Значение

Бухгалтерских документов в правоприменительной деятельности

§ 2. Документооборот в бухгалтерском учете

Документооборот - это последовательность технических операций по составлению, утверждению, исполнению и бухгал­терской обработке документов, т.е. весь процесс движения пер­вичных документов в бухгалтерском учете от их составления до сдачи в архив.

Документооборот регламентируется графиком, который должен быть ут­вержден приказом руководителя организации. Работу по его составлению и контроль за его исполнением организует главный бухгалтер. Указания главно­го бухгалтера, касающиеся выписки документов и порядка их прохождения, являются обязательными для всех работников предприятия или организации.

Цель графика - установить на предприятии рациональный документоо­борот, т.е. предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей, а также минимальный срок прохождения каждого первичного документа.

Этапы документооборота

I. Выписка (создание) бухгалтерского документа или его получение от Других организаций

II. Проверка и принятие к учету бухгалтерского документа

III. Бухгалтерская обработка учетного документа и отражение операции на счетах

IV. Передача бухгалтерского документа в архив

/. Выписка первичных документов в условиях их ручной обработки представляет собой довольно трудоемкий процесс. Производительность тру­да учетных работников может повышаться путем сокращения записей в доку­ментах, применения комбинированных форм документов, автоматизации за­писей хозяйственных операций.

//. Проверка и принятие к учету бухгалтерского документа осуществ­ляется бухгалтерией как в процессе составления документов, так и после их выписки. Данная проверка производится с точки зрения законности оформления операций, правильности заполнения документов и арифметических расчётов.

В случае обнаружения в документе незаполненных реквизитов и арифме­тических ошибок он не принимается и подлежит возврату для дооформления или переписывания.

///. Бухгалтерская обработка учетного документа и отражение опера­ций на счетах производится в отношении проверенных и принятых докумен­тов. На данном этапе осуществляется проверка правильности таксировки, т.е. умножения количества на цену, проверяется правильность расценок. Цены про­ставляются на основании ценников на материалы, данных о ценах на продук­цию.

На свободном или специально отведенном месте бланка документа запи­сываются коды корреспондирующих счетов и суммы. Бухгалтерские записи обычно делают бухгалтеры, которые ведут учет соответствующих операций: учет материалов, заработной платы и т.д.

IV. Передача бухгалтерского документа в архив осуществляется после его составления. В текущем архиве документы находятся до конца отчетного года.

При сдаче в архив все документы формируются в папки. При этом отдель­но группируются дела с документами постоянного и временного сроков хране­ния; подлинники должны быть отделены от копий, годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных.

Документы строгой отчетности должны храниться в сейфах, металличес­ких шкафах или специальных помещениях.

Бухгалтерские документы	Срок хранения	Нормативно-правовой акт, регламентирующий хранение документов
Первичные, учетные ведомости, главная книга, кассовые кни­ги, журналы-ордера, оборотные ведомо­сти и др.	Не менее 5 лет	4.1 ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учете» Решение «Об изменении сроков хранения документов в бухгал­терском учете» от 27.06.1996 г., утв. Федеральной Налоговой службой РФ и Федеральной Архивной службой.
Лицевые счета или расчетные ведомо­сти на выдачу зар­платы	75 лет	Решение «Об изменении сроков хранения документов в бухгал­терском учете» от 27.06.1996 г., утв. Федеральной Налоговой службой РФ и Федеральной Архивной службой.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регист­ров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель орга­низации (ч.З ст. 17 ФЗ «О бухгалтерском учете»).