11.2.2. Таксономії продуктів Groupware

Широкий спектр дії додатків Groupware і поява вели­кої кількості пропонованих варіантів цього програмного забезпе­чення зумовлюють необхідність їх класифікації. В літературі пропонується кілька таксономій Groupware, серед яких найпо­ширенішою є таксономія за рівнем додатка (application-level taxonomy), що ґрунтується на головних функціях, які система за­безпечує користувачам; і таксономія за часом — простором (time-space taxonomy), яка базується на часовому і територіаль­ному поділі користувачів, взаємодіючих через систему.

Таксономія за рівнем додатка

Найхарактернішими типами продуктів Groupware за рівнем додатка є електронна пошта (electronic-mail), комп'ютерні конференції (computer conferencing), контроль автоматизації доку-ментопотоку (workflow control), розподіл (спільне використання) знань та інформації (knowledge and information sharing), електрон­не складання календарного плану (electronic calendaring), зага­льнодоступний робочий простір (shared work space) і загальнодо­ступний медіапростір (shared media space). Серед них є два най­старіші і найвикористовуваніші — електронна пошта і ком­п'ютерні конференції (особливо в асинхронній формі).

• Електронна пошта. Електронну пошту часто вважають найефективнішим і найчастіше використовуваним в організаціях інструментальним засобом Groupware. Легкість використання електронної пошти часто зумовлена сильною аналогією з систе­мою, яка доступна для більшості людей, тобто зі звичайною по­штовою системою. За рахунок застосування електронної пошти було отримано кілька переваг, починаючи від скорочення часу та інтенсифікації процесів комунікації, і закінчуючи зменшенням загальних поштових витрат.

• Комп'ютерна конференція. Системи Groupware, які підтри­мують як свою головну функцію — проведення комп'ютерних конференцій, відомі також під назвою «системи організації кон-

507

ференцій» (conferencing systems). Комп'ютерна конференція разом з електронною поштою розглядається як один з додатків Groupware, її головна функція — дати змогу користувачам обмінюватися по­відомленнями, пов'язаними з темою обговорення. Проте комп'ю­терна конференція відрізняється від електронної пошти за рівнем забезпечення повідомлень щодо дискусійних тем і за організацією доступу до всіх членів групи, яка займається актуальним обгово­ренням. У деяких випадках системи електронної пошти використо­вуються для послідовного розподілу комунікаційних ресурсів, не­обхідних для обговорення вибраної теми, емульованого комп'ю­терною конференцією (наприклад, списки Інтернет-розподілу). Ці нововведення можна назвати конференціями за допомогою елект­ронної пошти (e-mail conferencing — EC). Система конференцій, зазвичай, доступна користувачам в асинхронному режимі. Це означає, що люди можуть брати участь у конференціях за допо­могою читання і посилання повідомлень у різний час. Ком­п'ютерна конференція протилежна тим системам, які з'єднують користувачів у той самий час (наприклад, мережеві групові но­вини — Usenet newsgroups).

• Керування документопотоком (workflow control). Це, мож­ливо, один з найновіших продуктів Groupware, головна функція якого — розблокувати діяльність менеджерів і керівників груп у разі розроблення взаємопов'язаних дій і моніторингу за їх вико­нанням. Останнім часом важливість цього типу Groupware суттє­во зросла, оскільки він безпосередньо пов'язаний з принципом керування процесами. Загальна значимість цього принципу зрос­ла серед управлінців за останні кілька років, особливо завдяки розвитку реінжинірингу бізнес-процесів, де низка проблем має технічні й інформаційні аспекти, які асоціюються з системами керування документопотоком (workflow), починаючи від просто­го редагування зв'язків і закінчуючи удосконаленням бізнес-про-цесу загалом.

• Розподілення знань і інформації. Ця функція часто ігнору­валася в багатьох емпіричних дослідженнях стосовно викорис­тання Groupware, незважаючи на те, що вона фактично є голов­ною компонентою систем Groupware, які підтримують розподі­лення інформації (наприклад фактів, які описують стан деяких ключових процесів організацій) і знань (наприклад критеріїв, які використовуються верхніми рівнями управління для вибору від­повідних, основаних на фактах напрямів дій). Це розподілення стосується організаційних процесів, інформації про навчання в організації, удосконалення бізнес-процесу тощо.

508

• Електронне складання календарного плану. Електронне ве­дення календаря реалізує концепцію організації групового кален­дарного плану, використовуючи мережу комп'ютерів. Користу­вачам надається можливість не тільки записувати свою інформацію, але також мати доступ до інформації інших осіб, до їх календарних планів роботи, планувати зустрічі тощо.

• Підтримка групового рішення. До цього типу систем умовно (оскільки фактично це є ГСППР) можна віднести три комерційно розповсюджувані основані на фактах програмні продукти: Group-Systems, VisionQuest і MeetingWorks (всі торгові марки). Головною їх метою є підтримання проведення зборів групи ОПР, де основним наслідком групового обговорення вважається отримання консолідо­ваного рішення. Прикладами засобів для досягнення такого узго­дження є мозкова атака, голосування (voting), ранжування (ranking), класифікація ідей тощо. Основним елементом для ефективного ви­користання таких систем є фасілітатор (facilitator), який забезпе­чує технічну і процедурну підтримку членів групи.

• Колективне створення документа (Collaborative writing). Цей тип Groupware дає змогу двом або більше авторам підготувати документ, працюючи разом. Система забезпечує подання кожному розробнику інформації про поточний стан розроблюваного доку­мента разом з коментарями співавторів та ідентифікацією його модифікацій. Кожний зі співавторів документа може стежити за його трансформацією і виявляти, хто змінив документ і наскільки. Коментарі, які приєднуються до складових частин документа, мо­жуть бути надіслані деякими співавторами і переглянуті іншими. Системи колективного створення документів можуть бути син­хронними і асинхронними, залежно від того, забезпечуюється під­тримка взаємодії в реальному чи нереальному режимі часу. Одним із прикладів партнерської письмової системи є текстовий редактор GROVE, розроблений для використання групою осіб, які одночас­но редагують контур документа протягом робочого сеансу.

• Загальнодоступний робочий простір. Головна мета цього типу систем Groupware — забезпечити загальні можливості про­грамного редагування зображень об'єктів, які реально викорис­товуються під час групової роботи. Прикладам цього типу систем є електронна лекційна дошка (Boardnoter), що використовується як складова частина кімнати нарад, яка розробляється і виготов­ляється компанією «Xerox PARC». Системи розподілу робочого простору, зазвичай, використовуються разом з іншими системами Groupware, як наприклад, ГСППР для підтримання неструктуро-ваного зв'язку між членами групи.

509

• Загальнодоступний медіапростір. Загальнодоступний медіа-простір може розглядатися як система комп'ютерної конференції з властивостями мультимедіа. CAVECAT є прикладом системи за­гальнодоступного медіапростору, в якій інтегровано використо­вується відео, аудіо і комп'ютери для надання можливості відо­кремленим у часі та просторі індивідам і групам працювати разом. Завдяки засобам CAVECAT кожний член групи може до­помагати іншим, використовуючи встановлені в їхніх кімнатах відеокамери та акустичну систему.

Список описаних типів даної таксономії далеко не завершений і може бути розширений за рахунок появи нових продуктів Groupware або їх нових властивостей. Це є одним з недоліків кла­сифікації за рівнем додатка, яка має необмежений діапазон роз­ширення. Інша таксономія, що враховує розподілення членів групи в часі і просторі, є альтернативною до класифікації за рів­нем додатка і обмежується чотирма варіантами (див. табл. 11.1). Проте слід підкреслити, що як і будь-яка система класифікації, таксономії продуктів Groupware є певною мірою умовними, тоб­то той самий програмний продукт може належати до різних кла­сифікаційних груп.

Таксономія за часом — простором

На відміну від таксономії за рівнем додатка, за якою продукти Groupware поділяються відповідно до функціональних можливостей, що пропонуються користувачам, класифікація за часом — простором наголошує на розподіленні користувачів си­стеми Groupware, які взаємодіють як група, в просторі і в часі. У цьому контексті можна виділити такі типи програмних продук­тів: той самий час/те саме місце; той самий час/різні місця; різ­ний час/те саме місце; різний час/різні місця. Приклади програм­них продуктів Groupware, що належать до цих типів, подані в табл. 11.1.

11.2.3. Синхронне і асинхронне Groupware

Члени групи, які виконують спільне завдання, можуть працювати синхронно, тобто одночасно, і асинхронно, тобто в різні періоди часу. Для забезпечення комп'ютерної підтримки співпраці членів груп використовуються різні програмні продук­ти Groupware, які у своїй сукупності утворюють дві групи: син-

510

хроние Groupware і асинхронне Groupware. У свою чергу, ці гру­пи можуть містити програмні продукти, що утворюють окремі підгрупи [86].

До складу синхронного Groupware (скорочено — CG) можна віднести програмні засоби, котрі забезпечують: підтримку групо­вих рішень (Group decision support); колективне створення доку­мента (Collaborative writing); загальнодоступний робочий простір (shared work space); загальнодоступний медіапростір (shared media space).

Асинхронне Groupware (скорочено — AG) включає: елек­тронну пошту (e-mail); організацію комп'ютерної конференції (computer conferencing); контроль автоматизації документопотоку (workflow control); розподілення (спільне використання) знань і інформації (knowledge & information sharing); електронне скла­дання календарного плану (electronic calendaring).

