Задание в определение целей деятельности
Цель современной организации представляет собой сумму целей всех ее работников, собственников, потребителей и, строго говоря, всех остальных субъектов общества, хоть как-то связанных с организацией.
В частности, лишь такая фирма будет в полной мере стабильной и процветающей, в которой будут удовлетворены важнейшие человеческие и профессиональные потребности (цели) ее работников.
Системы, которые создаются людьми и содержат людей в качестве компонентов, получили название целеустремленных систем.
Когда человек действует сам по себе, то он движется в желаемом направлении – куда хочет. Цель группы – это то направление, куда надо двигаться, а общий результат зависит от того, какие усилия приложит каждый член группы для его достижения. Цель направляет общие усилия на повышение суммарной эффективности с использованием личной эффективности каждого.
Фактически, ставить и достигать цели – это и есть управлять. Так что целеполагание – это очень ответственная составляющая современного менеджмента. Для реализации Миссии, Политики и Стратегии организации ее руководство должно разработать систему целей по всем направлениям деятельности (по вертикали). Кроме того, необходимо организовать разработку целей во всех подразделениях и на всех уровнях управления (по горизонтали).
Надо особо отметить, что факт постановки вопроса «для чего мы все это делаем» является весьма позитивным и даже знаковым обстоятельством. Каждому члену организации следует знать цель организации. Это «путеводная звезда», мощнейший управленческий инструмент, позволяющий объединить всю деятельность внутри организации. Без цели невозможно сфокусировать энергию, которая «утекает сквозь все щели» каждый день. Без цели организация не имеет проводника в будущее.
Определение целей деятельности – это объективная экономическая тенденция. Весь вопрос в том, как она реализуется на практике. А прибыль – побочный продукт достижения других целей.
Кто из нас, однако, не попадал в ситуации, когда поставленные цели оказывались недостижимыми? К сожалению, только в такой ситуации и только некоторые из нас начинают задумываться: а правильно ли я поставил цель? А то, что я поставил, это вообще – цель? А когда и как ее надо ставить?
А между тем, даже сам термин «цель» понимается многими по-разному. При этом смешиваются такие понятия, как «цель», «видение будущего» (в иностранной литературе – vision), «назначение», «миссия»... Все эти понятия относятся к будущему, которого мы хотим достичь. Но все они относятся к разным характеристикам этого будущего. Смешение этих понятий чревато тем, что желаемое будущее оказывается недостижимым.
Цели – результаты деятельности, достижение которых желательно и возможно в обозримом будущем:
Цель организации – такое состояние будущей реальности, которого организация желает добиться собственными усилиями.
Формулируемые сегодня цели должны отвечать ряду требований.
Прежде всего, цели деятельности предприятия (подразделения) должны соответствовать его назначению и условиям воспроизводства.
Цели деятельности должны быть привязаны к определенному временному периоду. В этой связи различают долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные цели (в современной российской практике это, соответственно, цели на год, 3-5 и 5-10 лет).
Цели деятельности должны быть измеримы. Для этого в формулировку целей желательно включать параметр измерения и критерий достижения желаемого уровня данного параметра2. Сформулированная подобным образом цель фактически позволяет в любой момент времени определить степень ее достижения.
При формулировании целей следует также обратить на следующее замечание, высказанное доктором Эдвардсом Демингом: «Важно, чтобы цель никогда не была определена в терминах деятельности или методов»3.
Цели должны быть предельно конкретными4. «Открыть магазин» – еще не цель, это просто желание. Целью же эта формулировка может стать может быть только с указанием на то, какой именно магазин планируется открыть – конкретно. И не просто «продовольственный» или «обувной» магазин. Важно то, чем он будет отличаться от прочих аналогичных, чем привлечет покупателей, как будут обеспечены низкие затраты и т. п.
Короче говоря, цель – это детальный проект будущего: будущего предприятия, будущей продукции, будущей жизни. Она должна быть сформулирована так, чтобы по прошествии времени, отведенного на ее достижение, на вопрос: «Достигнута ли цель?» – можно было дать четкий и недвусмысленный ответ: «да» или «нет».
Цели деятельности должны быть достижимы. Конечно, они должны быть слишком легкими для достижения – в цели должен содержаться определенный вызов обстоятельствам. Но цели не должны быть и нереалистичными. Некий «налет фантастичности» допускается сегодня только в целях одного вида – в цели-видении организации. Нереальность же прочих целей быстро приводит к полной демотивации сотрудников. Так что очень важным моментом в определении цели является согласование желаемого с возможным.
Современные цели должны быть гибкими. В условиях быстро меняющегося мира становится вполне допустимым и даже наиболее правильным их периодический анализ с необходимой корректировкой в соответствии с изменившимися обстоятельствами.
И, наконец, цели должны быть взаимно приемлемыми для основных субъектов влияния.
Цель предприятия или подразделения редко бывает единственной, поэтому при формулировании целей приходится также принимать во внимание аспекты их взаимодействия друг с другом.
Различает следующие основные варианты отношения целей.
- Конфликтность целей: связь между целями такова, что достижение одной цели затрудняет достижение другой. Конфликтной парой является, например, достижение максимальной прибыли “сегодня” и достижение максимальной доли рынка “завтра”.
