8.1.3. Бухгалтерская отчетность образовательного учреждения

Бухгалтерская отчетность образовательного учреждения представляет собой совокупность показателей учета хозяйственной деятельности, отраженных в форме определенных таблиц и характеризующих движение имущества, обязательств и финансовое положение учреждения за отчетный период.

• В состав бухгалтерской отчетности бюджетных образовательных учреждений кроме баланса входят также следующие основные формы:

  1. Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам - форма 2;

  2. Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным источникам - форма 4;

  3. Отчет о движении основных средств - форма 5;

  4. Отчет о движении материальных запасов - форма 6;

  5. Отчет о недостачах и хищениях денежных средств и материальных ценностей в бюджетных учреждениях - форма 15.

Образовательные учреждения, которые финансируются из бюджетов субъектов федерации и из местных бюджетов, месячную отчетность составляют по форме 1-мм: "Отчет об исполнении сметы доходов и расходов учреждений и организаций, финансируемых из бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов".           Образовательные учреждения, финансируемые из средств бюджета, составляют и представляют в установленном порядке бухгалтерскую годовую, квартальную и месячную отчетность в установленные сроки. Порядок составления и представления этой отчетности установлен "Инструкцией о годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности бюджетных учреждений и иных организаций, получающих финансирование из бюджета в соответствии с бюджетной росписью", утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15.06.2000 № 54н⁴ с учетом внесенных дополнений и изменений приказом от 10.09.2001 № 73н⁵ .           Бухгалтерская отчетность образовательного учреждения должна включать показатели деятельности филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений.           День представления образовательным учреждением бухгалтерской отчетности определяется по дате ее почтового отправления или дате фактической передачи по принадлежности. Если дата представления бухгалтерской отчетности приходится на нерабочий (выходной) день, то сроком представления отчетности считается первый, следующий за ним рабочий день.           Бухгалтерская отчетность, содержащая показатели, отнесенные к государственной тайне по действующему законодательству, представляется с учетом требований этого законодательства.

8.1.4. Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности в образовательном учреждении

Образовательные учреждения обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, постоянно хранятся в бухгалтерии.           Первичные учетные документы брошюруются работниками служб бухгалтерского учета по участкам учета в хронологическом порядке по номерам пачек за каждый месяц. Выходные формы документов хранятся отдельно по каждому разделу учета и соответствующему субсчету.           Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.           Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель учреждения.           Сроки хранения документов бухгалтерского учета хозяйственной деятельности установлены в нормативном документе "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения"⁶, утвержденном Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988 года, который в настоящее время действует в редакции, принятой решением от 27.06.1996 года Госналогслужбой РФ и Росархивом. При этом учитываются внесенные в Перечень совместным решением от 27.06.1996 Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве и Центральной экспертной комиссией Госналогслужбы РФ изменения⁷ сроков хранения отдельных бухгалтерских документов (сроки увеличены).           В связи с проблемой доступа широкого круга специалистов к упомянутым документами, приведем сроки хранения основных бухгалтерских документов:

• Бухгалтерские отчеты, балансы организаций и пояснительные записки к ним:

  • а) годовые - 10 лет;

  • б) квартальные - 3 года.

• Протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов:

  • а) годовых - 10 лет;

  • б) квартальных - 3 года.

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, пояснительные записки к ним - 10 лет.           Первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и другие) - 5 лет.           Инвентарные карточки и книги учета основных средств - 3 года после ликвидации основных средств.           Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) - 3 года.           Гарантийные письма - 3 года.           Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и другие) - 5 лет.           Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости - 5 лет.           Книги учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов - 5 лет.           Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений и другие - 5 лет.           Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий и другие - 5 лет.           Документы об инвентаризации (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) - 3 года.           Документы о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) - до минования надобности, но не менее 5 лет. Исполнительные листы - до минования надобности, но не менее 5 лет. Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и другие - до минования надобности, но не менее 3 лет.           Документы по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях (справки, акты, обязательства, переписка) - до минования надобности, но не менее 5 лет.           Паспорта зданий, сооружений (кроме памятников архитектуры, находящихся под охраной государства) и оборудования - 3 года после ликвидации основных средств.           Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, документы (справки, информации, докладные записки к ним) - 5 лет.           Акты проверки кассы, правильности взимания налогов и другие - 5 лет.           Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и другие) - 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения.           Реестры договоров - 3 года.           Договоры о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально-ответственного лица.           Образцы подписей материально-ответственных лиц - до минования надобности.           Следует отметить, что в случае проведения проверок и ревизий, а также возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел бухгалтерские документы должны быть сохранены до вынесения окончательного решения.           Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам организации. Так, срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих организации определяется по формуле: 75 - В (лет), где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.           Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет.           Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год.           В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.