Використання програмних засобів синхронного і асинхронно­го Groupware має низку переваг і недоліків як у зіставленні між собою, так і в порівнянні з традиційним веденням нарад віч-на-віч (традиційних нарад, скорочено — ТН), які не підтримуються засобами групового програмного забезпечення і де можуть засто­совуватися різні некомп'ютеризовані засоби, такі як телефони, паперова пошта тощо. Всі ці переваги і недоліки потрібно врахо­вувати у разі організації сеансу групової праці, вибираючи різні сценарії групової підтримки. Для аналізу переваг і недоліків за­собів програмного забезпечення групової праці виберемо як ба­зове асинхронне Groupware, як найдешевше і найчастіше викори­стовуване (особливо це стосується електронної пошти).

Зіставлення підтримуваних AG заходів з традиційними нарадами

Переваги. Порівняно з непідтримуваною ніякими за­собами Groupware взаємодією між членами групи співпраця за Допомогою AG характеризується низкою позитивних аспектів. Тут можна виділити забезпечення кращої підтримки групових дій за рахунок швидшого і прозорішого зв'язку, зменшення паперо­вих потоків, удосконалення зберігання даних та їх пошуку. Крім того, за умов застосування програмного забезпечення групової праці удосконалюються робочі зв'язки між окремими департамен­тами (створення міжвідомчих груп), зменшується можливість ви­никнення стресових ситуацій для членів групи (творці рішень не піддаються особистому тиску з боку інших членів групи), від-

511

критішим і відвертим стає обмін інформацією, можливість одночас­ного введення ідей забезпечує рівноправні умови для творчої праці окремих членів групи, генеровані ідеї своєчасно розподіляються між особами, зменшується повторне пропонування ідей та підсилю­ється спільне зобов'язання щодо наслідків групових дій.

Невигоди. Однією з перших перешкод, яка появляється за спроби впровадження асинхронного Groupware в організаціях, є потреба в «критичній масі» підготовлених користувачів, що мають доступ до комп'ютерної мережі. Забезпечення цього до­ступу, зазвичай, потребує значних інвестицій в апаратне і про­грамне забезпечення, економічна ефективність яких часто не мо­же бути розрахована, оскільки важко оцінювати прибутки, отримувані завдяки впровадженню засобів інформаційних техно­логій. Інші три негативні аспекти безпосередньо пов'язані з осо­бистими відчуттями членів групи. Передусім, це інформаційне перевантаження, на яке часто скаржаться особи, особливо ті, які є постійними користувачами систем електронної пошти, тобто не­обхідність постійно приділяти увагу повідомленням, що надхо­дять, стає на заваді продуктивної праці. По-друге, члени групи відчувають дискомфорт і незадоволення через відсутність соці­альних контактів з іншими співробітниками. По-третє, менеджери втрачають контроль над своїми підлеглими. Особливо це стосу­ється тих менеджерів, які звикли проводити наради віч-на-віч і не підготовлені для спілкування зі своїм штатом під час сеансу асин­хронних систем Groupware.

Зіставлення заходів, підтримуваних асинхронним і сихронним груповим програмним забезпеченням

Переваги AG. Порівняння асинхронних технологій із синхронними Groupware взагалі зводиться до оцінювання впли­ву, який вони чинять на соціально-технічні середовища організа­цій, де вони застосовуються. Найпомітніша відмінність між цими двома технологіями спостерігається у разі визначення ступеня синхронізації взаємодії між членами групи. Асинхронне Group­ware підтримує взаємодію учасників групи у різний час, що в ре­зультаті надає можливість користувачам виконувати спільні за­вдання, а також проявляє тенденцію щодо зменшення впливу об­ставин, гальмуючих роботу групи, зокрема відпадає необхідність одночасного обговорення довготермінових проблем. З технічного погляду асинхронні системи Groupware простіші й дешевші, ніж

512

синхронні, що зумовлює скорочення витрат на придбання техно­логічного обладнання. Крім того, AG легше сприймаються корис­тувачами, оскільки вони відтворюють звичний стиль роботи, на­приклад, із застосуванням звичайної пошти. Це також сприяє легшому навчанню стосовно використання AG.

Невигоди AG. Деякі найефективніші синхронні системи Groupware завжди функціонують за підтримкою фасілітатора (facilitator) групової зустрічі. Оскільки асинхронне Groupware традиційно не використовує послуг фасілітаторів, то складність, що привноситься системою, може затримувати виконання відпо­відної дії і, в деяких випадках, бути причиною відкидання цієї сис­теми. Іншим негативним аспектом асинхронного Groupware порів­няно із синхронним є характерна затримка зворотного зв'язку в разі виконання дій. Асинхронне Groupware уможливлює тільки односторонній напрям для зв'язку, оскільки взаємодії відбувають­ся певною мірою відокремлено. Ця характеристика робить дану систему взагалі невідповідною як засобу комунікації для вико­нання завдань, які мають бути невідкладно обговорені. Напри­клад, учасник обговорення може просто не реагувати на відповід­ний запит іншого члена групи, отриманий через електронну пошту. Брак зворотного зв'язку може негативно впливати як на індивідуальному, так і на груповому рівнях.

