Страховой фонд документов и порядок его комплектования

Страховые копии документов. Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе. Фонд пользования и его назначение. Учет страховых копий. Единица учета страхового фонда копий особо ценных дел. Опись страхового фонда.

Порядок размещения документов в архивах

Порядок размещения документов в государственных и ведомственных архивах. Классификационные схемы размещения документов. Отраслевой принцип размещения документов. Документы общие, закрытые и технические. Размещение по срокам хранения. Топографирование.

Обеспечение сохранности документов на архивном хранении

Основные правила хранения документов в архивах. Способы укладки документов на стеллажах. Топоргафические указатели: постелажный и пофондовый. Их назначение, правила заполнения карточек постелажного и пофондового топографических указателей. Порядок выдачи дел их хранилища.

Проверка наличия и состояния документов в архивах

Три категории фондов в госархивах. Задачи и методика проверки наличия и состояния дел в государственных и ведомственных архивах. Изучение материалов предыдущих проверок. Составление карточки учета необнаруженных дел. Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны. Акт о неисправных повреждениях дел.

Литература

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: описание документов и дел.//Секретарское дело, 1999, №4.

Иноземцева З.П., Мельникова Л.А. Времена новые – проблемы старые. Описание, учет и хранение документной россыпи.//Отечественные архивы, 1995, №1.

Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации. М., 1997.

Создание и ведение системы учета каталогов государственных архивов СССР. М., 1989.

Контрольные вопросы

1. Назовите основные учетные документы в государственных архивах.

2. Как проводится работа по выявлению особо ценных документов?

3. Что такое страховой фонд и фонд пользования?

4. В чем назначение постелажного и пофондового топографических указателей?

5. Как правильно оформить акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны?

Тестовые задания

К единицам учёта документов в АФ РФ относятся:
1)	единица хранения;	3)	архивное дело;
2)	архивная опись;	4)	архивный фонд.
2. Главным учетным документом особо ценных дел является:
1)	опись;	3)	путеводитель;
2)	каталог;	4)	обзор.
3.Совокупность страховых копий составляет:
1)	страховой фонд;	3)	фонд пользования;
2)	архивный фонд;	4)	личный фонд.
4.Справочники, отражающие размещение документов в архивохранилище, называются:
1)	топографические указатели;	3)	географические указатели;
2)	предметные указатели;	4)	именные указатели.
5.Срок выдачи документов ведомственного архива во временное пользование для работников других учреждений, составляет:
1)	десять дней;	3)	один месяц;
2)	две недели;	4)	три месяца.
В государственных архивах проверка наличия и состояния особо ценных дел проводится один раз в:
1)	5 лет;	3)	15 лет;
2)	10 лет;	4)	1 год.

Модуль VI. «Система справочного аппарата к документам АФ РФ»

Комплексная цель: раскрыть состав и назначение научно-справочного аппарата архивов, познакомить с основными видами архивных справочников и их целевым назначением.

Состав научно-справочного аппарата к архивным документам

Архивный справочник. Система научно-справочного аппарата. Функции СНСА. Разработка информационно-поисковых систем. Справочники, выполняющие контрольно-учетную и информационно-поисковую функцию. Уровни информации СНСА: фонд – дело – документ.

Типы и виды архивных справочников,

их целевое назначение

Каталоги: систематический, предметный, именной, географический, по истории учреждений, документов по личному составу. Путеводители: по фондам архива, краткий справочник по фондам, тематический. Указатели: предметный, географический, именной. Обзоры документов: обзор фонда, тематический обзор. Опись дел. Справочники к документам ведомственных архивов.

ЛИТЕРАТУРА

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: создание описи.//Секретарское дело, 1999, №2.

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: описание документов и дел.//Секретарское дело, 1999, №4.

Архивы России: Москва и Санкт-Петербург: Справочник обозрение и библиографический указатель. М., 1997.

Ларина В.Г. Система НСА государственных архивов как основа формирования общего архивного информационного пространства.//Отечественные архивы, 2000, №3.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. М., 2000.

Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. М., 1994.