11

Лекция 7.

ОБРАБОТКА И ЗАЩИТА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ВЫХОДНОГО И ВНУТРЕННЕГО ПОТОКОВ

Цель лекции: изучить порядок оформления и учета носителей конфиденциальной информации, а также процедуры выдачи и приема документов предварительного учета исполнителям и изготовления конфиденциальных документов.

Вопрос 1. Процедуры оформления и учета носителей конфиденциальной информации

Вопрос 2. Процедуры выдачи и приема документов

предварительного учета исполнителям

Вопрос 3. Изготовление конфиденциальных документов Контрольные и проблемные вопросы

1. Какие особенности имеет документопоток конфиденциальных документов?

2. Что понимается под выходным потоком конфиденциальных документов?

3. Что понимается под внутренним потоком конфиденциальных документов?

4. В чем состоит технологическая связь этих потоков и почему они рассматриваются блоком?

5. Чем отличается состав технологических стадий выходного и внутреннего потоков?

6. Какие основные виды документов циркулируют в выходном и внутреннем документопотоках?

7. Что представляет собой технологическая стадия обработки конфиденциальных документов, процедура обработки и операция? Их соотношение?

8. Какие технологические стадии обработки конфиденциальных документов выполняются в процессе движения отправляемых и внутренних документов?

9. Какой состав процедур входит в каждую стадию?

10. Какие дополнительные стадии обработки конфиденциальных документов включают входной и выходной (внутренний) документопотоки?

Вопрос 1. Процедуры оформления и учета носителей конфиденциальной информации

1. Процедура первичного оформления носителя:

1. нумерация листов, прошивка и опечатывание носителя;

2. выполнение специфических операций по оформлению каждого вида носителя;

3. проставление регистрационного штампа предварительного учета и количества листов, грифа конфиденциальности;

4. внесение заверительных надписей;

5. проверка целостности и качества технических носителей информации, надежности их невскрываемой заводской упаковки;

2. ПРОЦЕДУРА традиционной или автоматизированной РЕГИСТРАЦИИ носителей:

А. Традиционная регистрация носителей:

1. заполнение на носитель строки в журнале регистрации и учета движения карточек (кон­ном журнале) или внесение исходных сведений о носителе в журнал учета носителей;

2. внесение исходных сведений о носителе в учетную карточку;

3. подкалывание карточки к носителю.

Б. Автоматизированная регистрация носителей:

1. заполнение на экране карточки учета и выдачи носителя за очередным порядковым номером (для магнитных носителей карточка одновременно выполняет функцию описи до­кументов, записанных на носителе), иногда, в зависимости от принятой технологии, - авто­матическое заполнение дополнительной карточки учета выдачи носителя;

2. проверка правильности и полноты заполнения карточки;

3. автоматическое внесение новых сведений в электронную опись носителей или элек­тронную опись (контрольный журнал) учета движения карточек, проверка правильности внесенной записи;

4. перенесение в регистрируемый магнитный носитель копии электронной учетной кар­точки для ведения описи записанных документов;

5. распечатка на принтере электронной учетной карточки носителя (для страховой вало­вой картотеки), распечатка для магнитного носителя второго, дополнительного экземпляра бумажного аналога карточки для выдачи исполнителю вместе с носителем;

6. внесение отметки о распечатке бумажного экземпляра в электронную учетную карточ­ку носителя;

7. подтверждение подлинности бумажных экземпляров электронной карточки росписью сотрудника службы КД с проставлением печати и даты;

8. изготовление (при необходимости) страховых и резервных экземпляров магнитного носителя с внесением соответствующих записей в электронный и бумажные экземпляры учетной карточки основного носителя;

9. и) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление рос­писи сотрудника службы КД.

3. Процедура окончательного оформления носителя:

1. проставление в штампе предварительного учета на носителе регистрационного номера;

2. проставление регистрационного номера на всех листах носителя;

3. маркировка технического носителя (проставление регистрационного номера, окраши­вание элементов, скрепляющих корпус технического носителя).

Примечание. Процедуры 2 и 3 выполняются в крупных фирмах с большим обьемом конфиденци­альных документов.