4. Создание шаблонов и форм в текстовом редакторе ms Word

Шаблон — это специальный файл, содержащий параметры форматирования документа и все средства, необходимые для выполнения соответствующего автоформатирования. Шаблон содержит различные элементы определения форматов основных элементов документа, которые доступны во всех документах, созданных на основе данного шаблона. Сделанные изменения в шаблонах автоматически переносятся на созданные на их основе документы.

Word имеет большой перечень готовых шаблонов стандартных документов типа: служебные записки, отчеты, деловые письма, резюме и т. д.

Просмотреть содержимое и внешний вид документа на базе определенного шаблона можно, нажав кнопку Библиотека стилей в диалоговом окне команды Тема меню Формат.

Команда Стиль меню Формат выполняет подключение к активному документу или шаблону элементов других шаблонов. Нажав кнопку Организатор в диалоговом окне команды, можно копировать, удалять или переименовывать различные элементы формата.

Формы предназначены для сокращения трудозатрат на оформление документов массового применения за счет предварительного создания шаблонов. Форма состоит из постоянной (неизменной) и переменной (изменяемой при вводе данных) частей документов.

Форма может включать в себя:

• произвольный текст;

• графику (рисунки, диаграммы);

• текстовые поля (текст, даты, вычисляемые значения);

• поля со списками (для выбора предлагаемых заранее альтернативных значений);

• переключатели (поля с флажками для отметки нужных значений строк текста или запуска макросов).

Ко всем этим элементам може,т применяться обычное форматирование.

Переменные поля (текстовые, списковые, флажки) можно настраивать путем нажатия кнопки Параметры поля формы на панели инструментов Формы. Для поля может быть задан тип, формат, а также текст, выводимый в поле по умолчанию. К полям может подключаться произвольный текст справки, выводимый в строке состояния или при нажатии клавиши F1, или в обоих случаях разные тексты.

После создания формы следует установить ее защиту с целью запрета изменения постоянной части (разрешается ввод информации только В переменные поля). Можно установить пароль для снятия защиты.

Зоны полей шаблона формы на экране монитора подсвечиваются. При печати шаблона формы они не видны.

Иногда требуется создать составной документ, содержащий основной текст, без изменений или с небольшими изменениями предназначенный некоторому числу клиентов, и источник, содержащий изменяемый текст, индивидуальный для каждого клиента. Процесс автоматического создания таких документов называется слиянием документов.

Информационная технология слияния основного документа, содержащего постоянную информацию, и источника — базы данных переменной информации — удобна при подготовке к печати или рассылке с помощью электронной почты или факса массива однотипных документов.

Слиянию подлежат:

• основной документ (бланк, форма, письмо, инструкция), в текст которого включены особые поля подстановки или слияния;

• источник данных, т. е. файл, содержащий персонифицированную для каждого клиента информацию. Источником может быть база данных (список) реляционного типа под управлением различных программных средств.

Слияние документов выполняется с помощью команды Слияние меню Сервис.

Процесс слияния выполняется в три этапа: