Тема 7. Управление закупками '

7.1. Планирование закупок

7.2. Определение объема закупок

7.3. Выбор поставщиков

7.4. Закупки на контрактной основе 7.1. Планирование закупок

Практически ни одна фирма в своей деятельности не обходится без запасов. Задача фирмы -иметь такой объем запасов, который позволял бы выполнять заказы своевременно и при минимуме издержек. Для достижения этой цели осуществляется управление закупками, в процессе которого определяются рентабельные размеры заказа.

Управление закупками начинается с их планирования. План закупок составляется по схеме, представленной на рис. 6.

Сбор информации

Анализ потребностей и возможностей

Выбор стратегии

Определение метода закупок

Оперативные решения

Контроль

Анализ хода выполнения плана

Корректировка плана

Схема разработки плана закупки

На этапе сбора информации изучаются поставщики с точки зрения их репутации, качества и цены их продукции, осуществляется сравнение качества изделий, имеющихся на рынке.

Анализ потребностей и возможностей включает определение количества материалов, необходимых для производства продукта, изучаются возможности, доставщиков, у которых могут быть куплены товары, производится оценка преимуществ (недостатков) производства ряда деталей на своем предприятии.

Выбор стратегии закупок зависит от вида конечного продукта, комплектующих изделий и материалов. Возможны следующие варианты:

1. Оптовые закупки.

2. Регулярные закупки мелкими партиями.

3. Закупки по мере необходимости.

Определение метода закупки производится на основе стратегии. Им может быть один из перечисленных выше вариантов, их комбинация или любой другой. Необходимо выбрать наиболее подходящий.

На этапе оперативных решений вы должны определить:

• какие материалы вам требуются?

• когда они вам нужны?

• каковы площади ваших складских помещений?

• какие рабочие вам требуются?

• каковы ваши издержки?

Контроль необходим для того, чтобы убедиться, что план выполняется, причем эффективно. Контроль может осуществляться постоянно или путем выборочных проверок.

Анализ хода выполнения плана позволит определить, что делалось правильно, а где были допущены ошибки, сделать выводы.

Корректировка плана производится, если выявлены «узкие места». Изменения вносятся начиная с четвертого этапа - определение метода закупки. 7.2. Определение объема закупок

Определить объем закупок - это значит найти оптимальный размер заказа (ОРЗ), т. е. тот уровень, при котором достигается максимальное использование складских помещений, минимизируются издержки хранения запасов, оптимизируются условия повторных заказов. Все эти факторы тесно связаны между собой. ОРЗ можно рассчитать по формуле

ОРЗ=(2*У*Р)/(С*8)

где: V - годовой объем потребления;

Р - стоимость одного заказа (административные расходы, оплата труда

персонала);

С - стоимость единицы продукции из заказанной партии;

S - издержки хранения единицы продукции на складе.

Допустим, фирма использует 1000 единиц продукции за год (V) по 5000 руб. каждая (С). Делопроизводство, телефонные переговоры, содержание персонала в пересчете на один заказ составляют 20 000 руб. (Р). Хранение на складе одной единицы продукции обойдется в 500 руб. (5). Тогда:

ОРЗ=(2*1000*20000)/(5000*500)=16

Оптимальный заказ в данном случае составит 16 единиц. В течение года придется сделать 62,5 таких заказов (1000/16), то есть каждые 5-6 дней один заказ из 16 единиц - это оптимально при данных условиях.

Поскольку при хранении на складе капитал фирмы омертвляется, необходимо вести учет закупкам и вести анализ запасов по правилу АВС.

Продукция А наиболее ценная, на которую приходится примерно 75-80% общей стоимости запасов на складе, но составляет лишь 10-20% общего количества находящейся на нем продукции.

Продукция В средняя по стоимости (примерно 10-15% стоимости запасов), но в количественном отношении составляет 30-40% хранимой продукции.

Продукция С самая дешевая (примерно 5-10% стоимости запасов) и самая массовая (40-50% общего объема хранения).

Выводы:

Продукция А должна находиться под строгим контролем. Необходимы регулярный учет и, возможно, частые корректировки в планах его использования. Продукция этой группы - основная в.вашем бизнесе.

Продукция В требует обычного контроля, налаженного учета и непрерывного внимания. Обычно это постоянно используемые вспомогательные материалы.

Продукция С нуждается в периодической проверке уровня запаса. К ней относятся инструменты, несложное оборудование, запасные части.

Зная все это, можно составить оптимальный заказ. Однако заказ, составленный на основе анализа АВС, будет действительно оптимальным, если не изменится спрос на продукцию вашей фирмы, останутся без изменений цены, тенденции, а также если производство не подвержено воздействию фактора сезонности. Если спрос потребителей колеблется, то следует воспользоваться методом сглаживания таких колебаний. Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде и прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода.