­ність та аналіз фінансових показників.

Фінансова звітність. Відображає деякі аспекти фі­нансового стану організації. Фінансові звіти складають і подають відповідно до правил бухгалтерської звітнос­ті. Основними фінансовими звітами є баланс і звіт про прибутки та збитки.

Баланс — це фінансовий звіт організації на конкрет­ний час, зазвичай на останній день фіскального року, у якому записані всі активи та пасиви. Більшість балан­сів поділяють на поточні активи (активи, які порівняно ліквідні або їх легко конвертувати у готівку); постійні активи (довготермінові активи, тому менш ліквідні);

поточні зобов'язання (борги та інші зобов'язання, які потрібно сплатити у найближчому майбутньому); довго­термінові зобов'язання (які не обов'язково виконувати у поточному році); акціонерний капітал (претензії влас­ників щодо активів).

Звіт про прибутки та збитки (фінансовий звіт) підсумовує фінансову діяльність підприємства за кон­кретний період, найчастіше за рік. Цей звіт відображає доходи та витрати фірми, а також чистий її дохід (при­бутки або збитки) за даний період.

Дані фінансових звітів використовують для фінансо­вого аналізу, першим кроком якого є розрахунок най­важливіших фінансових показників, що характеризу­ють ліквідність, платоспроможність, фінансову стійкість фірми та структуру її капіталу. Їх наступний аналіз допо­магає менеджерові оцінити величину відхилень фінансового стану фірми чи її підрозділів від запланованого і прийняти правильне рішення щодо коригуючих дій.

Аналіз фінансових показників. Це розрахунок од­ного чи кількох фінансових показників для відображен­ня деяких аспектів фінансового стану підприємства. Найважливіші з них заносять у таблицю загальних показників (зазвичай 5—10), які необхідні керівникові для прийняття рішення. Наприклад, показник ліквід­ності відображає, наскільки ліквідними є активи орга­нізації; показник заборгованості — здатність фірми виконувати довготермінові фінансові зобов'язання;

коефіцієнт окупності капіталовкладень інформує ме­неджерів та інвесторів про прибуток організації від сво­їх активів. Коефіцієнт покриття дає змогу оцінити спроможність фірми покрити витрати за відсотками на позичений капітал.

Таблиця загальних показників не лише допомагає оцінити стан справ, а й сприяє виявленню негативних тенденцій розвитку. Тому в таблиці мають бути вказані останні дані; водночас вона має давати картину їхнього розвитку, що часто допомагає передбачити тенденції. Деякі з цих показників полегшують прийняття рішен­ня, за допомогою інших — оцінюють результати.

Вибір типу показників та способу їхньої подачі має важливе значення. Слід уникати надмірності й форму­вати таблицю фінансових показників таким чином, щоб менеджер міг швидко знайти потрібну інформацію. То­му перелік і кількість показників можуть бути різними, залежно від того, для якого рівня менеджменту їх скла­дають. Таблиця керівника вищого рівня має охоплюва­ти дані, які узагальнюють дані підлеглих.

Важливою є і періодичність складання таблиць, що забезпечує належне використання вміщеної інформа­ції. Цей період має відповідати періоду між прийняттям керівником рішення і отриманням результатів, адже нелогічно намагатися змінити рішення, не оцінивши його наслідків. Тому періодичність залежить від харак­теру діяльності керівника. Як правило, чим вищий рі­вень керівника, тим рідше оновлюється інформація. Продавець має підбивати підсумки своєї роботи щотиж­ня або й щодня. Натомість керівник відділу збуту під­приємства користується місячними, квартальними, а часом і даними за півроку, щоб оцінити наслідки своєї комерційної політики.

Усі перелічені інструменти фінансового контролю є складовою загальної системи контролю за результатами діяльності фірми, контролю за веденням бізнесу зага­лом. Такий контроль дістав назву «контролінг».

Контролінг — система управління процесом досягнення кінцевої мети підприємства та результатів його діяльності через систему управління прибутком підприємства.

Виник у відповідь на збільшення потоків інформації (як із внутрішнього, так і зовнішнього середовища), яка надходить до сучасного менеджера. Контролінг дає змо­гу цю інформацію систематизувати і спрямувати у ті структурні підрозділи, де вона потрібна для прийняття управлінських рішень.

На відміну від простого контролю, спрямованого на виявлення помилок, контролінг зорієнтований у майбут­нє. Його завдання — так керувати процесами поточного аналізу і регулювання роботи фірми, щоб передбачити хід наступних подій і не припуститися помилок. Тому в процесі контролінгу слід відстежувати й оцінювати:

— тенденції змін, що склались у минулому;

— тенденції змін, що передбачаються в майбутньому;

— причини змін тенденцій;

— вірогідність очікуваних змін;

— можливі у майбутньому «загрози» діяльності фірми;

— прогнози «нових можливостей» для фірми;

— вірогідні наслідки майбутніх змін для працівни­ків фірми, постачальників, споживачів, інвесторів, сус­пільства загалом;

— необхідні захисні дії для фірми;

— необхідні стимулюючі заходи в діяльності фірми;

— економічну доцільність стратегічних заходів.

Для того щоб уможливити такий моніторинг, контро­лінг мусить спиратися на певні рубіжні контрольні точки — показники ефективності використання об'єктів управлін­ня: оцінювати динаміку цих показників і забезпечувати отриманою інформацією керівників тих структурних під­розділів, яким вона необхідна для прийняття рішень.

Оскільки контролінг охоплює всі сфери господар­ської діяльності підприємства (постачання, виробниц­тво, збут продукції), то система показників повинна охоплювати найважливіші для відповідної сфери. Так, для виробничих підрозділів основними є показники, які відображають обсяги виробництва продукції, вели­чину матеріальних витрат, використання засобів вироб­ництва та живої праці. Фінансова служба оцінює ефек­тивність роботи підприємства, тому вона має оперувати такими показниками, як собівартість, прибуток, рента­бельність, фінансова стійкість тощо.

Часто менеджерам вищого рівня необхідно перевіри­ти достовірність інформації, яка надходить до них звич­ними каналами. Для цього використовують ще один інструмент фінансового контролю — аудит.

Аудит — системний процес отримання й оцінювання об'єктивних даних про економічні дії та процеси, що відбуваються на підпри­ємстві. їх відповідність певному критерію та доведення наслідків перевірки до зацікавлених користувачів.

Він є незалежною оцінкою бухгалтерської, фінансо­вої та операційної систем. Виділяють три види аудиту:

— аудит фінансових звітів;

— аудит на відповідність вимогам;

— аудит господарської діяльності.

Аудит фінансових звітів — це перевірка звітів суб'єкта господарювання з метою визначення правиль­ності їх складання за загальновизнаними критеріями та правилами ведення бухгалтерського обліку. Результа­тами аудиту фінансових звітів користуються акціоне­ри, кредитори, органи державного регулювання, банки, потенційні інвестори тощо для прийняття рішень щодо подальших партнерських відносин з даним економіч­ним суб'єктом.

Аудит на відповідність вимогам забезпечує перевір­ку окремих видів робіт або господарської діяльності економічного суб'єкта з метою визначення їх відповід­ності встановленим законам, правилам, процедурам.

Аудит господарської діяльності полягає в система­тичному аналізі господарської діяльності з метою:

— оцінювання ефективності діяльності (зіставлення фактичних даних з програмами, стандартами, прогно­зами);

— виявлення можливостей поліпшення діяльності (можливість скорочення витрат на виробництво, підви­щення продуктивності праці, підвищення економічної ефективності використання ресурсів та ін.);

— надання рекомендацій для поліпшення діяльнос­ті підприємства.

Цей вид аудиту ще називають аудитом ефективнос­ті роботи. Він здійснюється як по фірмі загалом, так і в окремих філіях, відділах, секторах.

Аудит проводять з ініціативи дирекції або на вимогу третьої сторони. Залежно від того, хто здійснює аудит, розрізняють два його типи — зовнішній та внутрішній.

Зовнішній аудит — це фінансове оцінювання екс­пертами, які не є працівниками організації. Його здій­снюють для визначення правильності та об'єктивності виконання бухгалтерських операцій і складення фінан­сових звітів. Передбачає залучення для його проведен­ня незалежних сертифікованих бухгалтерів (аудиторів). Зовнішній аудит знижує імовірність отримання недостовірної інформації зовнішніми її користувачами і дає їм змогу приймати рішення щодо купівлі акцій, укладання договорів, надання позик тощо. На наданні цього виду послуг спеціалізується багато фірм.

Внутрішній аудит здійснюють штатні працівники фірми. Внутрішні аудитори перевіряють не тільки від­повідність фінансових і бухгалтерських процедур, а і їх ефективність. Штатні працівники, що добре ознайомлені зі специфікою діяльності фірми, можуть легко прокон­тролювати роботу бухгалтерії, пов'язану із формуванням грошових потоків. Особливо це необхідно в корпораціях, де структурні підрозділи мають значну автономію. Тому великі західні фірми зазвичай тримають внутрішній штат аудиторів, які перевіряють діяльність різних її підрозділів та функціональних дільниць. Невеликі фір­ми можуть формувати внутрішні аудиторські групи на тимчасових або ротаційних засадах.

Отже, фінансовий контроль дає змогу вищому мене­джменту не тільки контролювати надходження і витра­чання фінансових ресурсів підприємства, а й знаходити шляхи їх ефективнішого використання. Це забезпечує його фінансову стабільність, підвищення кредитоспро­можності, розширення можливості інвестування у влас­ний розвиток і сприяє зміцненню конкурентних позицій.