- Комплиментарность: достижение одной цели облегчает достижение другой. Например, превращение предприятия в “фирму качества” способствует достижению максимальной доли рынка.
- Индифферентность: цели не оказывают влияния друг на друга. Например, цель “фирма качества” и цель “предприятие широкого ассортимента”.
- Иерархия целей: подчинение одних целей другим. Например, цель “определенная доля рынка” подчинена цели “определенная рентабельность предприятия”.
Достижение конфликтных целей в рамках одного предприятия, как правило, невозможно. При обнаружении таких ситуаций цели необходимо переформулировать. Или же может быть применен специальный прием: разделение предприятия, при котором материнская структура достигает одних целей (например, превращается в “фирму качества” и обеспечивает “завтра” значительную долю рынка), а дочерняя - других (например, получает максимальную прибыль, поставляя на испытывающий временный дефицит рынок, второсортный товар). Одно из предприятий выступает в роли “дойной коровы”, поддерживающей “звезду”, которая будет давать прибыль завтра.
Для комплиментарных и индифферентных целей необходимо определить иерархию или приоритет (если они прямо не подчинены друг другу).
Цели деятельности должны быть согласованы друг с другом не только в рамках описываемого объекта, но и в рамках включающей его надсистемы. В совокупности все цели образуют определенную иерархию: цель-видение организации определяет ее стратегические цели, последние, в свою очередь, раскрываются в целях направлений, цели направлений детализируются в целях подразделений направления и т. д.5.
Существующие ресурсы предприятия и рынок не всегда позволяют достичь всех целей предприятия. Стратегия должна предусматривать достижение наиболее важных целей, определяемых на основе ранжирования.
Цель всегда ставит тот, кто ее достигает. Ни «сверху», ни «сбоку» поставить цель невозможно. Так что для организации цели деятельности должно определить ее высшее руководство, для подразделения – руководство подразделения.
Чтобы поставить цель, нужно последовательно ответить на ряд вопросов (рисунок 2).
- Что я хочу?
- Что я могу?
- Что я должен?
Как это ни странно, но труднее всего ответить на вопрос: «Что я хочу?». Ответ на него – это видение желаемого будущего (vision). Оно формируется, прежде всего, исходя из проблем настоящего. В их числе – противоречия между требованиями потребителей и требованиями воспроизводства. Достижение цели, которую мы ставим, должно избавить нас от этих проблем.
Рисунок 2 – Формирование целей
Выявление проблем требует серьезной аналитической работы. Результаты этой работы в совокупности с творческими идеями и предпочтениями того, кто ставит цель, и определяют образ будущего.
Другой важнейший этап определения цели («что я могу») – оценка возможностей. Он как бы распадается на три блока:
- оценка того, что я могу в силу своих способностей и возможностей (наличный технологический потенциал, кадры, финансы, сырьевая база и т. д.);
- оценка того, что мне позволено, требующая анализа законодательной и нормативной базы и других обязательных требований;
- оценка того, что я могу себе позволить, определяемая общественно принятыми, например, экологическими или этическими критериями.
На основе образа желаемого будущего и ответа на вопрос «что я могу» в трех представленных выше вариантах и формируется ответ на вопрос «что я должен» – собственно, это и есть цель, которую я ставлю перед собой и своим предприятием или подразделением (рисунок 2).
При этом аспект «должествования» самым тесным образом связан с теми индивидуальными и общественными потребностями, которые удовлетворяет организация в результате своей деятельности. Он, собственно, включает анализ следующих составляющих:
- кто является моим потребителем;
- какие запросы данного потребителя может удовлетворить результат деятельности моей организации (подразделения);
- какой результат удовлетворяет эти потребности.
В дополнение к этому устанавливаются временные рамки и критерии измеримости.
И если сформулированная подобным образом цель поставлена так, что позволяет избавиться от сегодняшних проблем, обеспечена наличным потенциалом, ресурсами и условиями, не встречает претензий со стороны закона, этики, экологии и персонала, конкретна, реалистична, гибка и измерима, – есть все основания рассчитывать на то, что такая цель будет достижима.
Заданная цель для ее достижения требует выполнения определенных действий. Поэтому для каждой сформулированной цели целесообразно далее разрабатывать соответствующую программу, в которой устанавливаются мероприятия (задачи) и ресурсы, необходимые для достижения цели; ответственные за реализацию должностные лица, сроки выполнения и ожидаемый результат.
По Харрингтону, задачи – отдельные элементы и/или подгруппы элементов мероприятия, определяющие то, как структурная единица выполняет определенную функцию.
Цели не являются синонимом задач. Цель – понятие более высокого уровня, чем задача: чтобы прийти к цели, нужно последовательно решить ряд задач6.
Обычно задачи связаны с выполнением конкретным сотрудником поставленного перед ним задания. Мероприятие выполняется в рамках естественной рабочей группы (отдела) одним или более сотрудниками, реализующими различные части мероприятия.
Задание В. По результатам выполнения Вами задания В выберите любой вариант цепочки «поставщик – выход (результат деятельности) – удовлетворяемая потребность – потребитель».
Для выбранной цепи сформулируйте цель деятельности поставщика (по схеме приложения В), отвечающую следующим требованиям:
- ориентации на потребителя;
- конкретность;
- привязка ко времени;
- измеримость;
- формулирование «в терминах результата», а не «в терминах процесса».