8.1.1. Ошибки в записях и порядок их исправления

В случае выявления ошибки в записях бухгалтерского учета возможны различные варианты исправления. Исправление ошибок, обнаруженных в записях бухгалтерского учета, производится в следующем порядке. Если обнаружена ошибка за данный отчетный период до момента представления бухгалтерского баланса, не требующая изменения данных мемориального ордера, то она исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и надписывания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно здесь же на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка "Исправлено".           Если же требуются значительные изменения во внутрихозяйственных учетных записях, можно применить способ сторнировочной (отрицательной) записи: ошибочная запись повторяется красными чернилами (пастой шариковой ручки красного цвета) или стандартными цветами (синий, черный) с заключением ее в прямоугольную рамку. Красный цвет или прямоугольная рамка аннулирует ошибочную запись, после чего делают правильную запись. Иногда составляется справка, раскрывающая необходимость исправления и причину ошибки. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "красное сторно" оформляются бухгалтерской справкой ф.433 (0504833), в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого мемориального ордера, документа, обоснование внесения исправления.           На основании бухгалтерской справки ф.433 (0504833) составляется мемориальный ордер ф.274 (0504802).           Исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью: "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.           Если вышестоящей организацией образовательного учреждения при утверждении годового отчета сделаны исправления в заключительном балансе, то на основании соответствующего письменного распоряжения эти исправления вносятся как в регистры бухгалтерского учета прошлого года (путем исправительной бухгалтерской записи), так и в регистры бухгалтерского учета текущего года (путем изменения входящих остатков).           Для контроля правильности бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета составляются оборотные ведомости: ф.285 (0504808), ф. М-44 (0504205) (оборотная ведомость по материальным запасам) и ф.326 (0504126) (по основным средствам) по каждой группе аналитических счетов и материально ответственным лицам, объединяемых соответствующим синтетическим счетом. Оборотные ведомости составляются ежемесячно, кроме основных средств и малоценных предметов, по которым оборотные ведомости составляются ежеквартально. Итоги оборотов и остатки по каждому субсчету оборотных ведомостей сверяются с итогами оборотов и остатками этих субсчетов книги "Журнал - главная" ф.308 (0512013). Записи в оборотных ведомостях могут производиться при необходимости в течение нескольких лет.           Следует подчеркнуть, что существует ряд документов (к ним относятся кассовые и банковские документы), в которых наличие исправлений, подчисток, помарок не допускается. В кассовых и банковских документах, которые оформляются работниками учетно-финансовых служб образовательного учреждения, исправления вноситься не могут.