16 Документ как форма представления информации. Типология. Виды и свойства документа

Документы различают:

1. По назначению:

1. организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);

2. распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);

3. информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

4. учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);

5. нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;

6. и др.

1. По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)

2. По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)

3. По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идеографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные

4. По способу представления — электронный, на бумажных носителях

5. По месту издания — внутренние, внешние

6. По направлению отправки — входящие, исходящие

7. По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные

8. По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые

9. По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

1. Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.

2. Функции, обеспечивающие процесс управления

3. Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

1. Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,

2. Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,

3. Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

1. Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

2. Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участни Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

3. Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.

4. Функции, обеспечивающие процесс управления

5. Функции, носящие культурно-исторический характер.