2. Процедура традиционной или автоматизированной регистрации черновика и проекта документа:

А. Традиционная регистрация черновика:

1. внесение исходных сведений о черновике в журнал учета черновиков и проектов документов (документ и приложения к нему имеют самостоятельные учетные номера);

2. при карточном учете – резервирование машинописного номера проекта документа в контрольном журнале учета карточек подготовленных документов или определение этого номера по валовой картотеке учетных картотек (если на документ заполняется два экземпляра карточки);

3. при использовании единой учетной нумерации документов для процедур их изготовления и учета подготовленных документов – резервирование номера в контрольном журнале учета карточек подготовленных (изданных) документов;

4. проставление учетного номера на титульном листе и (или) листах черновика (в электронный черновик документа учетный номер вносится с клавиатуры ПК или автоматически), на чистом бланке учетной карточки подготовленного документа и в журнале учета черновиков и проектов документов;

5. изъятие листов черновика из спецблокнота и фиксирование изъятия каждого листа на корешке или в контрольном листе спецблокнота;

6. возврат спецблокнота исполнителю;

7. вкладывание в черновик или подкалывание к листам черновика пронумерованной учетной карточки подготовленного документа;

8. передача черновика документа для печати машинистке (оператору ПК) под роспись журнале учета черновиков и проектов документов или в передаточном журнале.

Б. Автоматизированная регистрация черновика и проекта документа:

1. заполнение на экране ПК учетной карточки подготовленного документа и внесение карточку очередного единого порядкового номера документа;

2. автоматическое внесение новых сведений в электронную опись (контрольный журнал) учетных карточек подготовленных документов, проверка правильности внесенной записи;

3. проставление учетного номера на листах черновика;

4. изъятие листов из спецблокнота, оформление изъятия на корешке (или в контрольном листе) спецблокнота, возвращение спецблокнота исполнителю;

5. распечатка на бумажном носителе страхового экземпляра учетной карточки подготовленного документа;

6. внесение отметки о распечатке в электронную учетную карточку документа;

7. подтверждение подлинности бумажного экземпляра электронной карточки росписью сотрудника службы конфиденциальной документации с проставлением печати и даты;

8. передача черновика для печатания оператору ПК под роспись в бумажном экземпляре электронной учетной карточки или в передаточном журнале;

9. внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление росписи сотрудника (оператора) службы конфиденциальной документации.

3. Процедура печатания н выдачи проекта документа исполнителю:

Процедура печатания и выдачи проекта документа исполнителю, начинается с операций регистрации. Далее рассмотрим традиционную регистрацию проекта документа и автоматизированную регистрацию проекта документа;

А. Традиционная регистрация проекта документа:

1. заполнение необходимых граф пронумерованной учетной карточки подготовленного документа;

2. печатание на клавиатуре ПК текста и реквизитов документа с учетом требований государственного стандарта;

3. обозначение на нижнем поле отпечатанного комплекта экземпляров каждого листа документа учетного номера;

4. обозначение на оборотной стороне последнего листа всех экземпляров документа учетного номера, грифа конфиденциальности, количества отпечатанных экземпляров, при необходимости их целевого назначения, фамилии исполнителя, индекса машинистки (оператора) и даты печатания (изготовления) документа;

5. передача отпечатанного проекта документа, черновика и учетной карточки сотрудни­ку службы КД;

6. проверка правильности и комплектности отпечатанного проекта документа, его соот­ветствия черновику;

7. заполнение соответствующих граф в учетной карточке и описи конфиденциальных документов фирмы, роспись сотрудника службы КД в учетной карточке или передаточном журнале за получение черновика и проекта документа;

8. уничтожение совместно с оператором ЭВМ или исполнителем перепечатанных листов документа, внесение отметки об уничтожении в карточку;

9. при изготовлении документа на дискете - внесение сведений о нем в электронный и бумажный экземпляры учетной карточки (описи документов) носителя, заверение записи в бумажном экземпляре карточки росписями сотрудника службы КД и исполнителя; при не­обходимости изготовление страховой копии документа на другом носителе;

10. проверка исполнителем комплектности и правильности изготовления проекта доку­мента, просмотр носителя, если документ был изготовлен на этом носителе; при возможно­сти - уничтожение черновика;

11. выдача исполнителю всех экземпляров проекта документа и черновика под роспись в учетной карточке подготовленного документа;

12. помещение учетной карточки (и носителя со страховой копией проекта документа) в места их хранения. Карточки - в картотеку «За исполнителями», носителя - в соответствую­щую ячейку металлического шкафа.

Б. Автоматизированная регистрация проекта документа;

1. печатание бумажного документа, оформление специфических реквизитов или изготовление документа на учтенном носителе;

2. передача черновика и отпечатанного проекта документа оператором сотруднику службы КД;

3. при поступлении от исполнителя носителя с подготовленным проектом документа (без черновика) или передачи готового проекта документа по линии защищенной компьютерной связи - их регистрация сотрудником службы КД (без перепечатывания) с заполнением указанных выше учетных форм;

4. проверка правильности и комплектности изготовленного проекта документа, его идентичности черновику;

5. заполнение соответствующих граф и зон электронного экземпляра учетной карточки подготовленного документа, проставление электронной подписи сотрудник службы КД за получение черновика и проекта документа;

6. автоматическое внесение сведений об отпечатанном проекте документа в электронную опись конфиденциальных документов фирмы;

7. допечатка на принтере строки о выданном проекте документа и черновике в традиционную внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя;

8. возвращение описи исполнителю;

9. допечатка на принтере информации, внесенной в электронную учетную карточку, бумажный экземпляр этой карточки, заверение внесенных сведений росписью сотрудника службы конфиденциальной документации;

10. если документ изготовлен на носителе - внесение сведений о нем в электронный экземпляр учетной карточки (описи документов) носителя, автоматическая допечатка на принтере внесенной записи в бумажный экземпляр этой описи, заверение записи росписями сотрудника службы КД и исполнителя;

11. при необходимости изготовление страховой копии документа на другом носителе;

12. проверка исполнителем состава полученных документов, просмотр носителя;

13. выдача исполнителем состава изготовленного проекта документа и черновика под роспись в бумажном экземпляре электронной учетной карточки (или проставление электронной подписи электронной карточке);

14. выдача исполнителю магнитного носителя, содержащего черновик документа, вместе с бумажным экземпляром учетной карточки носителя (описью) и допечатанной в карточке отметкой об изготовлении проекта документа;

15. выдача исполнителю проекта документа, изготовленного с бумажного носителя на э-м носителе , аналогично указанным выше пунктам;

16. передача исполнителю изготовленного проекта документа и черновика или возвращение ему зарегистрированного проекта документа, полученных службой КД по линии защищенной компьютерной связи, осуществляется также по этой линии связи. Перед этим исполнитель предварительно передает свою электронную подпись, эта подпись фиксируется ее в электронной учетной карточке передаваемого документа и автоматически вносится соответствующая запись в электронную опись массива документов компьютера исполнителя;

17. уничтожение в базе данных компьютера, на котором изготовлялся документ, всех материалов по его изготовлению, временных файлов и самого документа;

18. внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление росписей сотрудника службы конфиденциальной документации и оператора.

Примечания:

а) в крупных фирмах:

процедуры 1, 2 и 3 выполняются в крупных фирмах с большим объемом конфиденциальных документов;

б) в некрупных фирмах:

• изготовленный исполнителем проект документа и черновик на специально подготовленных носителях передаются им в службу КД только для выполнения учетных операций;

• учет может ограничиться внесением записи о черновике и проекте документа в опись конфиденциальных документов фирмы при одновременном заполнении на документ регистрационной формы открытого делопроизводства.