6. Вставити елементи керування Набір вкладок (тав).

Відкриємо форму у режимі конструктора. Клацаємо на клавіші ТАВ CONTROL палітри елементів і потім клацаємо лівою клавішею в області даних. Першій вкладці надати ім'я Інформація фірми. Для цього клацаємо правою клавішею мишки на вкладці і вибираємо команду PROPERTIES, вкладку FORMAT, у рядку CAPTION з клавіатури вводимо Інформація фірми і закриваємо вікно. Іншій вкладці надаємо ім'я Історія. У вкладці Інформація фірми вводимо адресу фірми. Для цього активізуємо цю вкладку. Клацаємо на клавіші LABEL на палітрі елементів. Після цього малюємо прямокутник у полі цієї вкладки. З клавіатури вводимо адресу. Аналогічно ввести інформацію у вкладку Історія. Записати зміни. Переглянути форму у режимі форми.

2. Створення звітів.

Кінцевим етапом роботи з базами даних є підготовка звітів. Звіт ‑ це спеціальний тип неперервних форм, які використовуються для друку

Створення звітів за допомогою майстра звітів. Спершу потрібно перейти в список звітів, клацнувши списку об'єктів по клавіші REPORTS (звіти). Виконати команду NEW => REPORT WIZARD (майстер звітів) => ОК або двічі клацнути по вказівнику CREATE REPORT BY USING WIZARD (створити звіт за допомогою майстра звітів). З'являється вікно REPORT WIZARD (майстер звітів). У полі зі списком TABLE/QUERIES (таблиці/запити) вибираємо запит або таблицю, на основі якої будуємо звіт. Перетягуємо потрібні поля з вікна AVAILABLE FIELD (допустимі поля) у вікно SELECT FIELD (вибрані поля), натискуючи клавішу > і клацаємо на клавіші NEXT (наступний). Перевага звітів перед формами полягає у можливості групування даних, що значно покращує загальний вигляд документу. У цьому вікні майстра звітів можна вказати, за яким полем будуть групуватись дані у звіті. Для цього потрібно двічі клацнути на назві поля, за яким буде проводитись групування, або позначити це поле і клацнути на клавіші >. Клацнувши на клавіші GROUPING OPTIONS (групування), вибираємо спосіб групування. Вікно, яке з'являється, призначене для зміни інтервалів групування даних у звіті. Якщо використовувати стандартне значення NORMAL (звичайний), то в одну групу об'єднуються записи з однаковими значеннями в заданому полі. Вибираємо спосіб групування і клацаємо на ОК. Клацаємо на клавіші NEXT (наступний). У наступному вікні можна вказати поля, по яких будуть сортуватися дані у звіті. ACCESS автоматично сортує дані за полями, над якими виконується групування. Якщо записи в групі повинні бути посортовані за іншими полями, то їх необхідно вказати в чотирьох спеціально відведених для цього полях і вказати характер сортування: по спаданню або зростанню. У цьому ж вікні клацаємо на клавіші SUMMARY OPTIONS (підсумки). З'являється діалогове вікно, у якому будуть перераховані всі числові поля звіту, які не є лічильниками, і відносно до яких можна активізувати опції SUM (сума), AVG (середнє), MIN (мінімум), МАХ (максимум). Майстер звітів зробить відповідні підсумки по полях, навпроти яких будуть активізовані одна чи декілька з перерахованих опцій. У цьому ж вікні група SHOW (показати) дозволяє вибрати, чи потрібно у звіті вказувати лише підсумки (активізована опція SUMMARY ONLY (тільки підсумки)) чи видавати повний звіт, додаючи підсумовуючі поля в кінці кожної групи і в кінці звіту (активізована опція DETAIL AND SUMMARY (дані і підсумки)). Якщо активізувати опцію CALCULATE PERCENT OF TOTAL FOR SUMS (обчислити відсотки), то будуть виведені відсотки показника для групи відносно до загального підсумку для всіх груп. Клацаємо на ОК і повертаємося до попереднього вікна, де клацаємо на NEXT (наступний). У цьому вікні необхідно вказати як мають бути представлені дані у звіті. Є наступні макети оформлення звітів: STEPPED (ступінчатий), BLOCK (блок), OUTLINE1 (структура1) , OUTL1NE2 (структура2), ALIGN LEFT1 (ліворуч1), ALIGN LEFT2 (ліворуч2). У групі ORIENTATION (орієнтація) вибирається орієнтація звіту на принтері: PORTRAIT (книжкова), LANDSCAPE (альбомна). Щоб краще використати площу сторінки, потрібно активізувати опцію ADJUST THE FIELD WIDTH ... (Налаштувати ширину полів для розташування...). Клацаємо на NEXT. Наступне використовується для вибору стилю оформлення звіту. У ньому також є поле для перегляду зразка звіту. Вибравши стиль оформлення, клацаємо на NEXT. В останньому вікні у поле WHAT TITLE DO YOU WANT FOR YOU REPORT (задайте ім'я звіту) з клавіатури вводимо ім'я звіту. Щоб побачити зовнішній вигляд звіту, потрібно активізувати опцію PREVIEW ТНЕ REPORT (попередній перегляд) і клацаємо FINISH (готово). Для збереж звіту потрібно виконати команду FILE (файл) => SAVE (записати).