3.3. Удосконалення бухгалтерського обліку, контролю і аналізу операцій з виробничими запасами в пп «вал»

Початковою фазою циклу "виробництво-продаж" є закупівля сировини, яка є компонентою забезпечуючої підсистеми системи виробничого менеджменту і здебільшого визначає якість процесу переробки "входу" системи в її "вихід" - готовий продукт. При низькій якості "входу" системи неможливо отримати високу якість її "виходу".

Бухгалтерський облік виробничих запасів є одним з найбільш трудомістких розділів обліку, оскільки оперує десятками, сотнями, а часом і тисячами найменувань запасів. Крім того, облік запасів є ніби довгим ланцюжком операцій, який зв'язує воєдино облік розрахунків з постачальниками і підрядчиками, підзвітними особами, облік запасів на складі і так далі до обліку розрахунків з покупцями і замовниками.

Правильно оформлена первинна документація щодо руху матеріально-виробничих запасів та чітка організація документообороту є основною їх оперативно-бухгалтерського або сальдового методу обліку.

Поточний контроль за правильністю ведення поточних операцій з руху матеріалів повинен здійснюватися бухгалтерією в три етапи:

- контроль за правильністю записів у картках обліку матеріалів (форма.М 12) (1 раз на тиждень, декаду), який підтверджується підписом бухгалтера із вказанням дати перевірки у графі "Контроль (підпис, дата)". На цій фазі виключається дублювання складського обліку і обліку в бухгалтерії за кількістю та сумою;

- надання бухгалтерії завідуючим складом реєстрів здачі документів окремо по надхо дженню та окремо по витратах з періодичністю, яка Залежить від обсягу операцій по складу від одного дня і більше, але не пізніше першого числа місяця наступного за звітним;

- складання бухгалтерією „Відомості обліку залишків матеріалів на складі”. Ці залишки таксуються шляхом множення кількості на ціну за одиницю.

Облік та аналіз залишків товарно-матеріальних цінностей надає інформацію про окремі облікові групи товарів та їх збереження за кожною матеріально відповідальною особою.

З метою вдосконалення обліку запасів в ПП „ВАЛ" пропонується комп'ютеризація даної ділянки обліку. Організація автоматизованого обліку дозволить розв'язати наступні завдання обліку:

- контроль за виконанням договірних зобов'язань за кожним постачальником;

- відхилення фактичних матеріально-виробничих запасів від нормативних;

- спостереження за рухом матеріально виробничих запасів за місцями зберігання і споживання.

Комп`ютеризація обліку виробничих запасів дозволить вирішити проблему аналітичного обліку. Якщо при застосуванні паперових форм обліку збільшення рівнів деталізації аналітичного обліку та переліку об'єктів аналітики вимагає збільшення кількості облікових працівників, то при застосуванні комп'ютерної техніки можна ефективно вести аналітичний облік з будь-яким рівнем деталізації та широкою номенклатурою аналітичних об'єктів. Реєстрація операцій в хронологічному і системному порядку в розрізі синтетичних та аналітичних рахунків, яка раніше здійснювалась окремо, поєднується в одному робочому процесі. При цьому контроль за тотожністю даних аналітичного та синтетичного обліку забезпечується автоматично. При паперових формах обліку операції накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих затрат живої праці та завжди пов'язані з помилками. При застосуванні комп'ютерів ці операції виконуються без участі людини.

Таким чином, за умови, що при застосуванні комп'ютерів не копіюється жодна з паперових форм, а ведеться єдиний хронологічний регістр - Журнал операцій, забезпечується технічний механізм, а при належній організації первинного документування та документообігу - господарський.

При вдосконаленні структури бухгалтерії ПП „ВАЛ" одним з найважливіших факторів є можливість здійснення контролю за точністю облікових даних і надійність інформаційних зв'язків як всередині бухгалтерії, так і між бухгалтерією та підрозділами підприємства. Зважаючи на це, перспективною є побудова структури бухгалтерії при застосуванні комп'ютерів, що складається з двох основних відділів: відділу інформаційної системи та відділу контролю.

Ведення податкового обліку виробничих запасів ускладнюється через те, що Планом рахунків не передбачено окремих синтетичних рахунків для обліку валових витрат і валових доходів. На практиці бухгалтерові у кінці звітного періоду необхідно займатися вибіркою даних, необхідних для складання податкової звітності, з Головної книги.

Для полегшення ведення податкового обліку та складання звітності пропонується на підприємствах впровадити план рахунків для податкового обліку, який би враховував відображення всіх даних для складання податкової звітності. Протягом звітного періоду складати накопичувальні відомості та журнали безпосередньо з податкових платежів і відрахувань за рахунками податкового обліку.

Все це дозволить зменшити обсяг роботи бухгалтерів підприємств, що в свою чергу дозволить зменшити помилки та розбіжності між фінансовим та податковим обліками, а також зменшити затрати на ведення обліку на підприємствах.

В системі управління матеріальними ресурсами відіграє не останню роль функція контролю, яка в сучасних умовах змінюється від контролю за збереженням запасів до підтримки рівня капіталовкладень в запаси, контролю за ефективністю використання, оптимізації розміру, мінімізації витрат на створення і утримування. Це вимагає значних зусиль у різних функціональних службах підприємства, менеджери яких повинні усвідомлювати, що тільки за певних умов можна досягти ефективного збуту, що прибуток можна збільшити, скоротивши розмір запасів, що при перевищенні обсягу виробництва над обсягом реалізації вартість запасів збільшується, що товарно-матеріальні ресурси - це просто активи, оцінені за кількістю і вартістю, а ресурси на створення яких використанні час і праця багатьох працівників підприємства.

Отже, для створенная сучасної моделі контролю матеріальних запасів в ПП «ВА ПП "00000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000Л» необхідно виконати наступні процедури:

1. скласти перелік запасів з виділенням усіх складових їх первісної оцінки та елементів вартості: ціна, кількість, сума;

2. перегрупувати перелік в порядку зростання вартості матеріалів;

3. виділити запаси, на які припадає більше 80% витрат - вони будуть віднесені в групу посиленого контролю (А); матеріали, які забезпечують більш як 15% витрат будуть віднесені у групу помірного контролю (В); інші позиції (С) контролюватимуться періодично.

Наведена методика може використовуватись аудиторами і дозволить зосереджувати зусилля на тих запасах, від утримування яких очікується найбільша віддача. Концентруючись на суттєвих для аудиту запасах, виявляють вартість яких є найбільшою і за рахунок яких складових - транспортно-заготівельних, посередницьких витрат, заробітної плати, постійних витрат тощо. В подальшому вишукуються можливості впливу на складові елементи, від яких залежать найважливіші витрати, пов’язані з запасами.