11.2.4. Групове програмне забезпечення Lotus Notes

Загальний опис Lotus Notes

Справжньою подією у світі бізнесу виявилася поява пакета групового програмного забезпечення Lotus Notes, розроб­леного корпорацією «Lotus Development», що є найрозвинутішою за можливостями підтримки групових рішень системою Groupware. Lotus Notes підвищує продуктивність групової праці шляхом розподілення між членами групи щоденних ділових за­вдань і процесів, зокрема, щодо обслуговування замовників, управління збутом, організації звітування тощо. Функції, які ви­конуються Lotus, а також іншими найвідомішими програмними продуктами Groupware, наведені в табл. 11.2.

Система Lotus Notes реалізується в середовищі «клієнт/сервер». Сервером є мережевий персональний комп'ютер (ПК), що керує груповими даними і комунікаціями. Клієнт може працювати за

513

будь-яким ПК користувача і обробляти запити членів групи сервера стосовно отримання даних та інших послуг.

Таблиця 11.2

ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ НАИВІДОМІШИХ GROUPWARE

Функції	IBM WORKGROUP	ICL TEAMWARE OFFICE	LOTUS NOTES	NOVEL GROUPWISE
Електронна пошта	стандартна	стандартна	стандартна	стандартна
ФАКС	стандартна	стандартна	необов'яз­кова	стандартна
Обмін повідом­леннями голосом (Voice messaging)	не викону­ється	не викону­ється	необов'яз­кова	стандартна
Доступ до Інтер-нету	стандартна	стандартна	необов'яз­кова	стандартна
Електронна дош­ка об'яв (Bulletin board system)	немає	стандартна	запозичена	необо­в'язкова
Ведення персо­нальних кален­дарів	стандартна	стандартна	запозичена	стандартна
Ведення групо­вих календарів	стандартна	стандартна	необов'яз­кова	стандартна
Електронна конференція	необов'яз­кова	стандартна	запозичена	запозичена
Керування задачами	стандартна	стандартна	запозичена	стандартна
Настільна відео-конференція	необов'яз­кова	не викону­ється	не викону­ється	не викону­ється
Доступ до бази даних	необов'яз­кова	стандартна	запозичена	немає
Маршрутизація ділових процедур (Workflow rou­ting)	необов'яз­кова	стандартна	запозичена	стандартна
Реінжиніринг	необов'яз­кова	стандартна	запозичена	немає
Електронні бланки	необов'яз­кова	запозичена	запозичена	необов'яз­кова
Групові доку­менти	необов'яз­кова	стандартна	стандартна	необов'яз­кова

514

режим групової праці реалізується шляхом створення, оброб­лення і розподілення загальної інформації, котра подається у ви­гляді авторизованих документоорієнтованих баз даних та додат­ків до ^них' ^щ0 Р^азом називається базою дата Notes. Суттєвою перевагою пакета є вбудований у Lotus Notes репліфікований ре­жим тиражування баз даних між серверами Notes, тобто переда­ються лише зміни, що дає змогу об'єднувати в єдиний інформа­ційний простір територіально розосереджені офіси одного під­приємства.

Історія створення Lotus Notes почалася 1973 року, коли в ла­бораторії комп'ютерних досліджень Іллінойського університету були розроблені перші програми, об'єдані в пакет PLATO Notes, що призначався для універсальних обчислювальних машин (мейн-фреймів) з метою контролю за операціями з файлами. Пізніше ці програми отримали дальший розвиток у пакеті PLATO Group Notes, що був дуже популярним до початку 80-х років, коли по­явилися персональні комп'ютери. Group Notes став основою для багатьох Notes-подібних програмних продуктів.

1984 року кілька програмістів, що працювали в Іллінойському університеті, були запрошені для роботи в компанію «Lotus», де вони почали займатися розробленням першої версії Lotus Notes, яка була введена в експлуатацію 1989 року, причому в перший же рік було продано 35 тисяч копій цього продукту. Відтоді да­ний тип групового програмного забезпечення був адаптований у багатьох тисячах організацій і підприємств світу, зокрема в біль­шості компаній, що входять до списку «Fortune 500». Корпорація «Lotus» є безумовним лідером продажу Groupware. У 1998 році загальна кількість установлених місць з Lotus Notes становила 29,57 млн (для порівняння, досить популярний Novell GroupWise має 14,21 млн користувачів).

