Содержание комплекса задач, документы и процедуры ручной системы управления в этом комплексе

Задача 1. Обеспечение выдачи покупных изделий подразделениями и регистрация этой выдачи. Эта задача решается ежедневно с помощью документа «Требование».

Ручной документ «Требование» содержит следующие реквизиты:

1. дата запроса изделия;

2. номер подразделения - получателя;

3. шифр темы, на которую выдается изделие;

4. наименование изделия по ГОСТ (тип, вид, номинал);

5. затребованное количество;

6. разрешенное к отпуску количество;

7. фактически выданное количество;

8. единица измерения;

9. цена единицы изделия;

10. стоимость фактически выданных изделий;

11. подпись получателя и дата получения.

Требование оформляется на одно наименование изделия по одной теме. Заполненное по первым пяти реквизитам в подразделении НИИ «Требование» в двух экземплярах поступает в плановую группу отдела комплектации. Плановик с помощью картотеки учета наличия изделий (эта картотека вторичная, она является дублем картотеки учета, которую ведут работники склада) определяет фактическое наличие данного изделия на складе в зону запаса относительно нормативов.

В случае, если изделие оказывается в зоне I или II, плановик обращается к картотеке квартальных заявок подразделений с целью выяснения: заявлено ли данное изделие подразделением, в каком количестве, сколько уже получено? Эти данные он сообщает начальнику плановой группы и передает ему «Требование» для принятия решения о выдаче. По изделиям, находящимся в зоне II, начальник плановой группы регистрирует свое решение, заполняя графу «Разрешенное к отпуску количество». При этом он может получить дополнительную информацию, связавшись с подразделением НИИ по телефону. После этого «Требование» передается на склад. По изделиям, находящимся в зоне I, «Требование» передается начальнику отдела комплектации для выполнения аналогичной процедуры. На склад передаются только «Требования», которые содержат полное или частичное удовлетворение запроса. Работники склада (кладовщик или начальник склада) сверяют полученные «Требования» с первичной картотекой учета наличия изделий с целью выяснения фактического наличия, так как между «картотекой склада и картотекой плановой группы могут быть расхождения из-за запаздывания прохождения информации, после чего подбирают и выдают изделия материально ответственному лицу подразделения НИИ. При этом заполняются графы 7-11 «Требования» в обоих экземплярах.

Один экземпляр «Требования» передается в бухгалтерию для учёта расхода денежных средств по теме в соответствии со сметной калькуляцией, на основании второго экземпляра вносятся изменения в первичную картотеку учета на складе, а затем в картотеки плановой группы.

Следует отметить, что в 1—1,5% случаев в «Требованиях» наблюдается расхождение фактически выданного количества и разрешенного к выдаче. Это расхождение может быть объяснено рядом причин: несовпадением информации в первичной и вторичной картотеках учета, изменением технического решения в подразделении НИИ, в результате которого произошел отказ от затребованного ранее изделия и т. п.

Задача 2. Выдача информации руководству об образовавшемся дефиците и сверхнормативных запасах. Эта задача решается с еженедельным циклом — формированием в плановой группе отдела комплектации сводок дефицита и сверхнормативных запасов. Эти сводки составляются путем выборки из картотеки учета изделий тех позиций, которые попадают либо в зону I, либо в зону IV. На основании этих сводок начальник отдела комплектации один раз в неделю (обычно в понедельник) готовит предложения заместителю директора НИИ о срочных заявках поставщикам по дефициту и реализации сверхнормативных запасов сторонним организациям. На основании этой информации заместитель директора НИИ принимает решение и связывается с поставщиками покупных элементов или с предприятиями своей отрасли для ликвидации дефицита и сверхнормативных запасов путем выдачи срочных заявок поставщикам или путем взаимовыгодного обмена с НИИ, КБ и заводами своей отрасли.

Задача 3. Контроль и анализ расхода средств по темам в соответствии со статьей сметной калькуляции «Материалы и полуфабрикаты (покупные изделия)». Контроль и анализ осуществляется ежемесячно бухгалтерией и заместителем директора НИИ путем сравнения фактических денежных затрат с данными сметной калькуляции по этапам каждой темы. В случае . больших отклонений по распоряжению заместителя директора осуществляется содержательный анализ хода работ по теме и причин отклонений, на основе которого намечаются мероприятия по сокращению отклонений либо за счет более правильной организации расхода материальных средств, либо, если отклонения объективно обоснованы, путем корректировки сметной калькуляции по теме. В ручной системе информация по этой задаче готовится бухгалтерией на основе данных, содержащихся в полностью или частично удовлетворенных «Требованиях».

Задача 4. Контроль сверхнормативных запасов по складам. Этот контроль проводит бухгалтерия ежемесячно в денежном выражении на основе данных, представляемых .плановой группой отдела комплектации, путем сравнения величины хранимых на складе запасов с нормативной величиной запаса, результаты контроля ежемесячно сообщаются в министерство. Эти результаты учитывает в министерстве балансовая комиссия при квартальном подведении итогов работы предприятий. Нормативная величина хранимых запасов устанавливается и корректируется ежегодно, исходя из планируемого объема работ предприятий, лимитов министерства, статистических данных за прошедшие периоды.

Задача 5. Учет прихода и расхода покупных изделий на сторону. Поступление комплектующих элементов от поставщиков или от других сторонних организаций осуществляется на складе предприятия. На склад одновременно с материальными ценностями (поступает сопроводительный документ (приказ-счет). В настоящее время на предприятиях — поставщиках, особенно разных министерств, существуют неодинаковые формы приказа-счета или других сопроводительных документов; кроме того, в бланк сопроводительного документа записываются все «поставляемые с ним изделия независимо от их типа. Это неудобно для учета, обработки в бухгалтерии и отчетности складов, поэтому на основе сопроводительного документа на складе при оприходовании поступивших изделий по каждому типу изделий (склады обычно разбиты по типам изделий) выписывается документ единой формы «Приходный ордер», содержащий следующие основные реквизиты:

1. дату поступления;

2. наименование изделий;

3. количество изделий каждого наименования;

4. единицу измерения;

5. цену единицы;

6. стоимость изделий -каждого наименования и стоимость общую;

7. подпись материально ответственного лица.

Сопроводительный документ передается в финансовый отдел для расчетов с поставщиком, а «Приходный ордер» используется» для внесения изменений (прихода) в картотеку учета наличия изделий на складе и в плановой группе и передается в бухгалтерию для хранения.

Передача изделий на сторону сопровождается оформлением «Приказа-счета», который содержит следующие основные реквизиты:

1. дату отправления;

2. наименование изделий;

3. количество изделий каждого наименования;

4. единицу измерения;

5. цену единицы;

6. стоимость изделий каждого наименования и стоимость общую;

7. адрес и расчетный счет в госбанке предприятия –отправителя;

8. подпись заместителя директора (финансового распорядителя).