8.1. Первичные учетные документы, отражение хозяйственных операций, баланс и отчетность образовательных учреждений

• 8.1.1. Ошибки в записях и порядок их исправления

• 8.1.2. Отражение хозяйственных операций и баланс

• 8.1.3. Бухгалтерская отчетность образовательного учреждения

• 8.1.4. Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности в образовательном учреждении

• 8.1.5. Изъятие первичных учетных документов хозяйственной деятельности в образовательном учреждении

Первичный документ бухгалтерского учета представляет собой письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации. Он является основой при осуществлении разнообразных хозяйственных операций и их последующего отражения в бухгалтерском учете образовательного учреждения.           Каждый первичный документ отражает одну совершенную хозяйственную операцию. Хозяйственные операции могут выражать увеличение или уменьшение средств образовательного учреждения. Кроме того, существуют внутрихозяйственные операции, приводящие к перераспределению средств организации по учетным позициям.           В связи с важностью роли и места первичных документов в системе бухгалтерского учета выработан ряд общих требований к ним, которые не зависят от их вида и назначения и предопределяются наличием обязательных реквизитов используемых документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), утвержденным и введенным в действие с 01.07.1994 года Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299¹.           Эти требования к оформлению первичных документов бухгалтерского учета представлены в виде рисунка 8.1.1.

Рис.8.1.1.Основные требования к оформлению первичных документов бухгалтерского учета по наличию и содержанию определенных реквизитов

Первичные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании. Первичные документы должны составляться своевременно, не нарушая регламентированных государством или учредителями сроков оформления документа, а также принятых правил их хранения.           Обычно для документов используются типовые формы, имеющие межведомственный характер, которые изготавливаются в виде бланков (ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и т.д.), учитывающих требования ОКУД.

• Для ведения бухгалтерского учета в образовательных учреждениях применяются разработанные Министерством финансов Российской Федерации в соответствии ОКУД следующие формы документов (см.: Приложение 8.1):

  • отдельные формы первичных учетных документов класса 03 "Унифицированная система первичной учетной документации",

  • формы учетных документов класса 04 "Унифицированная система банковской документации",

  • формы документации класса 05 "Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций", которые утверждены постановлениями Государственного комитета Российской Федерации по статистике, указаниями Центрального банка Российской Федерации, а также приказом Минфина РФ от 26.08. 2004 №70н "Об утверждении инструкции по бюджетному учету" (Приложение №2) по соответствующим разделам учета в установленном порядке.

• Применяемые в настоящее время образовательными учреждениями первичные учетные документы класса 03 "Унифицированная система первичной учетной документации" включают следующие формы:

  1. Доверенности на получение материальных ценностей ф.ф. М-2 (0315001), М-2а (0315002).

  2. Акт инвентаризации наличных денежных средств (ф.0317013) - (ф.0317013).

  3. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф.0317014).

  4. Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф.0317015).

  5. Путевые листы ф.ф. 3(0345001), 3-спец. (0345002), 4(0345003), 4-с(0345004), 4-п(0345005), 6-спец. (0345007).

  6. Журнал учета путевых листов ф.8 (0345008).

  7. Товарно-транспортная накладная ф.1-Т(0345009).

  8. Приходный кассовый ордер ф.КО-1(0310001).

  9. Расходный кассовый ордер ф.КО-2(0310002).

  10. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов ф.КО-3(0310003).

Перечень форм документов класса 03, последовательно вводимых в период с 01.01.2005 по 31.12.2005 приказом Минфина РФ от 26.08. 2004 №70н "Об утверждении инструкции по бюджетному учету", приведен в таблице 8.1.1, а документов класса 05 - в таблице 8.1.2:

Таблица 8.1.1 Перечень форм документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации "Унифицированная система первичной учетной документации"

N п/п	Код формы	Наименование формы документа
1	2	3
1	0306001	Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)
2	0306002	Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств
3	0306003	Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)
4	0306004	Акт о списании автотранспортных средств
5	0306030	Акт о приеме-передаче здания (сооружения)
6	0306031	Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)
7	0306032	Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств
8	0306033	Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)
9	0310001	Приходный кассовый ордер
10	0310002	Расходный кассовый ордер
11	0310003	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
12	0315004	Акт о приемке материалов
13	0315006	Требование-накладная
14	0315007	Накладная на отпуск материалов на сторону
15	0340002	Путевой лист строительной машины
16	0345001	Путевой лист легкового автомобиля
17	0345002	Путевой лист специального автомобиля
18	0345004	Путевой лист грузового автомобиля
19	0345005	Путевой лист грузового автомобиля
20	0345007	Путевой лист автобуса не общего пользования

Применяемые образовательными учреждениями первичные документы класса 04 "Унифицированная система банковской документации" приведены в приложениях к "Положению Центрального банка Российской Федерации о безналичных расчетах в Российской Федерации" от 03.10.2002 г. №2-П² и к "Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" от 05.01.1998 №14-П, утвержденного советом директоров Банка России 19.12.1997 г. №47³.

Таблица 8.1.2 Перечень форм документов класса 05 Общероссийского классификатора управленческой документации "Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций"

N п/п	Код формы	Наименование формы документа
1	2	3
1	0504143	Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря
2	0504144	Акт о списании исключенной из библиотеки литературы
3	0504202	Меню-требование на выдачу продуктов питания
4	0504203	Ведомость на выдачу кормов и фуража
5	0504210	Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения
6	0504230	Акт о списании материальных запасов
7	0504401	Расчетно-платежная ведомость
8	0504403	Платежная ведомость
9	0504417	Карточка-справка
10	0504421	Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
11	0504425	Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях
12	0504501	Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам
13	0504510	Квитанция
14	0504514	Кассовая книга
15	0504608	Табель учета посещаемости детей
16	0504805	Извещение
17	0504816	Акт о списании бланков строгой отчетности
18	0504817	Уведомление по расчетам между бюджетами
19	0504822	Уведомление о лимитах бюджетных обязательств
20	0504833	Cправка

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

• Первичные учетные документы для придания им юридической силы должны иметь реквизиты, поименованные на рисунке 8.1.1:

  • наименование документа (формы);

  • код формы;

  • дату составления;

  • наименование организации, от имени которой составлен документ;

  • содержание хозяйственной операции;

  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

  • личные подписи и их расшифровки (в т.ч. включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций).

В зависимости от технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требований нормативных правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учету.           За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документы.           В документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, - подписи о принятии результата работы ответственными (уполномоченными) лицами.           Записи в первичных учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются. В первичных учетных документах (как в текстовой части, так и цифровых данных) подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.