1995 року Lotus Notes був придбаний корпорацією «IBM», де після певної доробки був випущений на ринок під назвою «Lotus 1—2—3». Корпорацією «Lotus Development» було випу­щено кілька версій продукту Lotus Notes, остання під цією зага­льною назвою — версія 4.5. Починаючи з грудня 1996 року, єди­ний продукт Lotus Notes 4.5 був розподілений на два — Domino 4.5 Server і Notes 4.5 Client. На даний час корпорація «Lotus Development» пропонує багато варіантів реалізації Notes (у тому числі і русифіковані версії), котрі відповідають різноманітним потребам замовників.

Як відомо, сьогодні більшості компаній доводиться працюва­ти за умов найжорстокішої конкуренції. У боротьбі за виживання

515

у світі бізнесу застосовуються багато комп'ютеризованих засобів але є підстави вважати, що жоден із них не принесе більшого ус­піху в конкурентній боротьбі, ніж Lotus Notes. За його допомо­гою фахівці компаній зможуть працювати набагато продуктив­ніше й швидше. Аналітики бізнесу неодноразово зазначали, щ₀ однією із найсерйозніших причин зниження прибутковості ком­паній є неефективне використання часу співробітників, зокрема, на нескінченні пошуки потрібної інформації, особливо коли ком­панія має підрозділи по всьому світу. Нині Lotus Notes дає змогу знизити пов'язані з цією обставиною витрати шляхом реалізації таких можливостей.

Підключення окремих департаментів організації. За допо­могою системи Lotus Notes у департаментах створюється центра­льне сховище даних, з якого співробітники в будь-який момент можуть отримати необхідну інформацію і документи (нормативні документи, штатний розклад, послужні списки, дані про клієнтів і т. д.). Lotus Notes уможливлює проведення групових дискусій і відстеження процесів підготовлення документів.

Підключення багатьох департаментів організації. Lotus Notes долає будь-які бар'єри між підрозділами. Система електронних по­відомлень і бази даних спільного використання ліквідують комуні­каційні бар'єри, які виникають унаслідок дії різних причин.

Управління грошовими операціями. Додатки Lotus Notes дають змогу менеджерам складати звіти і відстежувати фінансові документи. Співробітники використовують Lotus Notes для пере­гляду операцій зі вкладення і зняття коштів. Менеджери пере­глядають дані відповідно до заздалегідь визначених критеріїв. Заплановані на той або інший день операції подаються менедже­рам у наглядній формі. Крім цього, користуючись засобами Lotus Notes, клієнти і менеджери можуть обмінюватися запитаннями, пропозиціями та іншою інформацією.

Кадровий облік. Система Lotus Notes надає повну інформа­цію про співробітників організації в будь-якому необхідному розрізі.

Системи обміну інформацією для клієнтів, ділових парт­нерів і постачальників. Якщо клієнти організації або партнери використовують Lotus Notes, то є можливість реалізувати єдину систему обміну даними, яка дасть змогу значно прискорити про­цеси прийняття рішень і формування звітності.

Планування робочого часу. Користувач може розподіляти свій час, плануючи будь-які заходи, як персонально, так і в рам­ках відділків, підрозділів і корпорації загалом.

516

Аналіз клієнтів і галузей. Маючи докладну інформацію про лієнтів, менеджер завжди може ухвалити правильне рішення щодо можливості співпраці з ними в певній галузі.

Відстеження історії відносин з клієнтами, постачальника­ми і партнерами. Зберігаючи й відстежуючи історію роботи з клієнтами, постачальниками або партнерами за допомогою Lotus Notes, менеджер отримує реальну картину поточних змін і може розробляти надійні прогнози на майбутні періоди.

Обслуговування клієнтів і відстеження їх запитів. Lotus Notes дає змогу правильно визначати потреби клієнтів і, викорис­товуючи отриману інформацію, ефективно будувати свої відно­сини з ними.

Функціональні можливості та додатки Lotus Notes

Як можна помітити з табл. 11.2, Lotus Notes, як оригі­нально скомпонований продукт, пропонує тільки кілька базисних функцій. Фактично лише електронна пошта і групові документи є його стандартними функціями. Більшість функцій є або необов'я­зковими, або запозиченими, тобто такими, що розроблені іншими (сторонніми) фірмами. Чому ж Lotus Notes мав такий успіх? Саме тому, що немає продукту, подібного до нього за можливостями комбінувати властивості інших програмних продуктів, розширю­вати та інтегрувати їх ефективним способом.

