10.2. Документальное оформление поступления и расхода товаров и материалов

Поступление материалов

1. Сначала материалы или товары получаются или со склада поставщика, или от грузоперевозчика (на ж/д станции, в порту и т.п.). Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материала. Это доверенность (форма № М-2 или М-2а).

2. Материалы или товары, которые доверенное лицо получил со склада МПЗ и доставил в организацию, должны быть оприходованы при поступлении в организацию. В учете должны быть отражена сведения о:

• количество товаров,

• цена,

• сведения о поставщике

• документы, по которым поступил товар

При приемке товара нужно

1) проверить соответствие данных документов договорам поставки по ассортименту, ценам, количеству материалов, способу и сроку отгрузки;

2) проверить правильность расчетов в расчетных документах;

3) акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично или мотивировать отказ от оплаты;

4) определить размеры ответственности, в случае нарушений условий договора;

5) передать документы подразделениям организации в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

Если при оприходовании материалов не выявлено нарушений, то заполняется приходный ордер форма №М-4.

Если при оприходовании материалов есть нарушения (несоответствие с документами по количеству, цвету, сорту и т.п.), то вызываются представители грузоотправителя и грузоперевозчика и эти стороны (грузополучатель, грузоотправитель и грузоперевозчик) должны составить и подписать акт о приемке материалов форма №М-7. Приемный акт форма №М-7 служит основанием для предъявления претензий и исков поставщику

Торговая организация при приемке товаров составляет «Акт о приемке товаров» (ТОРГ-1) -поступление товаров в соответствии с документами.

Если есть расхождения с документами, то составляется «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» по форме № ТОРГ-2.

Торговая организация также может составить «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика» по форме № ТОРГ-4

Поставщик также должен предоставить ТТН (товарно-транспортную накладную) ТОРГ-12 и счет-фактуру, если работает на общей системе налогообложения и уплачивает НДС.

Хранение материалов

На складе материалы учитывают в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, штуках). По этим единицам измерения устанавливается учетная цена.

На каждый вид материала составляется карточка форма №М-17. Ежемесячно составляется ведомость расхода материалов и ведется ведомость учета остатка материала на складе форма №М-20.

Хранение материалов

При отпуске материала на производственные нужды в пределах установленных норм или лимитов используют лимитно-заборные карты форма №М-8. Кроме того, первичными учетными документами по отпуску материалов со склада организации является требования – накладная форма №М-11 и накладная форма №М-15.

При передаче материала с одного склада на другой оформляется накладная на внутреннее перемещение форма №М-12.

В мелкорозничной торговле отпуск товаров оформляется расходно-приходной накладной для мелкорозничной торговли по форме № ТОРГ-14.

Все приходные и расходные документы по учету материалов и товаров следует располагать в хронологическом порядке.

В тексте и цифровых данных неоговоренные исправления и их подчистка не допускаются. Допущенные ошибки исправляются таким образом: одной чертой зачеркивается неправильная запись и надписывается правильный текст или цифровые данные.

Исправление ошибки должно быть оговорено надписью "исправлено" и подтверждено подписью ответственного лица и бухгалтера с указанием даты исправления.