1.4 Заповнення бази даних інформацією

– Вся дії, які ми до даного моменту проводили з базою даних, були направлені на створення її структури. Це етап проектування бази даних, при якому з базою даних працює її розробник. Після того, як структура бази даних задана і наступає момент заповнення бази даних інформацією, починається етап експлуатації бази даних. В рамках цього етапу з базою даних працює користувач.

Заповнення нашої бази даних почнемо з таблиці "КАТЕГОРІЇ", оскільки дані цієї таблиці надалі використовуватимуться при заповненні таблиці "ТЕЛЕФОНИ".

– Відкрийте таблицю "КАТЕГОРІЇ". Це можна зробити, двічі клацнувши мишею по значку таблиці у вікні "База даних" або виділивши цей значок і натиснувши на кнопку "Відкрити" вказаного вікна. Мишею задайте розміри вікна таблиці, а також розміри окремих полів. Заповните таблицю таким чином:

Рис. 8. Вікно таблиці "КАТЕГОРІЇ"

Після заповнення таблиці даними - закрийте її. Вам буде запропоновано питання про збереження макету таблиці. Зверніть увагу, що йдеться про збереження макету (тобто таких параметрів, як ширина стовпців і т.п.), а не введених даних. Дані, що вводяться, записуються відразу ж після завершення заповнення всіх полів запису (при переході до заповнення полів нового запису). Якщо макет таблиці в процесі роботи не змінювався, то ніяких додаткових питань не пропонується.

– Відкрийте таблицю "ТЕЛЕФОНИ", заповніть її приведеними нижче даними:

Номер	Ім'я	Адреса	Категорія
45-14-15	Петро Іванович	Вулиця Велика, 1	Родичі
31-98-16	Дядько Коловши	Провулок Маленький, 15	Родичі
18-42-51	Марина	Центральний Проспект, 21	Друзі
23-15-48	Ремонт телевізорів	Провулок Майстрів, 5	Майстерні
92-15-30	Квітковий магазин	Вулиця Фіалкова, 28	Магазини
77-12-53	Андрій	Алея Зірок, 4	Друзі
51-12-43	Тітка Світлана	Вулиця Рідна, 8	Родичі

– Як бачите, заповнення поля з категоріями проводиться шляхом вибору відповідних значень із списку. Причому треба мати на увазі, що в таблиці насправді зберігаються двосимвольні коди категорій, а не їх повні розшифровки. Ви можете "виправити" і заголовок поля з категоріями ("Код_категорії"), вказавши у властивостях відповідного поля більш відповідний Підпис.

Зверніть увагу, що дані в таблицях зберігаються в неврегульованому вигляді. Нові записи завжди додаються в кінець таблиці (порожній рядок, помічений зірочкою). Можливостей додавання записів між існуючими записами не передбачено.

Видалити запис можна, виділивши відповідний рядок таблиці і викликавши контекстне меню, або через пункт меню "Правка > Видалити запис" або кнопку панелі інструментів. Слід мати на увазі, що після видалення запису фізично не видаляються з файлів бази даних, а лише позначаються як видалені і в процесі роботи з базою не враховуються. Фізичне видалення відбувається лише після виконання команди меню "Сервіс > Службові програми > Стиснути і відновити базу даних".