Проте головним чинником комерційного успіху Lotus Notes було те, що він був одним із перших продуктів Groupware, про­понованих на ринку, і мав сильну підтримку потужних корпора­цій Lotus і IBM. Іншим фактором успіху є те, що Lotus Notes зав­жди був функціонуючим пакетом. Він забезпечував комп'ю­терну підтримку розв'язання основних комунікаційних завдань як у великих, так і в малих фірмах. Крім того, Lotus Notes давав змогу оперувати неформальними типами даних, які є важливими Для менеджерів, оскільки їхні дані, як правило, за своєю суттю не є числовими і не відповідають рядкам і стовпцям реляційної БД. Менеджери можуть отримувати (і відправляти) таку інформацію від своїх начальників, колег, підлеглих та ділових партнерів швидко і легко за допомогою Lotus Notes.

Lotus Notes має значні функціональні можливості. Розглянемо деякі з них.

Електронна пошта. Lotus Notes забезпечує можливість обмі-У електронною поштою. Для користувачів доступні стандартні

517

поштові форми, щоб за допомогою їх посилати і отримувати по­відомлення один одному або до додатків, Lotus Notes. Ці форми можуть бути адаптовані до корпоративних стандартів або інди­відуальних потреб. Повідомлення можуть містити простий текст або дані, які зберігаються в різних форматах як, наприклад, у фор­маті електронних таблиць Microsoft Excel або Lotus Ami Pro. Електронна пошта дає змогу компанії організовувати перехресні зв'язки із зовнішніми організаціями, наприклад, зі споживачами або продавцями.

Стандартні шаблони. Lotus Notes забезпечує можливістю розроблення користувачами або нових додатків, або додатків, створюваних за допомогою шаблонів, які надаються разом із Lotus Notes, наприклад, для відстеження збуту або організації внутрішніх обговорень. Розробники також можуть нарощувати або змінювати ці шаблонні додатки для реалізації власних спе­цифічних потреб.

Тиражування (Replication). Lotus Notes полегшує колектив­не використання інформації серед найрозосередженіших струк­тур корпорації і задовольняє більшість корпоративних потреб щодо інформаційного розподілення. У структурі мережі Lotus Notes розподілені бази даних періодично синхронізують свою інформацію для створення ідентичного відображення даних, які необхідні компанії. Користувачі можуть потім мати доступ до інформації у певному місці, незважаючи на те, де розміщене пер­винне джерело даних. Адміністратор Lotus Notes визначає, як часто потрібно регенерувати дані для найкращого задоволення інформаційних потреб користувачів.

Пошук та зображення. Забезпечуваний Lotus Notes механізм пошуку по всьому тексту дає змогу виконавцям легко фільтрува­ти і знаходити релевантну інформацію, якщо тільки вона була розподілена для спільного використання. Крім того, система уможливлює створення гнучкого зображення інформації і мані­пулювання нею.

Як уже наголошувалося, Lotus Notes підтримує багато додат­ків. Розглянемо деякі з них.

Трансляція (пересилання) — Broadcast. Ці додатки є часто подібними на електронні дошки об'яв (electronic bulletin boards), що показують актуальну інформацію, яку менеджери можуть ре­гулярно обновляти і відсилати поштою у вигляді повідомлень. Вони також є популярними репозитаріями або інформаційними архівами новин. Пакети, подібні до Newsedge і Hoover, щоденно надають новини з численних джерел і розміщують їх у базі даних

518

Lotus Notes. Новини можуть бути відфільтрованими за визначе­ними користувачем критеріями, як наприклад, за ім'ям клієнта або за окремою галуззю виробництва. Інформація надсилається вико­навцям у зручному вигляді, Новини можуть надходити з джерел, розміщених по всьому світу.

Звертання (посилання) — Reference. Ці додатки подібні до додатків розповсюдження (Broadcast) і служать бібліотекою для робастих (стійких до помилок), здебільшого статичних даних. Протоколи зборів, управлінські звіти й посібники — усе це збе­рігається в систематизованому вигляді для задоволення запитів користувачів. Цей додаток забезпечує економію корпоративних витрат, пов'язаних з дублюванням, розповсюдженням і зберіган­ням документів, які в даному разі централізовано найкраще збе­рігаються і змінюються та є доступними за потреби.

Стеження (Tracking). Ці додатки уможливлюють окремим користувачам фіксування певних подій разом з поточним станом ситуації, що потребує прийняття рішення. Подія потім спостері­гається, передається за визначеним наперед маршрутом до іншо­го користувача для відповідної дії або зберігається для майбут­нього доступу.

Обговорення (Discussion). Ці додатки призначаються для орга­нізації спілкування користувачів з метою розгляду загальних тем. Вони надають форми користувачам для формулювання запитів і продовження діалогу, враховуючи отримувані відповіді й репліки. Проведені обговорення зберігаються в електронному вигляді і ста­ють важливою частиною організаційної пам'яті. Вони можуть під­тримувати процес прийняття поточного рішення або стати доступ­ними пізніше, коли з'являться подібні проблеми чи ситуації.

Варіанти реалізації Lotus Notes

Як уже зазначалося, корпорація «Lotus Development» пропонує багато варіантів реалізації Notes, що відповідають різ­ним потребам замовників. Для задоволення конкретних потреб користувачів є, зокрема, три варіанти реалізації клієнтів Notes: Notes Mail, Notes Desktop і Notes Client (повний клієнт). Як зов­нішній інтерфейс серверів Notes користувачі можуть використо­вувати й інших клієнтів, включаючи cc:Mail та інші сумісні з МАРІ клієнти систем передавання повідомлень, стандартні броу-зери Web і блоки запуску додатків Notes, розроблених на основі С, C++, Visual Basic, ViP for Lotus Notes або інших продуктів сторонніх виробників.

519

Lotus Notes Mail. Notes Mail являє собою сучасну систему пе­редавання повідомлень типу клієнт/сервер. Вона включає в себе інтерфейс cc:Mail, підтримку технології OLE 2.0, незалежні від платформи програми перегляду файлів, розділи, що приховують­ся, броузер InterNotes Web Navigator, систему керування задача­ми, бібліотеки документів, особистий журнал, бази зберігання телефонних повідомлень.

Lotus Notes Desktop. Lotus Notes Desktop — це програмне за­безпечення для організації групової праці, поставляється лише для платформи Windows. Воно забезпечує виконання найважли­віших функцій усіх членів робочої групи і будь-яких додатків Notes (рис. 11.1). Продукт реалізує функціональні можливості Lotus Mail і містить шаблони додатків. Notes Desktop — це від­носно недорогий засіб, ідеальний для користувачів Notes, яким необхідно мати доступ до баз даних і додатків, що настроюються Notes. Однією з останніх версій такої системи є Lotus Notes Desktop 5, детальну інформацію про яку можна знайти за адре­сою: http://alfa.omsknet.ru/group3.html.

Рис. 11.1. Інструментальні засоби Lotus Notes Desktop

Lotus Notes Client. Цей продукт уможливлює створення спе­ціальних додатків, призначених для поліпшення повсякденних ділових процесів. Він включає в себе всі функціональні можли­вості Notes Desktop, а також ефективне середовище для розроб-

520

лення прикладних застосувань і засоби системного адміністру­вання.

Зовнішнім інтерфейсом Notes може бути кілька інших (альтер­нативних) клієнтів, зокрема cc:Mail 7.0, з підтримкою МАРІ таін.

11.3. Розвиток та запровадження

групових систем підтримки прийняття рішень

11.3.1. Визначення та призначення ГСППР

Групова система підтримки прийняття рішень (Group Decision Support Systems — GDSS) — це інтерактивна, основана на комп'ютерах система, яка полегшує колективне розв'язання неструктурованих та слабкоструктурованих проблем групою ОПР. Зокрема, вона допомагає групі менеджерів аналізувати проблемні ситуації і втілювати колективно прийняті рішення в життя. Групова система підтримки прийняття рішень об'єднує технологію групового програмного забезпечення з технологією СППР. ГСППР складаються з апаратних засобів, програмного забезпечення і процедур для полегшення генерування й оціню­вання альтернатив, а також містять засоби для удосконалення групової динаміки. Однак, ГСППР не є переконфігурацією тра­диційних СППР, а є спеціально розробленими системами, які ін­тегрують СППР і технології Groupware.

ГСППР об'єднують комунікації, обчислення і технологію підтримки прийняття рішень для допомоги деякій групі ОПР у розв'язанні відносно неструктурованих задач. У цьому кон­тексті до звичайного програмного забезпечення СППР приєд­нуються технічні засоби у формі електронних кімнат для на­рад, локальні мережі та засоби підтримки телекомунікацій. Надаючи групі ОПР можливість прискорювати створення рі­шень, змінювати їх зміст чи напрямок руху повідомлень, тех­нологія ГСППР, урешті-решт, розрахована на підвищення яко­сті результатів нарад.

Можна виділити три рівні групової підтримки прийняття рі­шень.

На першому рівні ГСППР здатна запропонувати низку техніч­них функцій, розрахованих на подолання звичайних комунікацій­них бар'єрів, щоб прискорити обмін повідомленнями (орієнтація

521

на повідомлення), наприклад, надати великі екрани для одночас­ного відображення ідей та результатів голосування.

Другий рівень групової підтримки забезпечує моделювання рішень і містить методи розроблення групових рішень, які наці­лені на зменшення рівня невизначеності й зняття «шумів». Ці си­стеми мають вбудовані засоби пошуку рішень (Solvers). До вдо­сконалень, типових для цього рівня, належить інструментарій ав­томатизованого планування. На цьому рівні застосовуються де­рева рішень, моделі Дельфі, статистичні методи та інші формаль­ні процедури підтримки рішень.

Третій і найвищий рівень характеризується акцентом на машинно-формовані структури комунікацій, за допомогою яких керують груповим процесом створення рішень.

ГСГТПР мають обслуговувати багато різних груп користувачів і розв'язувати різноманітні види завдань. До таких завдань нале­жать: генерування ідей і дій, вибір альтернатив чи варіантів, про­ведення переговорів для досягнення консенсусу стосовно прийняття певного рішення (що є характерним для групових процесів прийнят­тя рішень на відміну від індивідуальних).

До чисельних засобів ГСППР, націлених на три рівні аналі­зу, три головні типи задач і різні типи підзадач належать: дис­плеї з великими екранами, графічні засоби, мозковий штурм, доступ до даних і можливості відображення, моделі прогнозу­вання, аналіз соціального мислення, аналіз поведінки акціоне­рів тощо.

Типова конфігурація СППР включає системи керування моде­лями та базою даних, інструментальні засоби управління групою, взаємопов'язані й керовані фасілітатором (facilitator). Завдання фасілітатора — координувати використання технології так, щоб увага творців рішень була зосереджена на проблемі, що розгля­дається, а не на використанні технології. Часто об'єднані в ме­режу комп'ютери, за якими працюють члени групи, розміщують в одній кімнаті (іноді вона називається кімнатою рішень) для про­ведення конференції рішень, на якій присутня відповідна група людей з метою розгляду альтернатив і відшукання розв'язку про­блеми. У такій конфігурації інформація може передаватися учас­никам через мережу або за допомогою одного чи більше загальних екранів, на які проектують виведення даних з певного комп'ю­тера. Крім того, учасники можуть використовувати графічні за­соби для створення ескізів і діаграм, які також можна проектува­ти на загальний екран. Урешті, за бажання учасники можуть отримувати тверді копії різних варіантів результатів обговорен-

522

ня так що вони можуть повторно звертатися до них між зустрі­чами. На рис. 11.2 показана типова конфігурація лабораторії (кім­нати) для прийняття рішень, що включає типову кімнату конт­ролю, а також одну або більше кімнат для відпочинку, що є суміжними до цієї кімнати (на рисунку не показані).

Рис. 11.2. Типова конфігурація лабораторії (кімнати) для прийняття рішень із застосуванням ГСППР

Загальний процес створення групового рішення за допомогою ГСППР відбувається за участю спеціального штату підтримки, головною особою якого є людина-фасілітатор, яка сприяє групі сконцентруватися на завданні за допомогою адресування і розв'я-

523

зування технологічних питань. Крім того, є аналітик, який забезпе­чує експертну допомогу в розробленні комп'ютерних моделей. Під час сеансу групового обговорення спеціальний пристрій фіксує хроніку подій шляхом записування важливих локальних і підсум­кових результатів .

Одним із перспективних варіантів організації групової праці є використання учасниками обговорення робочих станцій. Центра­лізовані системи робочих станцій функціонують з багатьма мік-рокомп'ютерами, з'єднаними локальною обчислювальною мере­жею (ЛОМ), та загальними екранами, на які можуть проектува­тися документи. Ці системи уможливлюють розроблення корис­тувачами ідей щодо розв'язків задач на власних робочих станціях. Розглядаючи варіант розв'язання проблеми, користувач може обрати для себе стратегію спільного використання ідей, посилаючи їх електронною поштою кожному учаснику або про­ектуючи на загальний екран. Альтернативно, користувачі можуть вибрати стратегію збереження підготовлених документів на по­тім, з тим, щоб у зручний час їх ґрунтовно проаналізувати й від­кинути гірші результати. Відображення багатьох ідей на одному або більше загальних екранах може привести до значно інтегро-ванішого обговорення теми. Якщо є потреба не ідентифікувати автора певної конкретної ідеї, то думки окремих осіб можуть розповсюджуватися анонімно.

Неодноразово було доведено, що метод робочої станції забез­печує ефективнішу підтримку процесу групової роботи, ніж інші. Тому найвідоміші ГСППР, зокрема, GroupSystem; Vision Quest ; Software-Aided Meeting Management System (SAMM) використо­вують цей підхід. Деякі конфігурації робочих станцій уможлив­люють проведення телеконференцій і застосування віддаленого підходу до прийняття рішень.

У телеконференціях групова підтримка здійснюється подіб­но до конференції рішень, але учасники географічно віддалені один від одного. Крім електронного зв'язку, там є візуальна і звукова комунікації, тому користувачі можуть бачити й чути один одного, неначе вони перебувають в одному приміщенні. Віддалене створення рішень аналогічне методу робочої стан­ції, але за умови, що офісів немає в безпосередній близькості. Нарешті, важливо звернути увагу на те, що організації не обов'язково мусять мати складні ГСППР, вбудовані у власну територіальну мережу. Окремі університети й комерційні фір­ми забезпечують використання територіальних мереж і ГСППР за певну плату.

524