Запросы.

Запросы в Access предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям. Данные, полученные в результате выполнения запроса, называются динамическим набором данных. Динамический набор данных является временным (или виртуальным) набором записей и не хранится в базе данных. Access позволяет создавать запросы двух типов: QBE – запросы и SQL – запросы.

QBE – запросы (Query By Example – запрос по образцу) строится с помощью конструктора в окне конструктора запросов.

SQL – запросы – запросы, представляющие собой последовательность операторов и функций языка SQL (Structured Query Language –структурированный язык запросов).

QBE – запросы в Access можно преобразовать в SQL – запрос.

Все запросы можно разделить на две группы: запросы на выборку и запросы – действия.

Access позволяет создать запрос двумя способами: с помощью конструктора или с помощью мастеров.

Для создания запросов имеются следующие мастера:

• Мастер создания простого запроса.

• Мастер создания перекрестного запроса.

• Мастер создания запросов на поиск повторяющихся записей.

• Мастер запросов на поиск записей без подчиненных записей.

Окно конструктора запроса состоит из двух частей: схемы данных и бланка запроса.

Схема данных – это место, где размещаются таблицы или запросы и устанавливаются связи между ними.

Запросы на выборку.

Запросы на выборку не изменяют содержимое базы данных, служат только для отображения данных, отвечающих заданным условиям. Запросы на выборку могут быть следующих видов:

• простой запрос на выборку; запрос с параметром; запрос с итогами;

• запрос перекрестный; запрос с вычисляемым полем.

Запросы - действия

Выполнение запроса - действия приводит к изменению содержимого базы данных. Существует 4 типа запросов на изменение: запрос на добавление; запрос на обновление; запрос на удаление; запрос на создание таблицы.

Типы форм

В Access можно создать формы следующих типов: форма в столбец или полноэкранная форма; ленточная форма; табличная форма; форма главная / подчиненная; сводная таблица; форма - диаграмма.

Форма в столбец представляет собой совокупность определенным образом расположенных полей ввода с соответствующими им метками и элементами управления. Форма позволяет отобразить на экране полей только одной записи.

Ленточная форма служит для отображения полей нескольких записей. Поля не обязательно располагаются в виде таблицы, однако для одного поля отводится столбец, а метки поля располагаются как заголовки столбцов.

Табличная форма отображает данные в режиме таблицы.

Форма главная/подчиненная представляет собой совокуп­ность формы в столбец и табличной. Ее имеет смысл создавать при работе со связанными таблицами, в которых установлена связь типа «один-ко-многим».

Форма Сводная таблица выполняется мастером создания сводных таблиц Excel на основе таблиц и запросов Access (мастер сводных таблиц является объектом, внедренным в Access, чтобы использовать его в Access необходимо установить Excel). Сводная таблица представляет собой перекрестную таблицу данных, в которой итоговые данные располагаются на пересечении строк и столбцов с текущими значениями параметров.

Форма с диаграммой. В Access в форму можно вставить диаграмму, созданную Microsoft Graph. Graph является внедряемым OLE приложением и может быть запущен из Access. С внедренной диаграммой можно работать так же, как и с любым объектом OLE.

При создании новой формы появляется диалоговое окно Новая форма, в котором следует выбрать: способ создания формы; источник данных (из списка).

Элементом управления называют любой объект формы или отчета, который служит для вывода данных на экран, оформления или выполнения макрокоманд. Элементы управления могут быть связанными, вычисляемыми или свободными.

Типы отчетов

Отчеты строятся на основании данных таблиц и запросов. Основные типы отчетов: отчет в одну колонку (в столбец) – представляет собой длинный столбец текста, содержащий надписи полей их значения из всех записей таблицы или запроса; много колончатый отчет – создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок (колонки газетного типа); ленточный отчет – данные располагаются в виде строк и столбцов (как в таблице);групповой/итоговый отчет – создается из ленточного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов; почтовые наклейки – специальный тип много колончатого отчета, предназначенный для печати имен и адресов в группах; отчет с подчиненным отчетом.

Основные разделы отчета:

• заголовок отчета – печатается в начале отчета на титульной странице, содержит название отчета;

• верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов;

• заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы, в качестве заголовка может содержать поле, по которому выполняется группировка;

• область данных – печатается каждая запись из источника данных;

• примечание группы – печатается после обработки последней записи группы; может содержать итоговые данные по записям, входящим в группу;

• нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы, может содержать, например, дату печати отчета, номер страницы отчета;

• примечание отчета – печатается в конце отчета после обработки всех записей, может содержать итоговые данные по всем записям.

Макросом называется набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции. Макросы используются для автоматизации часто выполняемых задач (например, открытие формы, выполнение запроса).

Access позволяет объединять группу родственных макросов в один макрос. В этом случае макет макроса (окно макроса в режиме конструктора) должен содержать столбец Имя макроса. Чтобы его вывести, нужно выполнить команду ВИД/Имена макросов. Для запуска макроса из группы макросов следует указать: Имя Группы макросов. Имя Макроса.