Лабораторна робота №4-5

Тема: Створення форм і звітів.

Мета: Відпрацювання техніки створення форм і звітів середовищі Access.

Завдання: Створити форму і звіт.

1. Створення форм.

Форма ‑ це електронний бланк, в якому є поля для введення даних. Дані вводяться в ці поля і автоматично заносяться в таблиці бази даних. На основі однієї таблиці можна побудувати декілька форм.

Форми створюються з набору окремих елементів, які називаються елементами керування. Елементи керування - це компоненти, які можна бачити у вікнах і діалогових вікнах. Елементами керування є текстові поля для введення і редагування даних, клавіші, перемикачі, списки, позначки полів. Форма складається з вікна, в якому розташовані два типи елементів керування: динамічні, які висвітлюють дані з таблиць, і статичні, які висвітлюють статичні дані, такі як позначки. Форми дозволяють проводити обчислення над даними, розташованими в таблиці і виводити на екран результат.

Форми можна створювати наступним чином. Спершу потрібно вибрати в головному вікні бази даних об'єкт FORM (форма), клацнувши по ньому мишкою. Тоді клацаємо на клавіші NEW (новий). Відкривається вікно NEW FORM (нова форма) з наступним списком команд: DESIGN VIEW (конструктор), з допомогою якої можна створити форму вручну; FORM WIZARD (майтер форм), яка дозволяє створити як просту форму, так і підпорядковану; AUТО FORM (автоформа) дозволяє автоматично створювати форми різних форматів: COLUMNAR (у стовпець), TABULAR (радкову), DATA-SHEET (табличну); CHART WIZARD (майстер діаграм) використовується додавання діаграми у форму; PIVOT TABLE WIZARD (зведена таблиця) дозволяє створювати форму, аналогічну до зведених таблиць програмного продукту EXCEL.

Кожну форму можна висвітлити на екрані в одному з трьох режимів: а конструктора (DESIGN VIEW), в режимі форми (FORM VIEW), a режимі таблиці (DATASHEET VIEW). Перехід від одного режиму до іншого можна здійснювати за допомогою команди VIEW або з допомогою клавіші VIEW на палітрі інструментів.

Приклад 1. Створення форми.

1. Створити форму за допомогою майстра форм на основі таблиці Моделі.

У вікні NEW FORM (нова форма) вибираємо команду FORM WIZARD (майстер форм) і клацаємо на OK. Відкривається перше вікно майстра форм. У полі TABLES/QUERIES (таблиці/запити) зі списку, який розкривається, вибираємоімена всіх таблиць і запитів бази даних, які можуть використовуватися для створення форм. У рядку AVAILABLE FIELD (доступні поля) цього ж візша позначаємо потрібне поле і клацаємо на клавіші ">" для перенесення позначеного поля у список SELECTED FIELD (вибрані поля) або два рази клацаємо по вибраному полю. Щоб перенести всі поля вибраного об'єкта, клацаємо на клавіші ">>". Щоб поле зі списку SELECTED FIELD (вибрані поля) перенести у список AVAILABLE FIELD (доступні поля), потрібно його виділити і клацнути на символі "<". Вибравши всі поля, що будуть входити у форму, клацаємо на клавіші NEXT (далі). Відкривається друге вікно майстра форм, у якому вибираємо тип представлення даних. Якщо форма буде містити підпорядковану форму, то активізовуємо опцію FORM WITH SUBFORM(S) (підпорядкована форма) і клацаємо на NEXT (наступний). У випадку, коли дані беруться з однієї таблиці або між таблицями не встановлено зв'язку, це вікно відсутнє. Якщо форма будується на основі даних з декількох таблиць, то для коректної роботи необхідно встановити зв'язок між таблицями. З допомогою третього вікна можна встановити параметри оформлення підпорядкованої таблиці, активізувавши одну з опцій, наприклад, COLUMNAR (стовпчикова). Утвориться форма, яка буде висвітлювати дані з підпорядкованої таблиці у стовпчиковому форматі. Клацаємо на NEXT. Четверте діалогове вікно допомагає вибрати стиль оформлення нової форми з допомогою спеціальних ефектів. Якщо особливих потреб у оформленні немає, то вибираємо STANDART (звичайний) і клацаємо на NEXT. У останньому вікні у поле FORM вводимо назву основної форми. У поле SUBFORM (підпорядкована форма) ‑ назву для підпорядкованої форми. Активізуємо опцію OPEN THE FORM TO VIEW OR ENTER INFORMATION (відкриття форми для перегляду або введення даних). Якщо не активізувати цю опцію, то автоматично відбувається перехід у режим конструктора форм. Клацаємо FINISH (готово). Назви для форм можна не вводити, ACCESS сам ці назви запропонує.

2. Вставити обчислювальне поле Ціна, у якому записати формулу СобівартістьМоделі* Кількість.

Клацаємо на клавіші TEXT BOX на палітрі елементів. Тоді клацаємо лівою клавішею мишки у полі форми ‑ створюємо прямокутник. Ім'я позначки поля змінюємо на Ціна, У рядку поля записуємо формулу = [СобівартістьМоделі]*[Кількість]. Записати створену форму під іменем Форммод. Результати переглянути у режимі форми VIEW => FORM VIEW.

3. Додати назву форми. Розкрити форму у режимі конструктора VIEW => DESIGN VIEW. Виконати команду VIEW => FORM HEADER / FOOTER (біля цієї команди стоїть позначка). Якщо заголовок форми FORM HEADER зливається з областю даних DETAIL, то розташовуємо вказівник мишки між ними, він прийме вигляд двонаправленої стрілки з рискою, і перетягнемо межу області даних DETAIL до низу. Клацаємо на клавіші LABEL на палітрі TOOL BOX і на вільному місці заголовку форми при натисненій лівій клавіші мишки малюємо прямокутник. З клавіатури вводимо назву Інформація про автомобілі.

4. Створити підказку до поля ДатаПродажу.

Відкриваємо форму Моделі у режимі конструктора форми. Клацаємо правою клавішею мишки у полі ДатаПродажу, до якого хочемо створити підказку. У контекстному меню вибираємо команду PROPERTIES (властивості), вкладку OTHER (інші). Вибираємо рядок CONTROLTIP TEXT (підказка). З клавіатури вводимо текст підказки. Для поля ДатаПродажу ввести підказку у вигляді День.Місяць.Рік. Закриваємо вікно. Форму відкриваємо в режимі форми. Підводимо вказівник мишки до даного поля. Через деякий час висвітлюється підказка.

5. Вставити в заголовок малюнок і встановити відповідні розміри.

Форму відкриваємо у режимі конструктора форми. Спершу відображаємо заголовок форми. Для цього виконуємо команду VIEW (вигляд) => FORM HEADER/FOOTER (заголовок/зауваження форми). Клацаємо у заголовку FORM HEADER (тобто позначаємо цю область) і виконуємо команду INSERT (вставка) => OBJECT (об'єкт). З'явиться вікно, у якому можна вибрати джерела, звідки вставляємо об'єкти. Вибираємо потрібний малюнок і клацаємо на INSERT, а потім на CLOSE. Щоб змінити розміри малюнку, активізуємо його і клацаємо правою клавішею мишки. З меню вибираємо команду PROPETRIES (властивості), клацаємо на вкладці FORMAT. У рядку SIZE MODE (встановлення розмірів) зі списку можна вибрати значення: CLIP (фрагмент) ‑ забезпечує реальні розміри зображення; STRETCH (вписати в рамку) ‑ змінює зображення так, щоб воно повністю вписалося в рамку, при цьому його форма і зміст можуть бути спотвореними; ZOOM (за розміром рамки) ‑ зберігає пропорції розмірів зображення.